제조(자동차·기계·부품) AI 업무스킬 향상 · 설비 고장 보고서·조치 안내 초안 쓰기
제조 업무
ChatGPT Chat에서 실습

설비 고장 보고서·
조치 안내
초안 쓰기

흩어진 고장 이력을, 근거 있는 초안으로

현상원인 추정조치재발 방지

JJ정밀(가상, 자동차 부품 제조, 직원 420명) · 설비보전팀

JJ Creative 교육연구소 · 전재현 소장
오늘의 구성 · 약 20분

보고서 한 묶음, 네 번의 부탁으로

문제·결과·앞 업무3분사실·추정·사람의 판단2.6분Chat에서 만들고 검수10.1분저장·휴대폰·따라 하기4.2분

촬영 계획 합계 19.9분 · 앱 대기 시간에 따라 실제 진행은 달라집니다.

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오늘의 문제

설비는 멈췄는데, 보고는 지금 해야 한다

지금 손에 있는 것급히 쓰다가 생기는 빈틈
현장의 짧은 접수 메모정지 시각과 조치 시각이 섞인다
과거 보전 이력 여러 건어느 설비의 어떤 사례인지 못 찾는다
현장 상태 그림보이는 표시만으로 원인을 단정한다
빨리 달라는 조치 안내아직 안 한 조치를 완료로 써 버린다

오늘은 사실 → 과거 사례 → 초안 → 사람의 확인 순서로 정리합니다.

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오늘 완성할 결과물

고장 보고서 초안 + 담당자용 조치 안내

보고서의 네 칸이 실습에서 쓸 내용
현상PRS-03 · 09:12 정지 · E17 표시
원인 추정과거 H01/H02/H04 비교 · 현재 원인 미확정
조치완료한 일 / 앞으로 검토할 일을 분리
재발 방지이력 갱신·점검 항목 보완 제안 · 담당·기한 확인 필요

문서 예시 2쪽: 보고서 1쪽 + 조치 안내 1쪽 · 모두 검토 전 초안

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앞 업무에서 이어 받기

반복 고장 이력을 이번 보고의 재료로

이력설비·알림당시 확인 원인수리시간
H01PRS-03 · E17센서 표면 오염32분
H02PRS-03 · E17연결부 접촉 불량41분
H04PRS-03 · E17위치 감지부 고정 상태 이상35분

「설비 보전 이력(수천 행) 정리해 반복 고장 찾기」의 결과를 교육용 6건 발췌로 재구성했습니다. 실제 이전 결과의 추출본은 아닙니다.

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업종별 AI 업무스킬 향상 · GPT편
1
PART 1 · 핵심 원칙

사실은 그대로,
추정은 표시한다

세 가지만 정해 두면 초안을 안전하게 검토할 수 있습니다.

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원칙 · 기록의 성격

같은 문장 안에서도 사실과 미확인을 나눈다

구분초안에 들어갈 문장근거
확인 사실09:12 PRS-03 정지, E17 표시접수 메모의 현상·시간 기록
완료 조치정지 상태 확인·접근 통제접수 메모 09:12 기록
원인 후보센서 표면 오염 가능성이력 H01 · 현재는 확인 필요
미확인영향 수량·품질·복구 예정접수 메모에 확정 기록 없음

모르는 것을 0건·피해 없음·정상으로 채우지 않습니다.

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원칙 · 과거 사례 쓰기

비슷한 이력은 근거, 이번 원인의 정답은 아니다

기록에서 얻는 것이번 보고에서 지킬 선
H01 · 센서 표면 오염오염은 원인 후보 · 현재 상태 확인 필요
H02 · 연결부 접촉 불량접촉 불량도 후보 · 외관 그림만으로 판단 불가
H04 · 고정 상태 이상고정 상태도 후보 · 확인 계획에 포함 검토
수리시간 평균 36분과거 참고값 · 이번 복구 예정으로 사용 금지

사례의 설비·알림·현상을 함께 맞춥니다. 코드는 JJ정밀 교육용 가상 설정입니다.

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원칙 · 최종 판단은 담당자

AI가 정리하고, 권한 있는 사람이 확정한다

항목초안의 상태사람이 확인할 것
원인미확정현장 점검 결과와 근거
작업검토할 조치작업허가·차단·잠금·표지 등 안전 조건
재가동승인 미확인 · 보류현장 절차에 따른 권한자의 확인·승인
영향·재발 방지수량·담당·기한 확인 필요생산·품질 영향과 실행 계획

이 안내는 작업 지시서가 아닙니다. 안전 절차를 건너뛰는 분해·우회·재가동 방법을 만들지 않습니다.

