출장 계획과
규정에 맞는
정산
여러 자료를 엮어, 검토할 세 파일로
40분 동안, 계획에서 정산까지
예산 안에 들어도, 반려될 수 있습니다
계획
제공 식사를 빠뜨림
영수증
같은 사진을 다시 제출
정산
승인 근거 없이 전액 인정
총액만 맞추면 놓치는 것 · 식사 제공 여부 / 같은 결제인지 / 예외 승인 근거
오늘 손에 남길 결과물은 3개입니다 · 예시
출장 일정표
방문 목적·이동 여유
제공 식사·확인할 일
출장 예산표
항목별 예상액·한도
합계 259,600원
출장 정산표
인정 254,000원
보류 22,000원 별도
한결물류(가명) · 담당: 최 사원 · 확인: 이 과장 · 승인: 박 팀장
규정은 원문으로,
금액은 나눠서 봅니다
계획·실제 지출·인정액을 섞지 않는 세 가지 원칙
원칙 1 · 규정의 쪽과 조항을 붙입니다
우리 회사 규정
개정일·적용 대상
숙박·식비·교통 한도
원문 위치
PDF 몇 쪽·몇 조인지
표 옆에 함께 적기
없는 기준
관행이나 다른 회사 기준을
가져오지 않기
교육용 가상 규정입니다. 실제 업무에는 소속 회사 규정을 씁니다.
금액을 세 줄로 나눠 봅니다 · 예시
| 구분 | 금액 | 무엇을 뜻하나요? |
|---|---|---|
| 계획 | 259,600원 | 출발 전 예상액 |
| 실제 지출 | 291,000원 | 중복 사진을 뺀 지출 |
| 현재 인정 | 254,000원 | 규정에 따라 검토한 금액 · 보류 22,000원 별도 |
실제 지출 − 계획 = 31,400원 초과 · 인정액과 비교해 절약으로 읽지 않기
원칙 3 · 사진과 승인 근거를 따로 봅니다
- 날짜·가맹점·금액·승인번호로 영수증끼리 대조합니다.
- 일정에 맞는 지출인지 확인하고 업무 목적도 살핍니다.
- 예외 비용에는 사유와 승인 기록이 있는지 확인합니다.
- AI의 «문제없음»은 회사의 승인을 뜻하지 않습니다.
한도와 제공 식사를 먼저 확인합니다
| 항목 | 가상 규정 기준 | 원문 위치 |
|---|---|---|
| 철도 | 일반실 실비 · 증빙 필요 | 1쪽 제3조 |
| 숙박 | 1인 1박 100,000원 이내 | 1쪽 제4조 |
| 식비 | 1끼 15,000원 이내 · 제공 식사 제외 | 2쪽 제5조 |
| 현지 이동 | 대중교통 실비 · 택시는 예외 승인 필요 | 2쪽 제6조 |
| 중복·제출 | 같은 결제 1회만 · 귀환 후 5영업일 이내 | 3쪽 제7·8조 |
출장 전에,
일정표와 예산표
확인한 규정이 다음 단계의 재료가 됩니다
ChatGPT 데스크톱 앱을 열고, Work로
| 순서 | 화면에서 할 일 |
|---|---|
| 왼쪽 위 | ChatGPT 선택 |
| 입력칸 위 | Chat / Work 가운데 Work 선택 |
| 파일 첨부 기능 | 규정 PDF + 사전 메모 워드부터 올리기 |
| 같은 작업 이어가기 | 일정 → 예산 → 귀환 자료 → 정산 |
안내 그림에 해당하는 순서입니다 · 화면은 버전에 따라 다를 수 있습니다.
Work가 보이지 않으면 계정·회사 설정·제공 상태를 먼저 확인하세요.
