QA팀의 흩어진 기록을 검토 가능한 표로

| 구간 | 하는 일 | 남는 것 |
|---|---|---|
| 문제와 기준 | 분류·재발·관찰기간 정하기 | QA 검토 기준 |
| 준비 | 가상 폴더 받기·Codex 열기 | 원본 5개 |
| 연속 실습 | 진단 → 통일 → 재발 → CAPA → 검산 | 근거가 이어진 표 |
| 저장과 활용 | 파일 열기 → 다음 달 작업 순서 | 결과 엑셀·요약 PDF |
촬영 계획: 합계 32.1분 · 응답을 기다리는 시간은 별도입니다.
| 기록이 있는 곳 | 적혀 있는 말 | 묶어 보려면 |
|---|---|---|
| 원료공정 엑셀 | 세척시간 미준수 | 같은 원인인지 확인 |
| 소재공정 엑셀 | 절차 확인 누락 | 공정·설비 범위 확인 |
| 일탈 조사 문서 | 개정 절차서 확인 누락 | 확정된 원인과 연결 |
| CAPA 대장 | 재교육 완료 | 완료 뒤 다시 생겼는지 확인 |
이런 경험 있으시죠? 일탈은 반복되는데 엑셀과 조사 문서가 흩어져 같은 원인을 묶기 어렵습니다.
| 원인 유형별 재발 표 | 건수 |
|---|---|
| 세척조건 미준수 | 72건 중 18건 |
| 밀봉부 점검 누락 | 60건 중 12건 |
| 전체 분류 가능 | 288건 중 54건 |
| 미확정 원인 | 12건 별도 |
| 효과 없던 CAPA 목록 | 검토 상태 |
|---|---|
| CA-001 | 효과 부족 후보 |
| 완료 후 발생 | 42일 뒤 |
| 후속 일탈 | DV-002 |
| 최종 확정 | QA 담당자 |
화면은 가상 결과 예시입니다. «효과 없던 CAPA 목록»은 QA 확정 전 효과 부족 후보 목록으로 만듭니다.
| 앞 업무 문서의 항목 | 이번 분석에서 쓰는 값 |
|---|---|
| 일탈번호 | DV-001 |
| 공정 · 설비 | 공정-01 · EQ-01-001 |
| 확정 원인 근거 | RC-01 · 세척 유지시간 확인 누락 |
| 후속 비교 대상 | DV-002 · 같은 공정·설비·확정 원인 |
앞 업무 결과 6건을 새로 제공합니다. 대장에 이미 있는 일탈의 보완 근거이며 새 일탈 6건을 더하지 않습니다.
많이 나온 원인과 다시 생긴 일탈을 나눠 봅니다.
| 원문에서 확인한 흐름 | 오늘 실습에 반영 |
|---|---|
| 조치가 충분하지 않아 15~20%의 일탈이 재발 | 외부 설명과 가상 집계를 분리 |
| 유사한 과거 일탈을 찾아 원인 조사 지원 | 공정·설비·확정 원인 연결 |
| 과거 기록을 활용해 CAPA 검토 지원 | 완료일과 후속 발생일 대조 |
| 숫자 오류에 대한 사람의 검증 필요 | 합계·원본 행·날짜 재확인 |
출처: McKinsey · 2025-01-28 · 원문 보기
회사 대화와 사례에 바탕을 둔 설명이며, 이 실습의 성과 예측이 아닙니다.
| 확인할 것 | 오늘 실습 | 실제 업무에 적용할 때 |
|---|---|---|
| 도구 허용 | 가상 자료만 사용 | 사내망·보안 규정이 허용하는 도구인지 먼저 확인 |
| 기밀·개인정보 | 가상 제조번호·가명 담당 | 배합·시험값·제조번호·이름·연락처 보호 |
| 외부 전송·저장 | 학습용 폴더만 선택 | 폴더 선택이 외부 전송 차단은 아님 |
| 권한 범위 | 원본 읽기·새 결과 저장 | 다른 폴더·외부 작업 요청은 재확인 |
허용되지 않으면 실제 자료로 진행하지 않습니다. QA 분석 기준과 회사 절차를 먼저 확인합니다.
