부서별 보고,
기관 주간보고
한 양식으로
기획·총무 부서의 매주 반복되는 취합 업무
자료 폴더에서 보고서 두 벌까지
총 28.1분 · Work 여섯 단계 · 생성·로그인 대기는 촬영에서 멈추거나 줄이는 권장 분량
매주 복사·붙여넣기, 빠지는 건 없을까요?
| 부서에서 온 파일 | 서로 다른 모양 | 취합할 때 생기는 문제 |
|---|---|---|
| 기획예산과 · 워드 | 실적 → 계획 → 기한 | 칸 위치를 다시 맞춤 |
| 총무과 · 엑셀 | 끝남 / 진행 중 / 늦음 | 같은 상태를 다르게 셈 |
| 안전관리과 · PDF | 업무별 점검·협조사항 | 기한과 근거를 다시 찾음 |
| 홍보소통과 · 워드 | 보도 예정일 중심 | 예정을 확정처럼 옮길 위험 |
한 파일로 합치는 일과 보고할 수 있게 검토하는 일을 나눠 봅니다.
한 양식의 주간보고서 + 주요 현안 1쪽
기관 주간보고서 · 결과 예시
| 부서 | 완료 | 진행 | 지연 |
|---|---|---|---|
| 기획예산과 | 2 | 3 | 1 |
| 총무과 | 2 | 3 | 1 |
| 안전관리과 | 2 | 3 | 1 |
| 홍보소통과 | 2 | 3 | 1 |
주요 현안 · 결과 예시
| 먼저 볼 업무 | 판단·조치 요청 |
|---|---|
| 합동훈련 준비 | 지원인력·장비안 확인 |
| 특별교부금 수요자료 | 누락 증빙 회신 요청 |
| 청년참여 간담회 안내 | 사진 확인 전 배포 보류 |
부서별 주간업무 파일 폴더 → 한 양식으로 합친 주간보고서 + 주요 현안 요약 1쪽
행정 업무의 핵심도 «양식 + 검토»입니다
| 확인한 사례 | 이번 실습에 반영한 점 |
|---|---|
| 강동구 · 주간 업무·보도자료 작성 지원 | 핵심 내용을 정해진 양식에 담는 초안 |
| 수원시 · 문서 업무 지원과 보안 가이드 배포 | 자료를 넣기 전 허용 도구와 보안 기준 확인 |
| JJ시청 · 가상 실습 설정 | 인구 42만 · 공무원 1,600명 이번 취합 대상은 4개 부서만 |
지자체의 도입 사례가 개인 계정의 Work 사용 허가를 뜻하지는 않습니다.
근거: 헤럴드경제 · 강동구 사례 · 헤럴드경제 · 수원시 사례
넣기 전에
기준부터 정합니다
자료를 가리고, 합치는 기준을 정하고, 숫자는 다시 확인합니다.
실제 자료는 가리고, 허용된 도구에서만
| 확인할 곳 | 실습 자료 | 실제 업무에 적용할 때 |
|---|---|---|
| 이름·주민번호·연락처 | 개인별 명단 없음 · 모두 가상 | 가명 처리하고 불필요한 항목 제외 |
| 내부 자료·보안 정보 | 업무명과 부서 단위 집계만 | 회사 규정과 기관 보안 기준 먼저 확인 |
| 도구 사용 허용 | 가상 연습 폴더만 선택 | 사내망·보안 규정이 허용하는 도구인지 먼저 확인 |
| 외부 저장·전달 | 외부 배포하지 않음 | 컴퓨터에서 작업해도 외부 저장 가능성 확인 |
기관에서 허용하지 않으면 실제 자료를 넣지 않습니다. 이 실습은 제공된 가상 자료로만 해 보죠.
원본 보존 · 같은 업무만 합치기 · 출처 남기기
| 원칙 | 적용 예 | 잘못하기 쉬운 점 |
|---|---|---|
| 원본은 읽기만 | 새 보고서와 대조표로 저장 | 원본 위에 덮어쓰지 않음 |
| 부서 + 업무번호 + 내용 대조 | 총무과 G03의 같은 내용만 중복 제외 | 제목이 비슷한 다른 업무는 유지 |
| 확인되지 않은 칸은 표시 | 문서고 정리 기한 → (확인 필요) | 금요일로 임의 지정하지 않음 |
| 모든 줄에 원문 출처 | 파일명 + 쪽·시트·행 + 업무번호 | 요약하더라도 근거 위치 유지 |
완료·진행·지연을 통일하되, 일정 미정과 지연은 같은 뜻으로 보지 않습니다.