근거: OpenAI 공식 안내 · 2026-11-04 확인
오늘 쓸 재료를 먼저 내려받으세요
규정 + 사전 메모
규정 PDF 3쪽
일정·단가·제공 식사
귀환 메모 + 사진
지출 내역·예외 사유
중복 포함 영수증 9장
차례대로 이어서
규정 → 일정 → 예산
→ 영수증 → 정산
묶음 파일을 풀어 두고, 안의 PDF·워드·사진을 단계별로 첨부합니다.
STEP 1 · 규정과 일정 한 번에 잡기
출장규정_한결물류_가상.pdf랑 출장사전메모_가상.docx 읽어줘. 한도랑 예외, 제출 기한을 규정 쪽·조항과 같이 표로 보여줘. 그 기준으로 출장일정표_연습.docx도 만들어줘. 첫 표는 날짜·시간·할 일·이동·식사·확인할 일 순서로 해줘. 이동 45분, 약속 전 여유 30분이랑 제공 식사도 넣어줘. 안 준 건 지어내지 말고 (확인 필요)로 써줘.
결과 확인 · 기준표의 쪽·조항과 일정표의 이동 여유를 원문에 대조
고칠 때 · «제공 식사가 빠졌어. 메모에 적힌 식사를 일정표에 표시해줘.»
기준표 결과 예시 · Work의 답을 원문과 대조
| 항목 | 적용할 기준 | 규정 위치 |
|---|---|---|
| 철도 | 일반실 실비 · 증빙 필요 | 1쪽 제3조 |
| 숙박 | 1인 1박 100,000원 이내 | 1쪽 제4조 |
| 식비 | 1끼 15,000원 이내 · 제공 식사 제외 | 2쪽 제5조 |
| 현지 이동 | 대중교통 실비 · 택시는 예외 승인 | 2쪽 제6조 |
| 중복·제출 | 같은 결제 1회 · 귀환 후 5영업일 이내 | 3쪽 제7·8조 |
일정의 재료 예시 · 사전 메모와 맞춰 보기
| 구분 | 확정된 가상 정보 |
|---|---|
| 출장 | 2026-11-12(목)~11-13(금) · 최 사원 1명 · 부산 거점 |
| 업무 | 12일 13:00~17:00 동선 점검 / 13일 09:00~11:00 개선 협의 |
| 철도·이동 | 12일 08:00~10:45 / 13일 13:30~16:15 · 역↔거점 45분 |
| 식사 | 12일 점심 방문처 제공 / 13일 아침 숙박에 포함 |
| 예산 조건 | 일반실 편도 59,800원 · 숙박 예상 90,000원 · 총액 상한 280,000원 |
열차 시각·요금·이동 시간은 실습용 가상 조건이며 실제 운행 정보가 아닙니다.
일정표 결과 예시 · 이동과 식사를 이어 읽기
| 날짜 | 시간 | 일정·확인 |
|---|---|---|
| 11/12 목 | 08:00~10:45 | 서울→부산 일반실 · 예약 여부 확인 |
| 11/12 목 | 10:45~13:00 | 거점 이동 45분 → 점심 제공 → 시작 30분 전 준비 |
| 11/12 목 | 13:00~17:00 | 출고 동선 점검 → 숙소 이동 · 저녁 개인 결제 |
| 11/13 금 | 아침~11:00 | 숙소 아침 제공 → 이동 → 09:00~11:00 개선 협의 |
| 11/13 금 | 11:00~16:15 | 점심·역 이동 → 13:00까지 역 도착 → 13:30 출발 |
STEP 2 · 일정에서 예산 파일로 이어가기
방금 일정으로 출장예산표_연습.xlsx 만들어줘. ‘출장예산’ 시트 A4부터 항목·단가·횟수·예상액·근거 순서로 해줘. 5~8행은 철도·숙박·식비·현지 교통이야. 철도는 59,800원씩 왕복, 숙박은 90,000원으로 잡아줘. 식비는 제공 식사 뺀 두 끼에 15,000원씩, 교통은 하루 10,000원씩이야. D9는 합계, D10은 상한 280,000원, D11은 남는 돈으로 해줘. 금액을 바꾸면 합계도 따라 바뀌게 해줘.