| 비교 | 재발 집계 | 이유 |
|---|---|---|
| 같은 원인·다른 설비 | 합치지 않음 | 오늘 기준은 설비까지 같아야 함 |
| 같은 공정·설비·확정 원인, 64일 뒤 | 후속 1건 | 직전 발생 다음 1~90일 |
| 같은 조건, 91일 뒤 | 별도 발생 | 오늘의 관찰 범위 밖 |
| 같은 날 / 원인 미확정 | 판단 보류 | 순서·확정 근거가 부족 |
교육용 기준: 같은 공정·설비·확정 원인의 직전 일탈 다음 1~90일 후속 건. 최초 건은 재발로 세지 않습니다.
| 조건 | 분류 | 주의할 해석 |
|---|---|---|
| 완료 후 1~90일에 같은 원인 재발 | 효과 부족 후보 | QA 확인 전 확정 금지 |
| 90일을 다 봤고 재발이 없음 | 관찰 내 무재발 | 효과 입증으로 확대하지 않기 |
| 아직 90일이 지나지 않음 | 관찰 중 | 무재발 확정 금지 |
| 완료라고 적었지만 날짜가 없음 | 날짜 확인 필요 | 완료일 추정 금지 |
| 조치가 진행 중 | 미완료 | 효과 평가와 구분 |
| 가정한 상황 · 예시 | 계산 | 예시 금액 |
|---|---|---|
| 반복 조사·재시험 1건 비용 | 30만 원 | 30만 원 |
| 재검토 후 재작업 3건 예방 | 30만 원 × 3건 | 90만 원 |
| 예방 1건일 때 | 30만 원 × 1건 | 30만 원 |
| 예방하지 못했을 때 | 30만 원 × 0건 | 0원 |
전부 설명용 가정입니다. 실습 결과 12건이 곧 절감액은 아닙니다. 담당자는 원인 확인과 조치 개선에 시간을 씁니다.
시청자는 어려운 입력 없이 일상 말로 요청합니다.
| 파일 | 담긴 내용 |
|---|---|
| 일탈대장_원료공정_가상.xlsx | 원료공정 195행 · 중복 포함 |
| 일탈대장_소재공정_가상.xlsx | 소재공정 111행 · 중복 포함 |
| CAPA대장_가상.xlsx | CAPA 60건 · 누락 날짜 포함 |
| 일탈조사보고서_앞업무결과_가상.docx | 대장과 연결할 조사 보고서 6건 |
| QA_집계기준_가상.docx | 원인 표기·재발·관찰기간 기준 |
압축을 풀어 연습용 폴더를 엽니다. 결과 예시는 ZIP에 넣지 않았습니다.
안내 그림 · 실제 앱 화면 아님
ChatGPT 데스크톱 앱
| 순서 | 확인할 것 |
|---|---|
| 압축 풀기 | 원본 5개가 있는지 |
| Codex 선택 | ChatGPT 안의 Chat / Work와 구분 |
| 폴더 선택 | 오늘 연습 자료만 있는지 |
| 시작 전 | 회사 설정·이용 가능 여부 |
화면은 버전에 따라 다를 수 있습니다. 폴더 관련 버튼의 정확한 번역은 단정하지 않습니다.
안내 그림 · 실제 앱 화면 아님
권한 요청을 읽는 예시
| 허용 판단 전 | 보는 곳 |
|---|---|
| 대상 | 오늘 연습 폴더인가 |
| 행동 | 읽기 또는 새 파일 저장인가 |
| 원본 변경 | 덮어쓰기 요청은 없는가 |
| 범위가 다르면 | 진행하지 않고 요청 수정 |
그림은 실제 허용 창 문구가 아닙니다. 모든 요청을 한꺼번에 허용하지 않습니다.
Codex에 부탁할 문장
원본 5개는 고치지 마. 일탈대장_원료공정_가상.xlsx랑 일탈대장_소재공정_가상.xlsx를 읽고 행 수·중복·빈칸을 먼저 보여줘. CAPA대장_가상.xlsx와 나머지 문서도 읽어줘. 내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.
