JJ AI+ · CS with GPT
CS 실전 · 초급
ChatGPT Chat에서 실습

자주 묻는 질문,
상담 기록으로
20개 만들기

같은 질문에 답을 다시 찾는 시간을 줄여요

가상 회사 · 한결물류질문·답 문서 하나저장하고 휴대폰 확인
CS with GPT · 상담 기록으로 자주 묻는 질문 만들기
도입

약 19분, 이 순서로 해 보죠

도입 · 문제와 결과물원칙 · 말과 기준Chat · 묶고 쓰고 고치기저장 · 휴대폰 · 점검 0분5분10분15분약 19분
먼저 질문을 묶고 → 답을 쓰고 → 같은 내용으로 문서 하나를 저장합니다.
CS with GPT · 상담 기록으로 자주 묻는 질문 만들기
도입

고객은 물었는데, 답은 어디 있죠?

고객이 찾는 질문

“배송 언제 와요?”
“주소 바꿀 수 있나요?”
“파손 신고는 언제까지죠?”

담당자가 다시 찾는 답

  • 오래된 홈페이지 안내
  • 다른 상담원의 지난 답변
  • 어느 부서에 물어볼지

목록을 고치면 찾는 수고부터 줄어요.

CS with GPT · 상담 기록으로 자주 묻는 질문 만들기
아끼는 것 · 예시

다시 찾는 시간도 업무 비용이에요

설명을 위한 비용 계산 · 예시

한 건에 2분 다시 찾기
하루 15건 × 월 20일

한 달 600분 = 10시간

시간당 업무 비용 2만원으로 보면 · 예시
월 20만원
10시간 × 2만원
답을 찾는 데 쓰는 시간의 가치
확보한 시간은 예외 상담과 고객 상황을 살피는 데 씁니다.
CS with GPT · 상담 기록으로 자주 묻는 질문 만들기
도입

오늘 남길 것은 질문·답 문서 하나

6묶음질문을 찾는 말
배송 조회·지연 / 파손·분실언제 와요? / 깨져서 왔어요.
주소·날짜 변경 / 요금·환불주소 바꿔요. / 배송비 돌려받나요?
반품·회수 / 상담 이용기사님이 오나요? / 몇 시까지 돼요?
질문·답 20개 · 번호 / 묶음 / 질문 / 답 / 근거 / 확인 상태
저장 이름: 한결물류_자주묻는질문_초안.docx
CS with GPT · 상담 기록으로 자주 묻는 질문 만들기
PART 1 · 원칙

질문은 고객 말로,
답은 회사 기준으로

묶음 · 답의 근거 · 순서, 세 가지만 먼저 봅니다.

CS with GPT · 상담 기록으로 자주 묻는 질문 만들기
원칙 · 고객 말

고객이 읽고 “내 질문이네” 싶게

회사 문서의 제목

배송 지연 시 보상 정책 안내

↓
고객이 실제로 한 말 · 상담 기록 005번

늦게 왔는데 배송비 돌려받을 수 있어요?

질문은 고객 말투를 살리고, 답은 짧은 안내 말투로 씁니다.
CS with GPT · 상담 기록으로 자주 묻는 질문 만들기
원칙 · 답의 기준

답에 쓸 기준은 이 메모 안에 있어요

항목회사 기준 · 가상 실습 자료
배송 조회출고 다음 날부터 운송장 번호로 가능
주소 변경출고 전까지만, 고객센터로 요청
파손 접수받은 날부터 7일 안에 사진과 함께
늦은 배송약속일보다 2일 넘게 늦으면 배송비 환불
상담 시간평일 9시~18시
내가 자료를 준비 → Chat이 묶고 작성 → 담당 부서가 공개 전 검토
CS with GPT · 상담 기록으로 자주 묻는 질문 만들기
원칙 · 순서

많이 묻는 묶음부터 맨 위로

배송 조회·지연34건파손·분실26건주소·날짜 변경18건요금·환불15건반품·회수11건상담 이용9건
실습 파일을 센 예시

113건

고객이 자주 찾는 묶음을
위쪽에 놓습니다.