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업종별 AI 업무스킬 향상 · GPT편
2
PART 2 · Chat 라이브 시연

Chat에 자료를 넣고,
초안을 함께 고쳐 봅니다

화면의 결과는 교육용 예시입니다. 실제 답은 자료와 대조해서 확인합니다.

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오늘 쓸 재료

자료 네 개를 내려받고, 안쪽 내용부터 확인

실습 재료어디를 읽을까
반복고장이력_앞업무결과_가상.xlsx6건의 이력 · 같은 설비·알림·현상 선택
고장접수메모_가상.docx현재 사실·시간·미확인 내용
현장상태_가상.png09:25 상태 그림 · 내부 원인은 알 수 없음
고장보고서_빈틀_가상.docx보고 항목과 검토할 칸
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시연 준비 · Chat 선택

ChatGPT 안에서 Chat을 고릅니다

안내 그림 · 실제 앱 화면 아님

왼쪽 위 메뉴 → ChatGPT
Chat 선택Work
파일 첨부 기능으로 재료 넣기
↓
파일 이름·내용이 읽히는지 확인
보내기 전확인할 곳
화면ChatGPT → Chat
첨부우선 메모·현장 그림
보안실제 자료는 사내 허용 여부 확인
다를 때화면·메뉴 이름은 버전에 따라 다를 수 있음

첨부가 안 되면 메모 본문과 이력의 필요한 행을 붙여 넣고, 그림은 표시 내용을 직접 적습니다.

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STEP 1 · 라이브 시연

먼저 사실과 빈칸을 꺼냅니다

Chat에 보낼 부탁 문장

고장접수메모_가상.docx랑 현장상태_가상.png를 읽고, 확인된 사실·모르는 것·이미 한 조치를 표로 나눠줘. 시간마다 근거도 붙여줘. 그림으로 원인을 단정하지 마.
내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.

결과 예시 · 실제 앱 생성 화면 아님

구분결과 예시
확인PRS-03 · 09:12 정지 · E17
완료정지 상태 확인·접근 통제
완료09:18 도착 · 외관 확인
미확인원인·영향 수량·복구 예정

그림: 09:25 상태를 그린 것.
내부 원인·손상은 판단할 수 없음.

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STEP 2 · 라이브 시연

유사 사례 세 건만 비교합니다

Chat에 보낼 부탁 문장

반복고장이력_앞업무결과_가상.xlsx에서 PRS-03·E17·위치 확인 신호 불안정이 모두 같은 사례만 골라줘. 이력번호·당시 원인·조치·수리시간을 표로 줘. 다른 설비는 빼고, 과거 원인을 이번 원인으로 확정하지 마.
내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.

결과 예시 · 실제 앱 생성 화면 아님

이력당시 확인 원인시간
H01센서 표면 오염32분
H02연결부 접촉 불량41분
H04위치 감지부 고정 상태 이상35분

제외: H03은 B04.
H05·H06은 설비가 다름.
6건 중 비교 3건

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STEP 3 · 라이브 시연

현상·원인 추정·조치·재발 방지로 씁니다

Chat에 보낼 부탁 문장

고장보고서_빈틀_가상.docx에 맞춰 1차 고장 보고서 초안을 써줘. 기준은 2026-11-06 10:00이야. 현상·원인 추정·완료 조치·검토할 조치·재발 방지를 나눠줘. 근거와 미확인을 남기고 복구 예정은 만들지 마.
내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.

결과 예시 · 실제 앱 생성 화면 아님

보고 칸초안 예시
현상09:12 정지 · 10:00까지 48분 경과
원인 추정오염·연결부·고정 상태 후보
모두 현재 확인 필요
조치완료: 정지 확인·접근 통제
검토: 승인 절차에 따른 확인 계획
재발 방지확정 원인 이력 반영·점검 보완 제안

정지 지속 · 복구 예정 미정
근거 이력번호를 남깁니다.

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STEP 4 · 라이브 시연

현장에서 읽을 조치 안내를 붙입니다

Chat에 보낼 부탁 문장

같은 초안 아래에 운전·보전·생산·품질 담당용 조치 안내를 붙여줘. 현재 상태·담당별 확인할 일·재가동 승인·다음 보고로 나눠줘. 분해·우회 방법은 쓰지 말고 승인 전 재가동은 보류로 써줘.
내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.