무엇을 얼마나 아끼나 · 재작업을 줄입니다
| 예시 계산 | 줄어드는 반복 작업 |
|---|---|
| 90분 − 40분 = 50분 | 매주 칸 맞추기·중복 찾기 |
| 50분 × 4주 = 200분 | 한 달 약 3시간 20분 |
| 확인 시간은 남긴다 | 담당자는 현안 조율과 근거 검토에 집중 |
절감 수치는 설명용 예시입니다. 실제로는 같은 범위의 취합·검수 시간을 전후 비교합니다.
Work에서
읽고, 합치고, 검수합니다
같은 대화에서 앞 결과를 이어 받아 여섯 단계로 완성합니다.
ChatGPT 안에서 Work를 고릅니다
안내 그림 · 실제 앱 화면 아님
ChatGPT 안의 입력칸 위에서 전환
Codex는 별도 화면입니다.
| 준비 순서 | 확인할 것 |
|---|---|
| 앱 열기·로그인 | 계정에서 Work 사용 가능 여부 |
| ChatGPT → Work | 요금제·기관 설정·제공 상태 확인 |
| 폴더를 여는 기능 | 압축을 푼 연습 폴더만 선택 |
| 파일 첨부 기능 | 폴더 접근이 없으면 필요한 입력 파일만 첨부 |
화면·메뉴 이름은 앱 버전에 따라 다를 수 있습니다. 기관에서 Work가 허용되지 않으면 실제 자료 사용을 멈춥니다.
화면 명칭: OpenAI 공식 안내 · 제공 확인표와 대조
입력 8개를 한 폴더에 둡니다
| 묶음 안의 자료 | 개수 | 역할 |
|---|---|---|
| 부서별 주간업무 | 4개 | 워드 2 · 엑셀 1 · PDF 1 |
| 회의결정사항 · 보도일정 | 2개 | 앞 업무에서 정리한 결과 |
| 작성기준 · 오류 연습 | 2개 | 취합 기준과 잘못된 초안 검수 |
압축을 풀면 입력 8개입니다. 결과 예시는 별도로 제공하므로 연습 폴더에 섞지 않습니다.
앞 업무에서 이어 받기 · 결정과 보도 일정
| 앞서 한 업무 | 이번에 쓸 결과 | 반영할 곳 |
|---|---|---|
| 회의 녹음으로 회의록과 결정사항 정리 | P03 회의자료: 11/11 12:00 S03 지원안: 11/10 17:00 | 기존 업무의 기한 2건 보완 |
| 보도자료 초안 쓰기 | H03 11/12 10:00 예정 H04 11/13 09:00 예정 | 보도 예정·선행 확인 연결 |
기존 24건에 내용을 연결합니다. 앞 업무 결과를 새 업무 4건으로 더하지 않습니다.
부서 원본은 일부러 다른 모양입니다
기획예산과 워드 · 원문 일부
| 항목 | P03 주간간부회의 자료 |
|---|---|
| 금주 실적 | 안건 6건 취합 중 |
| 차주 계획 | 회의자료 묶음 준비 |
| 상태 / 기한 | 진행 / 2026-11-12 |
총무과 엑셀 · 원문 일부
| 위치 | 업무번호 | 기한 |
|---|---|---|
| 7행 | G03 신규직원 교육 | 11/10 |
| 9행 | G05 문서고 정리 | 빈칸 |
| 11행 | G03 신규직원 교육 | 11/10 |
중복·빈 기한·상태 표현 차이를 먼저 찾고, 읽지 못한 내용은 보고서에 넣지 않게 합니다.
허락 묻는 창이 뜨면 범위를 확인합니다
안내 그림 · 실제 앱 화면 아님
| 요청 대상 | 확인할 판단 |
|---|---|
| JJ시청 연습 폴더 읽기 | 가상 자료 8개인지 확인 |
| 새 결과 파일 만들기 | 원본과 다른 이름·위치인지 확인 |
| 다른 폴더·외부 전달 | 이번 실습 범위에서 제외 |
도구가 요청한 범위와
내가 부탁한 범위를 대조합니다.