결과 확인 · D9 259,600원 · D11 20,400원 · 제공 식사 제외
고칠 때 · «식비가 달라. 제공 식사 두 끼를 빼고 다시 계산해줘.»
예산표 예시 · 259,600원
| 항목 | 단가·횟수 | 예상액 |
|---|---|---|
| 철도 | 59,800원 × 2회 | 119,600원 |
| 숙박 | 90,000원 × 1박 | 90,000원 |
| 식비 | 15,000원 × 2끼 | 30,000원 |
| 현지 교통 | 10,000원 × 2일 | 20,000원 |
| 합계 / 상한까지 여유 | 상한 280,000원 | 259,600원 / 20,400원 |
119,600 + 90,000 + 30,000 + 20,000 = 259,600원
엑셀에서 직접 확인 · 출장예산 시트 D9 합계 / D11 여유
계획 검수 · 네 곳을 직접 짚습니다
- 첫날 13:00 업무 전 이동 45분과 준비 30분이 들어갔나요?
- 식비는 제공 식사 2끼를 빼고 30,000원인가요?
- 숙박 90,000원은 한도 100,000원 안인가요?
- 총액 259,600원이 상한 280,000원 안인가요?
상한까지 남은 돈은, 쓸 돈이 아닙니다 · 예시
예약은 아직 확인
열차·숙소 예약 여부
방문 시간 재확인
상한까지 20,400원
추가 지출 허용액이 아님
각 항목 규정은 유지
이 과장 → 박 팀장
확인 필요 항목 정리
회사 절차로 승인
여기까지 결과물 · 출발 전 2개
| 결과물 | 확인한 내용 | 귀환 후 쓰임 |
|---|---|---|
| 일정표 | 이동 여유 · 제공 식사 2끼 | 업무 목적·식사 청구 대조 |
| 예산표 | 예시 합계 259,600원 | 실제 지출과 항목별 비교 |
같은 대화를 이어 씁니다. 일정과 예산은 남겨 두고, 귀환 자료를 새로 첨부하세요.
다녀온 뒤에는,
영수증으로 다시 봅니다
계획표를 남긴 채 실제 지출과 인정액을 나눕니다
귀환 재료 · 영수증 9장, 결제는 8건 · 예시
숙박 112,000원
객실 변경으로 금액 증가
한도 초과 승인 기록 없음
택시 22,000원
운행 중단으로 탔다고 메모
사유·승인 근거 미첨부
사진 그대로 읽기
중복도 삭제하지 않고
무엇이 겹쳤는지 찾기
STEP 3 · 사진을 지출 목록으로 읽기
출장귀환메모_가상.docx랑 영수증 사진 아홉 장 올렸어. R01부터 R09까지 사진마다 한 줄씩 읽어줘. 사진 번호·날짜·시간·가맹점·금액·승인번호 순서로 표를 보여줘. 겹친 사진도 줄은 남겨 둬. 아직 지급액은 정하지 마. 흐린 글자는 추측하지 말고 원본을 다시 볼 수 있게 표시해줘.
결과 확인 · 사진 9장과 표 9줄 · 날짜·승인번호 원본 대조
고칠 때 · «R09 승인번호를 사진에서 다시 읽고, R04와 같은지 봐줘.»