제공 자료로 확인한 결과 예시 · 가상
| 진단 항목 | 결과 |
|---|---|
| 대장 두 개 | 195 + 111 = 306행 |
| 완전 중복 | 6행 |
| 원인 빈칸 | 8건 |
| 모호한 미확정 원인 | 4건 |
| 완료 표시·날짜 누락 | 6건 |
| 실제 자료 예 | 어긋난 부분 | 처리 원칙 |
|---|---|---|
| DV-001 / DV-001 | 업무 칸 모두 같은 중복 | 한 건만 집계·원본은 보존 |
| 세척시간 미준수 / 세척 조건 미준수 | 표기 차이 | 확정 근거를 보고 통일 |
| 원인 빈칸 8건 | 조사 결론 미확정 | 빈칸을 추정하지 않기 |
| 작업 실수 4건 | 구체적 원인 미확정 | 교육 부족으로 바꾸지 않기 |
| 완료 표시 / 완료일 빈칸 6건 | 시점 확인 불가 | 효과 평가 보류 |
Codex에 부탁할 문장
QA_집계기준_가상.docx대로 원인 이름을 맞춰줘. 일탈조사보고서_앞업무결과_가상.docx는 같은 일탈의 근거로만 써. 완전 중복은 따로 기록하고, 원인이 미확정인 건 확인 필요로 남겨줘. 통일표를 먼저 보여줘. 내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.
제공 자료로 확인한 결과 예시 · 가상
| 원문 표기 | 통일 이름 |
|---|---|
| 세척시간 미준수 | 세척조건 미준수 |
| 씰 점검 누락 | 밀봉부 점검 누락 |
| 절차 확인 누락 | 절차서 확인 누락 |
| 빈칸 / 작업 실수 | 확인 필요 12건 |
정리본 300건 = 분류 가능 288건 + 미확정 12건
| 자료가 말하는 것 | 합칠 수 있는 범위 | 금지할 추정 |
|---|---|---|
| RC-01 + 조사 확정 | 세척 원인 표기 3가지 | 다른 설비까지 같은 사건으로 합치기 |
| RC-02 + 조사 확정 | 밀봉부 원인 표기 3가지 | 누설이면 모두 같은 원인 |
| 미확정 + 작업 실수 | 확인 필요로 보류 | 재교육이면 해결된다고 판단 |
| 보고서 6건 | 해당 일탈번호의 근거 보완 | 별도 일탈 6건 추가 |
통일표 승인 전에는 재발 수를 확정하지 않습니다. 분류가 바뀌면 뒤의 표도 다시 셉니다.
Codex에 부탁할 문장
확인한 통일표로 원인 유형별 재발 표를 만들어줘. 같은 공정·설비·확정 원인의 직전 일탈 다음 1~90일 건만 재발로 세. 직전 번호·후속 번호·간격·원본 파일과 행도 남겨줘. 기간 이전 이력은 없다고 적어줘. 내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.
제공 자료로 확인한 결과 예시 · 가상
| 연결 예 | 값 |
|---|---|
| 직전 → 후속 | DV-001 → DV-002 |
| 발생일 | 01-10 → 03-15 |
| 간격 | 64일 |
| 같은 범위 | 공정-01 / EQ-01-001 / RC-01 |
| 전체 후속 건수 | 54건 |
| 원인 유형 | 일탈 건수 | 재발 후속 건수 | 유형 내 재발률 |
|---|---|---|---|
| 세척조건 미준수 | 72 | 18 | 25.00% |
| 밀봉부 점검 누락 | 60 | 12 | 20.00% |
| 절차서 확인 누락 | 54 | 10 | 18.52% |
| 칭량 확인 누락 | 48 | 8 | 16.67% |
| 보관조건 점검 누락 | 42 | 6 | 14.29% |
| 기록 전사 오류 | 12 | 0 | 0.00% |
| 확인 필요 | 12 | 보류 | 분모 제외 |
분류 가능 288건 중 재발 후속 54건 = 18.75% · 미확정 12건은 재발률 분모에서 제외 · 가상 자료
가상 자료 · 건수 순서입니다. 생산량·중대도·발생 기회가 없어 위험 순위로 단정하지 않습니다.
