구매 품목
ABC 분석,
큰 지출부터
1년 구매 내역으로 관리 순서를 정합니다
오늘의 구성 · 40분
발주는 바쁜데, 지출은 보이지 않는다
- 품목마다 한 번씩 확인하다가 하루가 지나간다
- 급한 소액 구매에 밀려 큰 지출은 손을 못 댄다
- 같은 품목 이름이 달라 합계가 흩어져 있다
- → 어디부터 관리할지, 근거 있는 순서가 필요하다
오늘의 질문 “이번 달에는 어떤 품목부터 들여다볼까?”
오늘 손에 남길 결과물 2개
지출 분류표
정리 내역 → 품목별 합계
비중·누적비율·등급
정리 기록과 재검산 포함
관리 우선순위
먼저 확인할 품목
담당 역할·기한·완료 증거
작은 금액의 예외까지
교육용 결과 예시를 함께 제공합니다. 실제 AI 응답은 모양이 달라도 기준 숫자는 같아야 합니다.
분류표의 숫자 → 관리 문서의 할 일 → 현장 확인 기록
순서는 숫자로,
예외는 현장으로
지출 크기와 놓치면 안 되는 일을 함께 봅니다
원칙 1 · 무엇을 더할지 먼저 정한다
매입일로 1년
2025년 11월~2026년 10월
평택 2공장 구매 내역
원화 순매입액
공급가액에서 반품 차감
부가세·운송비 제외
품목번호
같은 이름이어도 번호 확인
같은 번호는 이름 통일
통장 출금액과의 대조는 별도 업무입니다. 여기서는 매입일 기준 품목 지출을 봅니다.
금액을 더하기 전에 기간 · 금액 범위 · 품목번호를 먼저 맞춥니다.
원칙 2 · 정리해도 원본은 남긴다
- 중복처럼 보여도 거래번호·날짜·금액부터 대조한다
- 반품의 음수는 그대로 둔다
- 이름만 다른 같은 품목은 번호로 모은다
- 빈칸은 추정하지 않고 «확인 필요»로 남긴다
예시 T0001 중복만 제외 / T0020 반품 유지 / P20 빈칸은 금액 포함
원칙 3 · ABC는 지출 크기의 구분
누적 80%까지
지출이 큰 쪽부터 합산
자주 들여다볼 대상
80% 초과~95%
중간 지출 품목
정기적으로 점검
95% 초과
나머지 소액 품목
묶음 관리 검토
누적비율 = 지금 품목까지 더한 금액 ÷ 전체 금액. 80%·95%는 오늘의 교육용 합의 기준입니다.
예시 지출 80%가 모인 A부터 점검하고, 생산에 중요한 예외는 따로 챙깁니다.
경계에 걸린 품목은 이렇게 나눈다
| 현재 품목까지 누적 | 오늘의 등급 | 판정 기준 |
|---|---|---|
| 80.00% | A | 80% 이하 |
| 84.00% | B | 80%를 넘음 |
| 95.00% | B | 95% 이하 |
| 96.00% | C | 95%를 넘음 |
경계를 넘긴 품목은 다음 등급. 금액이 같으면 품목번호 순서. 반올림 전 비율로 판단합니다.
예시 P05의 80.00%는 A / P11의 95.00%는 B
작은 금액이어도 놓치면 안 되는 품목
P20 비상 센서 · C
연간 20만 원
금액으로 정한 등급은 유지
생산 중단 우려
대체품 승인 여부 미확인
공급처 이름도 확인 필요
금액 등급 옆에 «별도 확인» 표시를 붙입니다. 현장 확인이 끝나기 전까지 점검 대상에 남깁니다.
관리 문서에 남길 말 “C 유지 · 공급처와 대체품 승인 별도 확인”
200행을 넣고,
합계부터 맞춥니다
원본 → 점검 목록 → 정리 내역 → 품목별 합계
오늘 쓸 재료 · 세 가지를 함께 읽기
구매 내역 엑셀
200행 · 20품목 · 거래 금액 집계
집계 기준 메모
중복·반품 처리와 이름 통일의 근거
현장 확인 이미지
작은 금액이어도 놓치면 안 되는 센서
세 자료를 함께 읽으면 “합계”와 “현장에서 확인할 일”을 연결할 수 있습니다.