읽기 결과 예시 · 사진 합계는 309,000원
| 사진 | 읽은 내용 | 금액 |
|---|---|---|
| R01·R02 | 일반실 각 59,800원 | 119,600원 |
| R03 | 숙박 1박 · 아침 포함 | 112,000원 |
| R04·R05 | 저녁 18,000원 / 점심 13,000원 | 31,000원 |
| R06·R07 | 대중교통 각 3,200원 | 6,400원 |
| R08 | 택시 · 승인 근거 미첨부 | 22,000원 |
| R09 | R04와 날짜·시간·가맹점·승인번호 일치 | 18,000원 |
9장 합계 309,000원 − 중복 18,000원 = 실제 지출 291,000원
STEP 4 · 규정에 맞춰 정산표 만들기
읽은 표를 출장규정_한결물류_가상.pdf랑 대조해줘. 출장정산표_검토.xlsx로 만들어줘. ‘사진별검토’ A4부터 사진·일자·항목·원금액·인정·보류·한도 제외·중복 제외·이유·규정 위치 순서로 해줘. R01~R09는 5~13행에, 금액은 D~H열에 넣어줘. ‘예산대비’ A4부터 항목·예산·실제·인정·보류·한도 제외 순서로 해줘. 5~8행은 철도·숙박·식비·현지 교통, 9행은 합계야. 제공 식사는 빼고, 택시는 승인 근거가 없으면 보류해줘.
결과 확인 · 인정·보류·한도·중복의 네 금액 칸과 규정 위치
고칠 때 · «택시는 승인 기록이 없어. 인정액에서 빼고 보류 칸에 남겨줘.»
분류 결과 예시 · 한도와 보류를 나눕니다
| 항목 | 직접 계산 | 인정 / 별도 처리 |
|---|---|---|
| 숙박 R03 | 112,000 − 100,000 = 12,000 | 100,000원 / 제외 12,000원 |
| 저녁 R04 | 18,000 − 15,000 = 3,000 | 15,000원 / 제외 3,000원 |
| 점심 R05 | 13,000원은 한도 15,000원 이내 | 13,000원 / 제외 없음 |
| 택시 R08 | 22,000원 지출은 확인 · 예외 근거 없음 | 인정 0원 / 보류 22,000원 |
| 추가 사진 R09 | R04와 같은 결제 18,000원 | 인정 0원 / 중복 제외 18,000원 |
STEP 5 · 틀린 결과 바로잡기 · 오류 예시
‘사진 합계 309,000원은 전부 인정’이라는 틀린 답이 나왔다고 치고 고쳐줘. R04와 R09 중복, 숙박·저녁 한도, 택시 승인 근거를 다시 봐줘. 출장정산표_검토.xlsx의 두 시트도 같이 고쳐줘. ‘오류연습’ A4부터 구분·금액·이유를 적어줘. 5~9행은 틀린 전액 인정·중복·한도 초과·보류·현재 인정액이야. 출장정산표_수정.xlsx로 줘. 원래 파일은 남겨줘.
결과 확인 · 309,000 − 18,000 − 15,000 − 22,000 = 254,000원
고칠 때 · «보류와 중복이 한 칸에 섞였어. 이유별로 나눠서 다시 보여줘.»
수정 결과 예시 · 55,000원의 처리 이유
| 고칠 것 | 금액 | 고친 뒤 남길 상태 |
|---|---|---|
| 사진 중복 R09 | 18,000원 | 중복 제외 · 원본 R04 참조 |
| 숙박·저녁 한도 초과 | 12,000 + 3,000 = 15,000원 | 한도 초과 제외 · 가상 규정 근거 |
| 택시 승인 근거 없음 | 22,000원 | 보류 · 추가 자료와 사람의 확인 |
| 합계에서 구분할 금액 | 55,000원 | 중복·제외·보류를 서로 섞지 않기 |
309,000 − 18,000 − 15,000 − 22,000 = 254,000원
STEP 6 · 엑셀에서 직접 다시 계산하기
| 사본에서 할 일 | 처음 값 → 바꿀 값 | 따라 바뀔 칸 |
|---|---|---|
| 출장정산표_수정.xlsx를 사본으로 열기 | 사진별검토 D9 | 점심 금액 칸 |
| D9 금액 바꾸기 | 13,000원 → 14,000원 | 사진별검토 E14 → 255,000원 |
| 다른 시트도 보기 | 예산대비 C9 → 292,000원 | D9 → 255,000원 / C11 → 0원 |
| 원래 값 되돌리기 | 14,000원 → 13,000원 | 인정 합계 → 254,000원 |
안 바뀌면 · «출장정산표_수정.xlsx에서 사진별검토 D9를 바꾸면 두 시트 합계도 따라 바뀌게 고쳐줘.»
