오늘 영상은 이렇게 갑니다

메일은 길게 이어지는데 지금 정답이 어디에 있는지 모른다

• 고객과 주고받은 메일이 길어져 인원·메뉴·세팅·변경사항이 여기저기 흩어져 있다
• 인원이 60명 → 72명 → 68명으로 바뀌었는데 어느 숫자가 마지막인지 다시 찾아본다
• 행사 지시서에 옛 내용이 들어가면 주방·서비스팀이 틀린 준비를 한다
• → 메일을 처음부터 다시 읽고 옮겨 적는 데 시간이 든다

메일 묶음에서 «마지막 값»을 찾아 행사 지시서 칸에 옮기는 일

메일 묶음 → 날짜·장소·인원·메뉴·장비·정산이 채워진 행사 지시서 초안 + 고객에게 다시 확인할 질문 목록

먼저 바뀐 내용을 표로 만들고, 그다음에 채운다

우리 빈 양식의 칸 순서대로 채운다

초안은 초안, 가격·인원·알레르기는 담당자가 확정

고객에게 약속하는 말은 지시서가 아니라 담당자가 합니다

메일 묶음에 식이 요청 · 이용조건표 · 빈 양식을 더한다

파일 올리기: 입력창 왼쪽 아래 «+» → «Add files or photos» (화면은 버전에 따라 다를 수 있습니다) · 전부 가상 자료 · 결과 예시는 올리지 않고 비교용으로만

앞서 만든 이용 안내문의 시설·조건 문구를 지시서에 가져온다

외국인 투숙객·방문객용 다국어 이용 안내문 만들기(체크인·부대시설·주변 안내)에서 정리한 문구

메일 묶음 PDF와 식이 요청 명단을 올리고 Claude

첨부한 메일묶음 PDF를 받은 순서대로 읽고,
인원, 만찬 메뉴, 만찬 시작 시간, 워크숍 자리, 마이크가 어떻게 바뀌었는지 표로 정리해줘.
열은 항목, 처음, 중간, 마지막, 어느 메일에서 바뀌었는지로 해줘.
내가 안 준 내용은 지어내지 말고, 확실하지 않은 건 (확인 필요)라고 표시해줘.

결과에서 이런 표가 나오면 정상

바뀐 항목이 5개이고 마지막 값이 메일 5·6과 같으면 정상

BEO 빈 양식과 연회장 이용조건표를 올리고 Claude

BEO 빈 양식 워드의 칸 순서대로 행사 지시서 초안을 써줘.
먼저 행사명, 날짜, 시간표, 장소, 인원, 자리 세팅 칸만 채워줘.
위에서 만든 표의 마지막 값만 쓰고, 룸은 연회장 이용조건표에서 인원이 들어가는지 확인해줘.
메일에 없는 칸은 (확인 필요)로 남겨줘.

결과에서 이런 칸이 채워지면 정상

만찬 종료 시간은 메일에 없으니 (확인 필요)로 남아야 정상

식이 요청 명단과 앞 업무 결과를 더 올리고 Claude

이어서 메뉴, 음료, 장비, 시설·조건 안내 칸을 채워줘.
식이요청명단을 보고 채식이랑 알레르기 인원을 따로 적어줘.
시설·조건은 앞업무결과 워드에서 행사 손님한테도 맞는 것만 가져오고 나머지는 (확인 필요)로 남겨줘.
고객이 가져온다는 와인이랑 마이크 추가는 우리가 아직 답 안 한 걸로 표시해줘.

결과에서 이런 칸이 채워지면 정상

이용조건표의 단가로 Claude

정산 칸을 채워줘. 단가는 연회장 이용조건표에서 가져와.
항목마다 단가 × 인원 계산식을 같이 보여줘.
식음 합계가 대관료 면제 조건을 넘는지, 부가세 포함 합계, 계약금(30%)과 입금 기한도 알려줘.
고객 예산 800만원이랑 비교해서 알려줘.

직접 계산기로 한 번 더 두드려 보세요 · 합계 8,641,600원이면 정상

지시서에서 (확인 필요)로 남은 것을 모아 Claude

지시서에서 (확인 필요)로 남은 것들을 모아서 질문 목록을 만들어줘.
고객한테 물어볼 것과 우리 내부에서 확인할 것을 나눠줘.
고객 질문은 메일에 그대로 붙여 보낼 수 있게 정중한 말로 써줘.
각 질문 옆에 왜 필요한지도 한 줄 적어줘.

결과에서 이런 목록이 나오면 정상 (앞 6개)

정산 줄이 옛 메일 기준으로 나왔다면 Claude

정산 줄이 옛날 메일 기준이야. 코스 A 72명으로 계산돼 있어.
11월 4일, 5일 메일 기준으로 다시 계산해줘.
고친 곳이랑 바뀐 금액을 알려주고, 인원이랑 메뉴가 들어간 다른 칸도 같은 실수가 없는지 다시 확인해줘.

차이: 4,896,000 → 5,304,000 (예시) · 이 줄만 틀린 게 아니라 커피 브레이크·음료 패키지·보증 인원도 같이 보세요

완성된 행사 지시서 초안 (확정 전)

빈 양식 16칸 · 바뀐 내용 5개 · 질문 9개 · 계산 다시 확인 · 확정은 담당자

실제 파일에는 시간표와 변경 이력 표까지 들어 있습니다 · 내려받은 결과 예시와 비교해 보세요

옮겨 적고 대조하는 시간을 줄여 고객 응대에 쓴다

출처: Business Travel News Europe · FindSkill (주소는 영상 설명란) · 우리 리조트 수치가 아닌 외부 보도

초안은 AI가, 확정과 약속은 담당자가

같은 창에 한 줄 더 치면 파일과 메일 초안이 나옵니다

지금까지 정리한 행사 지시서를 워드 문서로 만들어줘.
빈 양식 칸 순서대로 표로 만들고 맨 위에 행사명을 크게 써줘.
(확인 필요)인 칸은 노란색으로 칠하고, 맨 아래에 «AI 초안 - 담당자 확인 전»이라고 작게 적어줘.

고객 질문 7개를 서지안 대리님께 보낼 메일 초안으로 써줘.
번호 붙여서 답하기 쉽게 쓰고, 인원 보증 기한 12월 9일은 맨 위에 적어줘.
말투는 정중하게, 내가 안 준 내용은 지어내지 마.

파일이 안 만들어지면 Claude 설정의 «Code execution and file creation» (새 화면은 «Create and edit files»)를 확인하세요 · 보내기 전에 메일 초안은 직접 읽어 보세요

전달 전에, 5가지 확인

• 모든 칸이 마지막 메일 기준이고 옛 값이 남아 있지 않다
• 인원·금액을 원본 메일과 단가표로 다시 대조하고 직접 계산했다
• 메일에 없는 내용은 (확인 필요)로 남아 있다
• 알레르기·식이 요청은 조리팀이 확인했다
• 고객 질문의 답을 받은 뒤에 확정으로 바꾼다

우리 행사 메일 한 묶음으로 해 보세요