원본 수정·다른 폴더 접근·외부 전달을 요청하면 진행을 멈추고 범위를 다시 설명합니다.
정확한 허용 창 문구는 버전에 따라 다릅니다. 결과 저장은 실제 파일이 생겼는지 열어 확인합니다.
STEP 1 · 바로 쓰지 말고 먼저 진단
부탁 문장
연습 폴더의 주간보고_작성기준_가상.docx부터 읽어줘. 부서 원본 4개가 다 읽히는지, 업무 수·중복·빈칸을 표로 보여줘. 아직 보고서는 만들지 마. 내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.
기대 결과 예시 · 원본 대조
| 부서 | 원본 | 살필 곳 |
|---|---|---|
| 기획예산과 | 6 | 기한 대조 |
| 총무과 | 7 | G03 중복 · G05 빈 기한 |
| 안전관리과 | 6 | PDF 읽기 확인 |
| 홍보소통과 | 6 | 상태 표현 차이 |
| 합계 | 25 | 중복 1건 후보 |
읽히지 않는 파일이 있으면 누락 목록부터 받고, 다시 첨부하거나 읽을 수 있는 사본을 준비합니다.
STEP 2 · 한 양식과 중복 기준을 정합니다
부탁 문장
주간보고_작성기준_가상.docx대로 칸과 상태를 맞출 기준표를 먼저 보여줘. 중복은 부서·업무번호·내용이 모두 같을 때만 빼. 원본은 고치지 마. 내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.
기대 결과 예시 · 통일 기준표
| 원문 표현 | 통일할 말 |
|---|---|
| 끝남 · 조치완료 · 종결 | 완료 |
| 진행 중 · 추진 중 · 추진중 | 진행 |
| 늦음 · 지체 · 일정 지체 | 지연 |
| 기한 빈칸 | (확인 필요) |
| 비슷한 제목 · 다른 업무번호 | 다른 업무로 유지 |
고정 칸: 부서 · 업무번호 · 업무명 · 금주 실적 · 다음 주 계획 · 상태 · 기한 · 협조·현안 · 원문 출처
한 줄마다 어디서 왔는지 남깁니다
| 업무 | 원문 출처 | 보완할 출처 | 처리 |
|---|---|---|---|
| G03 신규직원 교육 | 총무과 엑셀 · 주간업무 7행 | 11행에 같은 내용 | 7행 유지 · 11행 제외 |
| G05 문서고 정리 | 총무과 엑셀 · 주간업무 9행 | 기한 빈칸 | (확인 필요) |
| S03 합동훈련 준비 | 안전관리과 PDF · 1쪽 S03 | 회의결정사항 · S03 | 원문·새 기한 둘 다 보존 |
| H04 간담회 안내 | 홍보소통과 워드 · H04 | 보도일정 · 6행 | 예정과 배포 보류 함께 기록 |
보고서가 짧아져도 근거는 줄이지 않습니다. 대조표에 파일 이름과 위치를 남깁니다.
STEP 3 · 24건을 같은 양식으로 취합
부탁 문장
확인한 기준대로 부서 원본 4개를 한 양식으로 합쳐줘. 주간보고 본문과 취합대조표를 만들고, 중복 제외 이유·원문 출처를 남겨줘. 회의와 보도 일정은 아직 반영하지 마. 내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.
기대 결과 예시 · 취합표 일부
| 업무 | 상태 | 기한 |
|---|---|---|
| P03 회의자료 | 진행 | 11/12 · 보완 전 |
| G03 신규직원 교육 | 진행 | 11/10 · 한 번만 |
| G05 문서고 정리 | 진행 | (확인 필요) |
| S03 합동훈련 준비 | 진행 | 11/12 · 보완 전 |
| H04 간담회 안내 | 지연 | 11/13 |
원본 25건 − G03 중복 1건 = 취합 24건. 금주 실적과 다음 주 계획을 바꿔 적지 않았는지 확인합니다.