검산 결과 예시 · 원래 값으로 되돌린 정산표
| 항목 | 예산 | 실제 지출 | 현재 인정 | 보류 | 한도 제외 |
|---|---|---|---|---|---|
| 철도 | 119,600 | 119,600 | 119,600 | 0 | 0 |
| 숙박 | 90,000 | 112,000 | 100,000 | 0 | 12,000 |
| 식비 | 30,000 | 31,000 | 28,000 | 0 | 3,000 |
| 현지 교통 | 20,000 | 28,400 | 6,400 | 22,000 | 0 |
| 합계(원) | 259,600 | 291,000 | 254,000 | 22,000 | 15,000 |
254,000 + 22,000 + 15,000 = 291,000원 · 중복 18,000원은 실제 지출 밖에 표시
보류 비용은, 확인할 사람과 자료를 남깁니다 · 예시
택시 사유 자료
운행 중단을 확인할 기록
이동 구간·시간·업무 사유
증빙 대조
제6조 예외 요건 확인
박 팀장 승인 기록 확인
예외 여부 결정
긴급 사후 승인 기한 확인
근거 충족 전에는 보류
전액 인정 시 276,000원 · 인정 불가 시 254,000원. 지금은 254,000원 + 보류 22,000원.
여기까지 결과물 · 세 표의 연결
| 자료 | 앞에서 확인한 내용 | 뒤에 반영된 내용 |
|---|---|---|
| 일정표 → 예산표 | 제공 식사 2끼 | 식비 예산 30,000원 |
| 예산표 → 정산표 | 예산 259,600원 | 실제 지출 291,000원 · 차이 31,400원 |
| 영수증 → 정산표 | 같은 결제는 한 번 | 현재 인정 254,000원 · 보류 22,000원 |
가상 사례·예시 · 사진 번호와 규정 위치로 원본까지 돌아갈 수 있어야 합니다.
받고, 열고,
다시 확인합니다
채팅 답변이 아니라 실제 업무 파일로 남기기
STEP 7 · Work에서 최종 세 파일 받기
확인한 내용으로 출장일정표_연습.docx, 출장예산표_연습.xlsx, 출장정산표_완성.xlsx를 줘. 일정표는 날짜·시간·할 일·이동·식사·확인할 일 순서로 해줘. 예산은 ‘출장예산’ D9 합계, D10 상한, D11 여유를 유지해줘. 정산은 ‘사진별검토’·‘예산대비’·‘오류연습’을 유지해줘. 사진별검토 D14는 사진 합계, E14~H14는 인정·보류·한도·중복 합계, D15는 실제 지출이야. 예산대비 9행은 합계, C11은 실제에서 인정·보류·한도를 뺀 값이야. 금액이 바뀌면 같이 계산되게 하고, 파일마다 ‘가상 자료·검토용’을 적어줘.
결과 확인 · 일정·예산·정산 세 파일을 열고 합계 및 검토 상태 확인
고칠 때 · «합계가 안 따라와. 금액을 바꾸면 같이 계산되게 고쳐줘.»
결과 예시와 비교하고, 받은 파일을 엽니다
- 일정표: 제공 식사 2끼와 예약 확인 표시가 남았나요?
- 예산표: 259,600원과 여유 20,400원이 맞나요?
- 정산표: 인정 254,000원·보류 22,000원·한도 제외 15,000원인가요?
- 최종 파일의 사진별검토 D15는 291,000원, 예산대비 C11은 0원인가요?