ChatGPT를 열고 Work로
왼쪽 위에서 ChatGPT 선택
새 대화 입력칸 위에서 Work로 전환
파일 첨부 기능으로 구매 내역·기준 메모·현장 이미지 추가
세 파일 이름을 확인하고 같은 작업에서 이어 갑니다.
화면은 버전에 따라 다를 수 있습니다.
Work가 보이는지는 계정·회사 설정·제공 상태에 따라 달라집니다.
근거: OpenAI 공식 안내 · 2026-11-04 확인
세 자료를 읽고 이상한 곳 찾기
구매내역_1년_200행_가상.xlsx부터 읽어 봐. 집계기준과_확인메모_가상.docx랑 현장확인_비상센서_가상.png도 같이 봐줘. 거래 수·기간·합계와 이상한 곳을 알려줘. 표는 원본행·발견·근거·처리 네 칸으로 해줘. 아직 고치지 말고, 모르는 건 확인 필요로 남겨줘.
결과 확인 · 거래 200행 · 합계 100,200,000원 · 이상 항목과 근거
고쳐 달라는 한 줄 · «제목과 안내행은 빼고 거래 200행만 다시 세어줘.»
점검 결과 예시 · 지울 것과 남길 것
| 발견 항목 | 원본 위치 | 확인한 처리 기준 |
|---|---|---|
| 확정 중복 | 1행·200행 / T0001 | 재전송 확인 · 200행만 제외 |
| 반품 -200,000원 | 20행 / T0020 | 원거래 일부 반품 · 음수 유지 |
| 이름 차이 2행 | 13행·43행 | 품목번호 기준으로 통일 |
| 협력사 빈칸 9행 | 191~199행 / P20 | 금액은 포함 · 이름은 확인 필요 |
판단 근거는 기준 메모와 현장 이미지에 있습니다. 정리 기록에도 함께 남깁니다.
근거대로 정리하고 기록 남기기
확인한 내용으로 지출분류표_작업본_가상.xlsx 만들어줘. 정리내역은 3행 제목, 4행부터 거래 199개로 해줘. T0001은 원본 200행만 빼고 T0020은 음수로 둬. 이름 두 곳만 통일하고 빈 협력사는 채우지 마. 정리기록은 원본행·처리·이유 세 칸으로 남겨줘. 원본은 그대로 두고 전후 합계도 적어줘.
결과 확인 · 정리내역 199행 · 100,000,000원 · 정리기록에 근거
고쳐 달라는 한 줄 · «정리내역에서 빈 협력사는 확인 필요로 두고 금액은 넣어줘.»
200행에서 199행 · 합계는 왜 바뀌었나
| 단계 | 거래 행 수 | 순매입액 |
|---|---|---|
| 원본 | 200행 | 100,200,000원 |
| 확정 중복 제외 | −1행 | −200,000원 |
| 정리 내역 | 199행 | 100,000,000원 |
반품 −200,000원은 이미 포함돼 있습니다. 여기서 다시 빼면 99,800,000원으로 틀어집니다.
재계산 예시 100,200,000 − 200,000 = 100,000,000원
품목별로 모아 큰 지출부터 세우기
작업본의 정리내역으로 품목번호별 금액을 모아줘. 품목별합계는 번호·이름·순매입액·거래 수 네 칸이야. 3행에 제목, 4행부터 20품목을 넣어줘. 큰 금액부터, 같으면 품목번호 순서로 둬. 합계는 표 아래에 적고 작업본에 같이 담아줘.
결과 확인 · 결과 예시 해설 · 20품목 · 1억 원 · P02는 2천만 원
고쳐 달라는 한 줄 · «품목 이름만 달라도 번호가 같으면 한 품목으로 모아줘.»