숫자 재계산 · 두 방향의 합이 같아야 합니다
| 부서 | 완료 | 진행 | 지연 | 합계 |
|---|---|---|---|---|
| 기획예산과 | 2 | 3 | 1 | 6 |
| 총무과 | 2 | 3 | 1 | 6 |
| 안전관리과 | 2 | 3 | 1 | 6 |
| 홍보소통과 | 2 | 3 | 1 | 6 |
| 합계 | 8 | 12 | 4 | 24 |
25 − 1 = 24 ／ 6 + 6 + 6 + 6 = 24 ／ 8 + 12 + 4 = 24
완료 비율: 8 ÷ 24 × 100 = 33.3% · 사람·시설·문서 수는 합치지 않습니다.
틀린 결과 바로잡기 · 예쁘게 나와도 대조합니다
부탁 문장
주간보고_오류연습_가상.docx를 원본과 작성기준으로 다시 확인해줘. 건수·완료 비율·G05 기한·H04 배포 상태를 고치고, 바꾼 값과 근거를 보여줘. 내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.
일부러 틀린 초안 → 올바른 결과 예시
| 틀린 값 | 고칠 값 |
|---|---|
| 25건 / 진행 13건 | 24건 / 진행 12건 |
| 완료 비율 32.0% | 33.3% |
| G05 11/13로 추정 | (확인 필요) |
| H04 배포 확정 | 예정 · 확인 전 보류 |
“다시 잘해줘”보다 틀린 칸·대조할 파일·고칠 기준을 정확히 짚습니다.
STEP 4 · 회의 결정과 보도 일정을 연결
부탁 문장
회의결정사항_앞업무결과_가상.docx와 보도일정_앞업무결과_가상.xlsx를 반영해줘. P03·S03 기한은 최신 결정으로 바꾸고 이전 값도 남겨. H03·H04는 예정과 선행 확인을 연결해줘. 새 업무로 더하지 마. 내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.
기대 결과 예시 · 변경 대조
| 업무 | 반영할 내용 |
|---|---|
| P03 | 11/12 → 11/11 12:00 |
| S03 | 11/12 → 11/10 17:00 |
| H03 | 11/12 10:00 예정 S04 11/11 15:00 검토 후 |
| H04 | 11/13 09:00 예정 사진 확인 전 배포 보류 |
24건은 그대로입니다. 회의 기한 2건을 보완하고 보도 일정 2건을 연결합니다.
STEP 5 · 기관장이 먼저 볼 현안 1쪽
부탁 문장
반영한 24건으로 주요 현안 요약을 한 쪽으로 만들어줘. 작성기준의 S03·P06·H04를 먼저 놓고, 현안·담당 부서·기한·판단 요청을 써줘. 지연 4건과 G05 기한 확인도 빠뜨리지 마. 내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.
기대 결과 예시 · 주요 현안 1쪽 일부
| 업무 / 기한 | 판단·조치 요청 |
|---|---|
| S03 · 11/10 17:00 | 지원인력·장비안 확인 |
| P06 · 11/12 | 누락 증빙 회신 요청 |
| H04 · 11/13 09:00 예정 | 사진 확인 전 배포 보류 |
지연: P06·G06·S06·H04
G05 기한: (확인 필요)
잘된 일만 요약하지 않습니다. 누가 언제 무엇을 판단할지가 보이는지 확인합니다.
최종 판단·확정은 담당자입니다
| AI가 정리할 부분 | 담당자가 확인·확정할 부분 |
|---|---|
| 주요 현안 후보와 근거 | 기관장 보고 우선순위와 대응 방향 |
| 합동훈련 지원안 제출 기한 | 인력·장비 배치와 실제 훈련 시행 승인 |
| 보도 예정 시각과 선행 조건 | 안전 검토·사진 사용 확인·최종 배포 승인 |
| (확인 필요) 목록 | 해당 부서 회신을 받아 사실 확인 |
수정할 내용은 근거와 함께 고치고, 승인되지 않은 초안을 공식 확정본으로 배포하지 않습니다.
저장한 파일을
직접 열어 봅니다
다운로드나 폴더 저장 뒤 실제 내용과 쪽수까지 확인합니다.
STEP 6 · 새 파일로 저장하고 결과를 엽니다
부탁 문장
검토할 결과를 새 파일로 저장해줘. 기관주간보고.docx와 PDF, 취합대조표.xlsx, 주요현안1쪽.docx와 PDF, 주요현안_휴대폰용.html로 줘. 원본은 고치지 마. 주요 현안 PDF는 A4 한 쪽인지 확인하고, 저장 위치와 확인할 점을 알려줘. 내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.