결과 예시 · 실제 앱 생성 화면 아님

안내 대상확인·검토할 일
운전정지 상태 유지·접근 통제 확인
보전승인 조건 확인 후 원인 확인 계획 검토
생산·품질영향 수량·품질·납기 범위 확인
재가동승인 미확인 → 보류
다음 보고시각·담당 확인 필요
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숫자·문장 검수

48분은 현재 경과, 36분은 과거 평균

대조 항목맞는 결과틀린 결과가 나오면
이번 정지09:12 → 10:00 = 48분 경과48분 만에 복구 → 정지 지속으로 수정
과거 3건32 + 41 + 35 = 108분H03·H05·H06 제외 여부 확인
과거 평균108 ÷ 3 = 36분36분 뒤 복구 → 복구 예정 미정
원인·조치후보 / 완료 / 검토를 구분센서 교체 완료 → 미실시로 수정

바로잡기: 「48분은 경과 시간이야. 정지 지속으로 고쳐줘. 36분은 과거 평균이고 복구 예정은 미정이야.」

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얼마나 아끼나 · 가정한 예시

보고 재작업을 줄여, 현장 확인에 시간을 씁니다

기존 작성·재작업40분AI 초안 + 사람 검토20분건당 20분 × 월 6건 = 120분
이 숫자의 뜻보장하지 않는 것
40분·20분·월 6건은 교육용 가정실제 측정값·보장 성과가 아님
월 120분을 현장 확인·이력 보완에 활용설비 복구·정지 손실이 그만큼 줄었다는 뜻 아님
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업종별 AI 업무스킬 향상 · GPT편
3
PART 3 · 저장·활용

초안을 저장하고,
현장에서 다시 확인합니다

미확인 표시를 남긴 채 문서와 현장 요약으로 가져갑니다.

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문서로 저장

워드·PDF를 열고, 표와 미확인을 확인

최종 초안을 워드와 PDF로 받을 수 있게 해줘. (확인 필요)와 검토 전 초안 표시는 남겨줘. 파일을 만들 수 없으면 문서에 붙여 넣을 본문을 줘.
내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.
형식확인할 곳
워드보고서·조치 안내 2쪽 · 초안 표시
한글워드 파일을 열어 HWP로 저장 후 다시 확인
PDF2쪽 한글·표 잘림·미확인 표시
파일 생성이 안 되면본문을 문서에 붙여 넣어 저장
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휴대폰에서 보기

가상 요약 파일로 읽기 연습만 합니다

JJ정밀 · 현장 요약
검토 전 초안
PRS-03 · E17
09:12 정지
10:00 기준 48분
정지 지속
원인 미확정
재가동 보류
다음 보고 시각
확인 필요
이 초안에서 현장에 필요한 내용만 휴대폰으로 읽기 쉬운 한 장으로 줄여줘. 정지 지속·원인 미확정·재가동 보류를 꼭 남겨줘. 가능하면 휴대폰용 HTML 파일로 줘.
내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.

가상 파일을 카톡 「나와의 채팅」으로 보내고 내려받아 열어 봅니다. 열리지 않으면 PDF로 봅니다. 실제 자료는 사내 공유·전송 규정을 먼저 확인하세요.

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최종 점검

사람이 이 다섯 줄을 확인해야 끝납니다

확인 항목이 예시의 기준
현상·시간PRS-03 / E17 / 09:12 / 기준 10:00 / 경과 48분
유사 이력H01·H02·H04만 비교 · 현재 원인 미확정
조치 구분완료와 검토 분리 · 분해·교체·재가동 미실시
영향·승인영향 없음으로 단정하지 않음 · 재가동 보류
문서·공유초안·확인 필요 유지 · 사내 허용 범위 확인

문장만 매끈한 보고서보다 무엇을 더 확인할지 보이는 보고서가 먼저입니다.

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여러분 차례

같은 자료로 만들고, 예시와 대조해 보세요

순서직접 해 볼 일
재료 읽기네 재료의 가상 표시·설비·시각 확인
네 번 부탁사실 분리 → 유사 이력 → 보고서 → 조치 안내
오답 찾기센서 고장 확정·36분 뒤 복구·교체 완료가 있는지 확인
검토·저장미확인 유지 · 권한자 검토 전 초안으로 저장
실습 자료 받기부탁문장_가상.txt

업무 흐름 참고: 제조 D사 공개 사례의 유사 사례 활용·보고서 작성 흐름. 이 덱의 Chat 실습은 수동 첨부·초안 작성이며 자동 감지·자동 보고 기능 시연이 아닙니다.

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업종별 AI 업무스킬 향상 · GPT편

기록으로 쓰고,
추정은 표시하고,
확정은 사람이.

오늘 바로 · 가상 고장 한 건으로 보고서 초안 만들기

JJ Creative 교육연구소 · 전재현 소장
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