품목 합계 예시 · 위쪽 다섯 품목
| 품목 | 순매입액 | 전체에서 차지하는 비중 |
|---|---|---|
| P01 알루미늄 판재 | 30,000,000원 | 30% |
| P02 방진 고무 | 20,000,000원 | 20% |
| P03 프레스 브래킷 | 15,000,000원 | 15% |
| P04 포장 완충재 | 10,000,000원 | 10% |
| P05 표면 처리액 | 5,000,000원 | 5% |
위 다섯 품목 합계 80,000,000원 · 나머지 열다섯 품목 합계 20,000,000원
분류 전에 · 정리 근거 세 가지
1억 원
원본에서 중복 20만 원만 제외
20품목
이름 차이는 품목번호로 통일
원본은 보존
199행 정리본과 변경 이유 남김
이제 이 정리내역을 기준으로 비중·누적비율·등급을 이어서 만듭니다.
199행 → 20품목 → 1억 원
세 숫자가 같아야 등급을 붙일 차례입니다.
등급을 붙이고,
틀린 결과를 고칩니다
합계가 맞아도 비율과 경계는 다시 봅니다
누적비율을 더해 ABC 나누기
작업본의 정리내역으로 품목별ABC 시트를 만들어줘. 3행에 순위·번호·이름·금액·비중·누적비율·등급, 4행부터 20품목을 큰 금액 순서로 넣어줘. 같은 금액은 번호 순서야. 누적 80% 이하는 A, 95% 이하는 B, 나머지는 C로 나눠줘. 반올림 전 비율로 나누고 작업본에 담아줘.
결과 확인 · A 5품목 · B 6품목 · C 9품목 · 비중 합계 100%
고쳐 달라는 한 줄 · «누적 80%는 A, 95%는 B로 다시 나눠줘.»
분류 결과 예시 · 경계 네 곳을 본다
| 품목 | 순매입액 | 누적비율 | 등급 |
|---|---|---|---|
| P05 표면 처리액 | 5,000,000원 | 80.00% | A |
| P06 절삭 공구 | 4,000,000원 | 84.00% | B |
| P11 작업 장갑 | 1,100,000원 | 95.00% | B |
| P12 윤활유 | 1,000,000원 | 96.00% | C |
A 80,000,000원 + B 15,000,000원 + C 5,000,000원 = 100,000,000원
경계 확인 P05 A → P06 B / P11 B → P12 C
품목 수보다 지출 비중을 본다
교육용 가상 자료 결과입니다. A는 품목 수 25%가 지출 80%를 차지합니다.
큰 지출을 먼저 보되, P20 비상 센서의 별도 확인 표시는 남깁니다.
엑셀로 받아 다시 계산할 준비
작업본을 지출분류표_검산본_가상.xlsx로 만들어줘. 정리내역·품목별ABC·정리기록은 그대로 담아줘. 재검산은 A3에 항목, B3에 금액을 적어줘. B6은 정리 합계, B7은 전후 차이, B8은 P02야. B9~B11은 A·B·C 합계, B12는 등급 합계 차이야. 합계와 비율은 눌러 보면 계산식이 보이게 해줘.
결과 확인 · 검산본 열기 · 재검산 B6 1억 원 / B7·B12 0원
고쳐 달라는 한 줄 · «재검산에 숫자만 적혀 있어. 원래 거래를 더해서 계산되게 해줘.»
숫자 재계산 · 엑셀에서 직접 눌러 본다
| 엑셀에서 할 일 | 기대하는 값 |
|---|---|
| 원본 «구매내역» 공급가액 200행 선택 → 아래 합계 확인 | 100,200,000원 |
| 정리본 «정리내역» 공급가액 199행 선택 → 아래 합계 확인 | 100,000,000원 |
| 품목번호 P02만 걸러 공급가액 선택 | 20,000,000원 |
| 필터 해제 → «재검산»의 등급 합계와 차이 확인 | 80,000,000 / 15,000,000 / 5,000,000원 · 차이 0원 |
합계가 안 보이면 엑셀 아래쪽 상태 표시줄에서 «합계»를 켭니다. 확인 뒤 필터를 모두 풀어 둡니다.
틀린 결과 바로잡기
틀린결과_고쳐보기_가상.xlsx를 원본·메모와 대조해줘. 합계 맞추려고 다른 금액은 바꾸지 마. 오류수정은 항목·전 값·고친 값·근거 네 칸이야. 3행에 제목, 4행부터 네 오류를 적어줘. 정리내역·품목별ABC·재검산도 함께 바로잡아줘. 지출분류표_수정본_가상.xlsx로 새로 만들어줘.