상담 건수 ≠ 만들 질문 수

한 상담은 한 번만 셉니다. 113건을 줄여서 질문·답 20개로 정리해요.
CS with GPT · 상담 기록으로 자주 묻는 질문 만들기
PART 2 · Chat 실습

Chat에서
묶고, 쓰고, 고치기

가상 회사 한결물류의 10월 상담 기록으로 시작하죠.

CS with GPT · 상담 기록으로 자주 묻는 질문 만들기
자료 준비

ChatGPT 데스크톱 앱을 열고

안내 그림 · 실제 앱 화면 아님
왼쪽 위에서 ChatGPT 선택
입력칸 위에서 Chat 선택
파일 첨부 기능으로
상담 기록과 기준 메모 올리기

오늘 쓰는 재료 · 모두 가상

상담 기록 113건
회사 기준 메모 5항목

실제 자료는 회사의 AI 사용 규정 확인 후
이름·전화번호·주소를 빼고 준비하세요.

화면은 버전에 따라 다를 수 있습니다. OpenAI 공식 안내 · 2026-11-05 확인

CS with GPT · 상담 기록으로 자주 묻는 질문 만들기
STEP 1 · 부탁 문장

비슷한 질문부터 묶어 보죠

상담기록_10월_고객질문_가상.xlsx 읽어 봐.
비슷한 질문을 6묶음으로 나누고 많이 나온 순서로 보여줘.
묶음 이름, 건수, 고객 말 2개씩 적어줘. 한 건은 한 번만 세고 아직 답은 쓰지 마.
내가 안 준 건 지어내지 말고 애매하면 (확인 필요)라고 적어줘.
볼 것: 6묶음 / 합계 113건 / 실제 고객 말
어긋나면: “빠지거나 두 번 센 기록 번호를 찾아줘.”
CS with GPT · 상담 기록으로 자주 묻는 질문 만들기
STEP 1 · 결과 예시

묶음 결과는 합계부터 확인해요

묶음 · 분류 예시건수실제 고객 말 한 가지
배송 조회·지연34운송장 번호 넣어도 조회가 안 돼요
파손·분실26배송 완료라는데 물건이 없어요
주소·날짜 변경18받는 날짜를 다음 주로 미룰 수 있어요?
요금·환불15환불은 며칠 걸려요?
반품·회수11반품 접수는 어디서 해요?
상담 이용9주말에도 상담돼요?
34 + 26 + 18 + 15 + 11 + 9 = 113건
주소와 날짜는 같은 큰 묶음 안에서도 질문을 따로 둡니다.
CS with GPT · 상담 기록으로 자주 묻는 질문 만들기
STEP 2 · 부탁 문장

이번에는 질문·답 20개를 써 봐요

회사기준메모_가상.docx 보고 질문·답 20개 써줘.
방금 6묶음 순서대로, 질문은 고객 말투로, 답은 3줄 안으로.
번호, 묶음, 질문, 답, 근거, 확인 상태 칸으로 정리해줘.
근거는 메모 항목 이름만 써. 메모에 없는 답은 (확인 필요)로 남겨줘.
확인할 칸: 번호 / 묶음 / 질문 / 답 / 근거 / 확인 상태
길면: “답을 더 짧게 해줘. 조건과 기간은 그대로 둬.”
CS with GPT · 상담 기록으로 자주 묻는 질문 만들기
STEP 2 · 결과 예시

문장이 자연스러워도 근거는 따로 봐요

질문 · 20개 중 일부 예시답근거
파손 신고 언제까지 해야 돼요?받은 날부터 7일 안에 사진과 함께 접수해 주세요.파손 접수
이미 출발했는데 주소 바꿀 수 있어요?회사 기준상 주소 변경은 출고 전까지만 가능합니다.주소 변경
늦게 왔는데 배송비 돌려받을 수 있어요?약속일보다 2일 넘게 늦으면 배송비를 환불해 드립니다.늦은 배송
환불은 며칠 걸려요?(확인 필요)메모에 없음
미정 답은 담당 부서에 문의할 대상으로 남겨 두고, 공개 전 승인받습니다.
CS with GPT · 상담 기록으로 자주 묻는 질문 만들기
고쳐 보기 · 다를 때만