Codex에 부탁할 문장
CAPA대장_가상.xlsx를 원일탈 번호로 연결해줘. 실제 완료 다음 날부터 90일 전체 이력을 봐. 효과 부족 후보·관찰 내 무재발·관찰 중·날짜 확인 필요·미완료로 나눠줘. 후보마다 원일탈과 후속 번호, 원본 위치를 적어줘. 내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.
제공 자료로 확인한 결과 예시 · 가상
| 검토 구분 | CAPA 건수 |
|---|---|
| 효과 부족 후보 | 12 |
| 관찰 내 무재발 | 28 |
| 관찰 중 | 6 |
| 날짜 확인 필요 | 6 |
| 미완료 | 8 |
합계 60건 · 효과 부족 후보는 QA 최종 확인 전
| 원일탈 간격 | CAPA 완료 후 간격 | 오늘의 후보 판단 |
|---|---|---|
| 64일 | 42일 | 둘 다 해당 범위 안 · QA 확인 전 |
완료 전 발생한 일탈은 완료 후 재발이 아닙니다. 완료 당일은 선후 확인이 필요합니다.
| CAPA | 원일탈 → 후속 | 조치 | 검토 구분 |
|---|---|---|---|
| CA-001 | DV-001 → DV-002 | 관련 절차 재교육 | 효과 부족 후보 |
| CA-002 | DV-003 → DV-004 | 관련 절차 재교육 | 효과 부족 후보 |
| CA-003 | DV-005 → DV-006 | 관련 절차 재교육 | 효과 부족 후보 |
| CA-004 | DV-007 → DV-008 | 관련 절차 재교육 | 효과 부족 후보 |
일부 4건 미리보기 · 전체 12건은 결과 엑셀에 수록 · 후보마다 완료일·관찰 종료일·원본 파일·행을 제공합니다.
Codex에 부탁할 문장
지금 결과를 원본에서 다시 세어줘. 원본 행 수에서 중복을 뺀 수, 원인별 합계, 재발 후속 합계, CAPA 구분 합계를 맞춰줘. 안 맞는 곳과 원본 근거를 보여줘. 원본은 바꾸지 마. 내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.
제공 자료로 확인한 결과 예시 · 가상
| 검산 | 맞아야 하는 값 |
|---|---|
| 원본 − 중복 | 306 − 6 = 300 |
| 분류 + 미확정 | 288 + 12 = 300 |
| 재발 후속 | 18+12+10+8+6+0 = 54 |
| CAPA 구분 합 | 12+28+6+6+8 = 60 |
| 재발률 | 54 ÷ 288 = 18.75% |
Codex에 부탁할 문장
관찰 내 무재발 28건을 효과 입증이라고 쓴 건 고쳐줘. 관찰 중 6건과 날짜 확인 필요 6건도 따로 남겨줘. QA가 확정할 항목을 적어줘. 내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.
| 설명용 오류 → 수정 | 올바른 표기 |
|---|---|
| 무재발 28 = 효과 입증 | 관찰 내 무재발 28건 |
| 관찰 중도 효과 있음 | 관찰 중 6건 |
| 완료일을 임의 추정 | 날짜 확인 필요 6건 |
| 최종 확정 자동 처리 | QA 담당자 확인 |
오류 예시는 설명용입니다. 실제 앱에서 이런 오류가 발생했다는 기록이 아닙니다.
| 되짚는 대상 | 원본 위치 | 확인 값 |
|---|---|---|
| CA-001 | CAPA대장_가상.xlsx · CAPA대장 3행 | 완료일 2026-02-01 |
| DV-001 | 일탈대장_원료공정_가상.xlsx · 일탈대장 3행 | 공정-01 / EQ-01-001 / RC-01 |
| DV-002 | 일탈대장_원료공정_가상.xlsx · 일탈대장 4행 | 발생일 2026-03-15 |
| 보완 문서 | 일탈조사보고서_앞업무결과_가상.docx · DV-001 | 세척 유지시간 확인 누락 |
엑셀의 실제 행 번호입니다. 제목 1행·머리글 2행을 포함해 셌습니다.
저장되었다는 말보다 실제 파일이 열리는지 확인합니다.