결과 확인 · 수정본 열기 · 100,600,000원 → 100,000,000원 · 경계·예외 수정
고쳐 달라는 한 줄 · «반품을 양수로 바꿨네. 원본의 음수 그대로 되돌려줘.»
오류 수정 예시 · 네 가지를 되돌린다
| 일부러 틀린 결과 | 고친 결과 | 이유 |
|---|---|---|
| 총액 100,600,000원 | 100,000,000원 | 중복 200,000원 제거 + 반품 부호 수정 400,000원 |
| 반품 +200,000원 | −200,000원 | 부호를 바꾸면 차이가 400,000원 |
| P05 B / P11 C | P05 A / P11 B | 누적 80%와 95%는 앞 등급에 포함 |
| P20 점검 제외 | C 유지 + 별도 확인 | 현장 메모에 생산 중단 우려 |
재계산 예시 100,600,000 − 200,000 − 400,000 = 100,000,000원
합계는 맞는데 등급이 다르면?
- 누적비율을 큰 지출 순서로 더했는지 본다
- 80%·95%의 «이하»를 빠뜨렸는지 본다
- 금액이 같으면 품목번호 순서를 확인한다
- 수정 후 비중·누적비율·등급을 함께 다시 계산한다
수정 범위 금액 → 비중 → 누적비율 → 등급 → 관리 문서
여기까지 만든 것 · 숫자와 근거 한 묶음
199행 · 1억 원
원본과 정리 기록 보존
A 5 / B 6 / C 9
등급별 금액 합계 1억 원
차이 0원
전체·방진 고무·경계 확인
숫자가 맞았으면 이제 «누가, 언제, 무엇을 볼지»로 바꿉니다.
엑셀에서 검산을 마쳤다면, 현장 메모와 함께 관리 순서를 정합니다.
분류표를
관리 순서로 바꿉니다
먼저 확인할 일·담당 역할·기한·완료 증거
등급과 현장 메모로 관리 순서 정하기
수정본과 현장 메모로 관리순서 시트를 만들어줘. 대상·근거·할 일·담당·보고 후 기한·완료 증거, 이 여섯 칸을 3행 제목으로 하고 4행부터 적어줘. A·B·C와 비상 센서 별도 확인을 나눠줘. C 등급은 바꾸지 말고 공급처는 지어내지 마. 기한은 예시로 제안하고 수정본에 같이 담아줘.
결과 확인 · 결과 예시 해설 · P20 먼저 확인 · 담당·기한·증거
고쳐 달라는 한 줄 · «C라고 점검에서 빼지 말고 센서는 별도 확인으로 남겨줘.»
관리 우선순위 예시 · 행동이 남는 표
| 대상 | 할 일 | 담당 역할 | 보고 후 기한·증거 |
|---|---|---|---|
| P20 · C · 별도 확인 | 공급처·대체품 승인 확인 | 구매·생산기술 | 3일 이내 · 확인 메모 |
| A · 5품목 | 월별 사용·계약 조건 점검 | 구매 | 10일 이내 · 점검표 |
| B · 6품목 | 분기 점검·발주 묶음 확인 | 구매 | 20일 이내 · 검토 기록 |
| C · 9품목 | 일반 소액 품목 묶음 관리 검토 | 구매 | 30일 이내 · 검토 기록 |
예시 일정입니다. C 9품목에 P20도 포함됩니다. P20은 일반 소액 묶음 처리에서 제외해 별도 확인합니다.
완료 증거 예시 공급처 확인 자료 · 점검표 · 검토 기록
큰 지출 점검이 돈으로 이어지려면
담당자는 A 품목의 사용량·계약 조건을 살펴봅니다.
품질·납기 확인과 승인 뒤 실제 효과를 기록합니다.
예시 계산이며 확정 성과가 아닙니다. 세금·금융 효과는 포함하지 않았습니다.