회사 형식으로 저장하고, 필요한 곳에 전달
| 목적 | 기존 파일에서 할 일 | 저장한 뒤 확인 |
|---|---|---|
| 한글 문서 | 워드를 한글에서 열기 → HWP로 저장 | 표·쪽 나눔 |
| 첨부·출력 | 워드·엑셀에서 PDF로 저장 | 금액 잘림·한 장 너비 |
| 보고 화면 | 일정·예산과 실제·인정과 보류를 PPT로 요약 | 예시·검토용 표시 |
| 휴대폰 확인 | 필요한 일정 PDF만 회사 메일·사내 메신저로 내게 보내기 | 회사 규정·수신 범위·휴대폰에서 열기 |
회사가 허용한 채널을 먼저 확인합니다. 영수증·개인정보·정산 세부 내역은 불필요하게 옮기지 않습니다.
STEP 8 · 검토 요청과 보류 자료 인계하기
출장 정산 검토를 부탁드립니다.
예산 259,600원 대비 실제 지출은 291,000원입니다.
현재 인정액은 254,000원, 택시 22,000원은 보류입니다.
최 사원이 운행 중단 자료와 이동 사유를 보완하면
이 과장 확인 후 박 팀장에게 예외 여부를 요청합니다.
가상 사례·예시 · 첨부: 일정표 / 예산표 / 정산표 · 제출 상태: 검토용
받는 사람이 할 일까지 남긴 인계 · 예시
| 받을 사람 | 함께 보낼 파일·내용 | 다음 행동 |
|---|---|---|
| 이 과장 | 출장일정표_연습.docx 출장예산표_연습.xlsx 출장정산표_완성.xlsx | 원문·금액·보류 근거 검토 |
| 최 사원 | 택시 22,000원 보류 안내 | 11/16까지 사유·운행 중단 자료 보완 |
| 박 팀장 | 이 과장이 확인한 자료와 정산표 | 택시 예외 여부 결정 |
| 정산 제출 | 검토·승인 상태가 남은 정산표 | 11/20까지 회사 절차로 제출 |
전달 전 · 받는 사람 / 파일 세 개 / 보류 22,000원 / 보완 기한을 한 번에 확인합니다.
어디서 아끼는지,
근거로 확인합니다
과다 청구 예방과 반복 확인 시간 줄이기
무엇을 얼마나 아끼나 · 수치는 예시입니다
과다 청구 예방
중복 18,000원 + 한도 초과 15,000원
이번 가상 사례 33,000원
되돌아오는 확인 줄이기
정리·재확인 45분 → 20분 가정
25분은 업무 확인에 사용
예방 금액과 시간은 교육용 예시입니다. 실제 절감 실적이나 지급 확정액이 아닙니다.
여러분 차례 · 같은 재료로 다시 해 보세요
| 순서 | 직접 해 볼 일 | 맞춰 볼 예시 |
|---|---|---|
| 출발 전 | 규정과 사전 메모 → 일정·예산 | 예산 259,600원 |
| 귀환 후 | 사진 읽기 → 분류 → 오류 수정 | 중복 18,000원 · 택시 보류 |
| 파일 확인 | 세 파일 열기 → 금액 변경해 재계산 | 인정 254,000원 → 사본에서 255,000원 |
결과 예시는 잠시 닫고 실습합니다. 끝나면 사진 번호·조항·금액을 예시와 비교하세요.
제출 전 마지막 점검 · 다섯 가지 · 예시
- 일정의 제공 식사와 실제 청구 내역이 맞습니다.
- 사진 9장과 결제 8건을 구분하고, 중복 원본을 남겼습니다.
- 인정 254,000 + 보류 22,000 + 한도 제외 15,000 = 실제 291,000원입니다.
- 택시 사유·승인 기록과 제출 기한을 이 과장이 확인합니다.
- 박 팀장 승인 전까지 «검토용»과 «보류» 표시를 유지합니다.
계획은 미리,
정산은 근거로,
결정은 사람이.
오늘의 결과물 · 일정표 + 예산표 + 인정·보류가 나뉜 정산표
출장 하나를 골라, 규정과 영수증을 함께 대조해 보세요.