Codex에 부탁할 문장
원본은 그대로 두고 결과를 새 파일로 저장해줘. 재발분석_결과예시_가상.xlsx에 원인별 재발·일탈 정리본·재발 연결·CAPA 검토·후보·중복 기록을 넣어줘. QA검토요약_결과예시_가상.pdf도 만들어줘. QA 확인 전이라고 적어줘. 내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.
제공 자료로 확인한 결과 예시 · 가상
| 저장할 파일 | 들어갈 내용 |
|---|---|
| 재발분석_결과예시_가상.xlsx | 9개 시트 · 근거·보류 포함 |
| QA검토요약_결과예시_가상.pdf | 2쪽 · 재발 표·CAPA 구분 |
| 원본 5개 | 그대로 보존 |
파일명은 제공한 결과 예시와 같습니다. 실제 생성 후 열어 숫자를 확인합니다.
안내 그림 · 실제 앱 화면 아님
연습 폴더 · 생성 후 확인할 모양
| 파일을 열어 확인 | 정상 예시 |
|---|---|
| 엑셀 시트 | 원인별 재발 / 효과 부족 후보 |
| 표 건수 | 재발 연결 54행 / 후보 12행 |
| 2쪽 · QA 확인 전 | |
| 원본 | 내용 그대로 |
안내 그림 · 실제 앱 화면 아님. 저장 실패·빈 파일이면 위치와 오류를 확인하고 다시 요청합니다.
Codex에 부탁할 문장
다음달_작업순서_가상.txt에 이번 작업 순서를 적어줘. 분석 기준일과 관찰기간은 QA가 다시 정하도록 써. 새 대장이 오면 중복·빈칸 확인부터 다시 하고, 원본을 보존하게 해줘. 이번 숫자를 다음 달에 그대로 쓰지 마. 내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.
제공 자료로 확인한 결과 예시 · 가상
| 다음 달 순서 | 새로 확인할 것 |
|---|---|
| 범위 | 분석기간·기준일·발생 기회 |
| 진단 | 새 중복·빈칸·번호 충돌 |
| 분류 | 새 원인과 확정 근거 |
| 검산·저장 | 새 합계·관찰 종료·원본 위치 |
작업 순서는 재사용하고, 숫자와 품질 판단은 다시 확인합니다.
| AI가 준비한 것 | QA가 확인·확정할 것 |
|---|---|
| 같은 원인 후보와 연결 | 조사 결론·동일 원인 범위의 적절성 |
| 완료 후 재발 후보 12건 | 조치 이행·품질 영향·효과 부족 여부 |
| 관찰 내 무재발 28건 | 발생 기회·누락 기록·관찰 충분성 |
| 미확정·관찰 중·날짜 누락 | 추가 확인과 재검토 일정 |
| 검토용 요약 | CAPA 종료·제품 처분·출하 판단과 구분 |
| 확인할 항목 | 이번 자료의 기준 |
|---|---|
| 건수 보존 | 306 − 6 = 300 / 288 + 12 = 300 |
| 재발 범위 | 같은 공정·설비·확정 원인 / 54건 |
| CAPA 구분 | 12 + 28 + 6 + 6 + 8 = 60 |
| 근거 추적 | 원본 파일·행·날짜·일탈번호 확인 |
| 저장과 책임 | 파일을 직접 열기 / QA 확인 전 표시 |
| 직접 할 일 | 성공 기준 |
|---|---|
| 원본 ZIP 받기 | 정답 예시 없이 원본 5개로 시작 |
| STEP 1~7 따라 하기 | 원본 보호·확인 필요 유지 |
| 후보 한 건 되짚기 | 완료일·후속일·같은 원인 근거 확인 |
| 차이가 나면 수정 요청 | 합계만 맞추지 않고 원인 찾기 |
개별 원본도 받을 수 있습니다. 원본은 모두 교육 영상 시연용 가상 자료입니다.
중복 6행 별도 보관
분류 가능 288건 기준
CAPA 효과 최종 확인
원인 유형별 재발 표 + 효과 없던 CAPA 목록
일상 말로 부탁하고, 근거를 열어 확인합니다. · 가상 실습