지출 분류표와 관리 문서 저장하기
수정본으로 지출분류표_가상.xlsx를 만들어줘. 정리내역·품목별ABC·재검산·정리기록을 담아줘. 관리순서는 A 10일·B 20일·C 30일, 센서는 구매·생산기술이 3일 안에 확인하는 예시로 해줘. 관리우선순위_가상.docx는 집계 범위·금액·할 일·승인 요청, 이 순서로 한 쪽에 담고 같은 이름의 PDF도 줘. 모르는 건 그대로 남기고 1% 개선은 예시라고 적어줘.
결과 확인 · 엑셀·워드·PDF 열기 · 등급별 금액 일치 · 센서 별도 확인
고쳐 달라는 한 줄 · «관리우선순위_가상.docx에서 센서의 공급처 확인 표시를 되살려줘.»
최종 파일 예시 · 세 형식의 숫자 대조
지출분류표_가상.xlsx
정리내역 199행 · 100,000,000원
품목별ABC 20품목 · A 5 / B 6 / C 9
재검산 B7·B12 차이 0원
정리기록 중복·반품·이름·빈칸 근거
관리우선순위_가상.docx / .pdf
A 80,000,000 / B 15,000,000원
C 5,000,000원 · 합계 100,000,000원
P20 C 유지 · 공급처와 승인 별도 확인
담당 구매·생산기술 · 보고 후 3일 이내
한글이 필요하면 워드를 한글에서 열어 HWP로 저장합니다.
회의 화면은 지출 요약·할 일·승인 요청 세 장으로 정리하고, 원본 엑셀과 금액을 맞춥니다.
현장에서는 관리 문서만 열어 보기
회사 메일·사내 메신저로 내게
관리우선순위_가상.pdf
회사가 허용한 방식으로 옮기고
휴대폰에서 직접 열어 봅니다.
현장에서 볼 세 줄
P20 공급처는 어디인가?
대체품 승인은 받았나?
구매·생산기술이 3일 안에 확인
원본 가격 자료는 허용된 회사 저장 공간에 보관합니다.
숫자 검산은 PC에서 마치고, 현장에는 확인할 일을 가져갑니다.
내 자료로 바꾸기 전,
마지막으로 확인합니다
전체 합계·경계·예외·저장 파일
최종 점검 · 보고 전에 다섯 가지
- 원본 200행 → 정리 199행, 제외 근거가 있다
- 전체 1억 원과 A·B·C 합계를 엑셀에서 확인했다
- P05 80%는 A, P11 95%는 B다
- P20은 C 유지 + 별도 확인, 빈 협력사는 확인 필요다
- 엑셀·워드·PDF의 금액과 가정 표시가 모두 같다
최종 파일을 열어 확인 재검산 B7·B12 0원 / P05 A / P11 B / P20 별도 확인
여러분 차례 · 숫자와 관리안을 직접 확인
가상 자료로 따라 하기
같은 Work 작업에서 이어 가기 실제 시연 6회 + 결과 예시 2단계
두 질문에 답하기
P05와 P11은 어느 등급인가?
P20은 누구와 언제 확인할까?
허용된 내 자료로 바꾸기
1년·원화·반품 기준부터
결과와 근거를 함께 보관
잠시 멈추고 두 질문에 답한 뒤, 이어지는 정답과 비교해 보세요.
직접 적어 보세요 P05·P11의 등급 / P20의 담당 역할·기한·완료 증거
직접 확인한 답과 비교해 보세요
| 질문 | 확인할 답 | 근거 |
|---|---|---|
| P05 표면 처리액 | A · 누적 80.00% | 80% 이하에 포함 |
| P11 작업 장갑 | B · 누적 95.00% | 95% 이하에 포함 |
| P20 비상 센서 | C 유지 + 별도 확인 | 현장 메모의 생산 중단 우려 |
| P20 담당·기한 | 구매·생산기술 · 보고 후 3일 이내 | 공급처·대체품 승인 여부 확인 |
답이 다르면 숫자와 근거가 어긋난 장으로 돌아가 고쳐 보세요. 관리 기한은 교육용 제안입니다.
맞춰 볼 곳 품목별ABC의 경계 / 관리순서의 P20 담당과 기한
기준부터 맞추고,
숫자는 다시 더하고,
관리할 일을 정한다.
오늘 바로 · 1년 구매 내역을 지출 분류표와 관리 순서로
오늘 남긴 것 지출 분류표 1개 + 관리 우선순위 문서 1개