“2일 이상”과 “2일 넘게”는 달라요

잘못 나온 답 · 오류 예시

약속일보다 2일 이상
늦으면 배송비 환불

회사 기준 메모의 표현

약속일보다 2일 넘게
늦으면 배송비 환불

늦은 배송 답은 ‘2일 이상’이 아니라 ‘2일 넘게’야.
회사기준메모_가상.docx랑 답의 숫자·기간을 다시 맞춰줘.
바뀐 답과 근거만 보여줘.
고친 뒤: 7일 안에 / 출고 전까지만 / 평일 9시~18시도 원문과 대조
CS with GPT · 상담 기록으로 자주 묻는 질문 만들기
PART 3 · 저장·활용

같은 내용을
문서로 남기기

문서를 저장하고, 휴대폰에서도 한 질문을 찾아봅니다.

CS with GPT · 상담 기록으로 자주 묻는 질문 만들기
STEP 3 · 부탁 문장

파일을 받은 뒤 열어 봐야 끝이에요

지금 질문·답 20개를 한결물류_자주묻는질문_초안.docx로 만들어줘.
제목은 ‘한결물류 자주 묻는 질문’, 밑에 ‘담당 부서 검토 전 초안’이라고 적어줘.
번호, 묶음, 질문, 답, 근거, 확인 상태를 질문마다 보여줘.
내용은 바꾸지 말고 휴대폰에서도 읽기 좋게 한 줄에 질문 하나씩 놓아줘.
결과 파일 열기 → 내 컴퓨터에 저장
질문 20개 · 6묶음 · 기간 표현 대조
파일이 안 나오면 답을 복사해 워드에 붙여 넣고 같은 이름으로 저장
한글 문서나 PDF가 필요하면 문서 앱에서 바꿔 저장
CS with GPT · 상담 기록으로 자주 묻는 질문 만들기
STEP 3 · 저장 결과 확인

휴대폰에서 이 질문을 찾아보세요

저장한 문서 → 회사 메일·사내 메신저로 내게 보내기
회사에서 허용한 문서 앱으로 열기
“파손 신고 언제까지 해야 돼요?” 찾아보기
작게 보이면 글자 크기를 조절해요.
열리지 않으면 회사에서 허용한 PDF 사본으로 확인해요.

휴대폰 안내 그림 · 실제 앱 화면 아님

한결물류
자주 묻는 질문 · 초안
파손·분실
파손 신고 언제까지
해야 돼요?
받은 날부터 7일 안에
사진과 함께 접수
근거: 파손 접수
담당 부서 검토 전
CS with GPT · 상담 기록으로 자주 묻는 질문 만들기
최종 점검

공개하기 전에 다섯 곳만 짚어요

공개 승인 전에는 초안으로 보관합니다. 승인된 답만 홈페이지 담당자에게 전달해요.
CS with GPT · 상담 기록으로 자주 묻는 질문 만들기
여러분 차례

여러분 자료로 한 번 이어가 보죠

① 가상 자료부터 내려받기
② 묶기 → 질문·답 쓰기 → 저장
③ 파손 질문과 환불 조건 대조
④ 익숙해지면 허용된 우리 팀 자료로

완료했는지 보는 기준

질문 20개 / 6묶음
근거와 미정 답 구분
문서가 열리고 질문을 찾을 수 있음

완성 예시 문서는 비교용입니다. 실제 Chat 결과와 표현은 달라도 기준은 같아야 해요.

CS with GPT · 상담 기록으로 자주 묻는 질문 만들기
CS with GPT · 오늘의 정리

질문은 고객 말로,
답은 회사 기준으로,
순서는 많이 묻는 순.

상담 기록 → 질문·답 20개 → 문서 저장 → 휴대폰 확인

기준을 찾는 수고를 줄이고, 고객 상황을 살피는 데 시간을 써요.

CS with GPT · 상담 기록으로 자주 묻는 질문 만들기
← → 넘기기 / T 목차 / G 전체 미리보기 / S 발표자 모드 / F 전체 화면