안내 그림 · 실제 앱 화면 아님
| 결과 | 확인 기준 |
|---|---|
| 기관주간보고 | 4개 부서 · 24건 |
| 취합대조표 | 24줄 · 원문과 보완 출처 |
| 주요현안1쪽 | 현안 3건 + 누락 확인 |
| 휴대폰용 요약 | 작은 화면에서도 읽기 |
자동 저장을 가정하지 않습니다. 안내받은 위치나 내려받은 파일을 직접 엽니다.
폴더에 생긴 파일 확인 · 이름보다 내용입니다
안내 그림 · 실제 앱 화면 아님
취합대조표.xlsx
주요현안1쪽.docx / .pdf
주요현안_휴대폰용.html
| 실제로 열기 | 통과 기준 |
|---|---|
| 본문 | 기간·부서·24건·실적/계획 구분 |
| 대조표 | 중복 제외·빈 기한·수정 근거 |
| 주요 현안 PDF | A4 한 쪽 · 마지막 줄 잘림 없음 |
| 원본 폴더 | 입력 8개가 그대로 남음 |
제공 파일은 교육용 결과 예시입니다. Work가 실제로 생성한 파일은 이 기준으로 비교합니다.
문서 형식은 쓰임에 맞게 고릅니다
| 형식 | 쓰임 | 저장 뒤 확인 |
|---|---|---|
| 워드 | 담당 부서와 문장 수정 | 줄바꿈·표·기한 표시 |
| 한글 문서 | 워드를 한글에서 열어 HWP로 저장 | 기관 양식·쪽 나눔 재확인 |
| 검토용 고정 배치 | 현안 1쪽·표 잘림·가상 표시 | |
| 발표 자료가 필요하면 | 검토한 현안으로 PPT 요약 요청 | 수치·예정·승인 조건 재대조 |
오늘의 기본 결과는 보고서와 요약입니다. 보고용 화면이 추가로 필요할 때만 발표 자료로 바꿉니다.
휴대폰은 가상 요약으로 읽기만 연습합니다
11/10 17:00
11/12
배포 보류
설명용 화면 그림
한 번에
한 현안씩
읽기
| 순서 | 확인 |
|---|---|
| 가상 HTML 내려받기 | 브라우저에서 열어 글자 확인 |
| 허용된 전달 수단 선택 | 가상 파일만 카톡 «나와의 채팅»으로 전달 가능 |
| 휴대폰에서 열기 | 작게 줄어들거나 잘린 글 없는지 |
| 실제 보고 자료 | 기관이 허용한 기기·전달 방식만 사용 |
최종 점검 · 합계와 근거가 모두 맞나요?
| 점검 항목 | 맞아야 할 값 | 다르면 할 일 |
|---|---|---|
| 건수 | 25 − 1 = 24 · 부서별 각 6 | 원문 누락·중복 제외 대조 |
| 상태 | 완료 8 · 진행 12 · 지연 4 | 상태 통일 기준 재대조 |
| 빈 기한 | G05 (확인 필요) 1건 | 임의 날짜 지우고 회신 요청 |
| 앞 업무 반영 | 회의 기한 2건 · 보도 일정 2건 | 기존 업무에 연결했는지 확인 |
| 배포 전 검토 | 예정·보류·담당자 판단 유지 | 확정 표현과 개인정보 점검 |
완료 기준: 본문과 요약의 숫자 일치 · 근거 위치 확인 가능 · 현안 PDF 1쪽 · 실제 파일 열림
여러분 차례 · 입력 폴더에서 다시 시작
| 스스로 해 볼 일 | 완료했는지 확인 |
|---|---|
| 진단 → 기준 → 취합 | 원본 25건에서 취합 24건 |
| 재계산 → 오류 수정 | 완료 33.3% · G05 확인 필요 |
| 앞 결과 → 현안 요약 | 회의 기한 2건 · 보도 일정 2건 연결 |
| 저장 → 직접 열기 | 본문·대조표·현안 1쪽을 실제로 확인 |
연습 질문: “전체는 24건인데 진행이 13건이면 어디부터 볼까?” → 총무과 G03 중복과 상태 집계를 되짚어 봅니다.
취합은 한 양식으로,
판단은 근거를 보고.
부서 파일 → 24건 주간보고 → 주요 현안 1쪽