팀 반복 업무,
체크리스트로
빠짐없이
확인할 일부터 완료 증거·예외 처리까지
오늘은 만들고 검증하는 과정까지
전체 40분 · PART 2~3에서 같은 대화를 이어가며 결과를 고칩니다
«분명히 확인했는데»
왜 같은 일이 다시 생길까요?
- 오전 변경표로 확인했는데 오후에 새 변경이 왔다
- 재고 장부와 실사 자료의 기준 시각이 다르다
- 정산 증빙이 늦어져 미결 건을 정상으로 닫는다
오늘의 문제
확인 표시만 있고, 무엇을 확인했는지 남지 않는다
손에 남길 결과물은 3종
업무별 체크리스트
출고 변경·재고 차이·정산
각 4개, 총 12개 확인 기준
예외 대응표
미확인·미도착·차이가 날 때
상태와 다음 행동을 구분
주간 검증표
중복 정리와 합계 대조
목표 예시와 실제 기록 구분
연속 실습
자료 대조 → 손실 확인 → 기준 설계 → 예외 검증 → 파일 저장
무엇을 얼마나 아끼나 · 예시
| 같은 4주 비교 | 시간 |
|---|---|
| 현재 재작업 | 350분 |
| 개선 후 재작업 목표 | 170분 |
| 추가 확인 시간 가정 | 30분 |
| 순회복 시간 | 150분 = 2.5시간 |
내부 시간 가치 · 현금 지출 절감 아님
2.5시간 × 시간당 30,000원 가정 = 75,000원
완료라는 말에
같은 뜻을 붙입니다
확인할 일 · 남길 증거 · 예외의 다음 행동
원칙 1 · 한 줄에는 확인할 일 하나
확인 시점을 적기
접수 때 / 확정 전 / 인계 때
행동을 보이게 적기
대조한다 / 확인받는다 / 남긴다
증거를 적기
자료 번호 / 기준 시각 / 확인 표시
짧게 바꾸는 예
«출고 확인» → «최신 변경표와 현장 확인을 대조한다»
원칙 2 · 완료·보류·해당없음을 구분
| 상태 | 적을 때 | 함께 남길 것 |
|---|---|---|
| 완료 | 기준을 확인했고 증거가 있을 때 | 확인 내용·증거·담당 확인 |
| 보류 | 미도착·불일치로 끝내지 못했을 때 | 이유·다음 확인 시점·알린 사람 |
| 해당없음 | 그 조건에 해당하지 않을 때만 | 해당없음의 이유 |
주의
증거가 없는 항목을 편하게 닫으려고 «해당없음»으로 바꾸지 않는다
원칙 3 · 업무 기준은 사람이 확인
- 메모에 있는 업무 범위와 월요일 오전 10시 마감을 유지한다
- 인계판의 의견을 승인된 규칙으로 바꾸지 않는다
- 실제 이름·고객 정보는 회사 허용 범위에 맞춰 가린다
오늘의 범위
반복 업무의 완료 기준과 예외 처리에 집중한다
메모·기록·인계판을
하나의 기준으로
자료를 읽고 → 중복을 정리하고 → 첫 체크리스트로
오늘 쓸 재료 3개
반복 업무 메모
담당·마감·완료 증거
메모 1~5항
반복 업무 기록
원본 62행
중복·이름 혼용·빈칸
현장 인계판
현장 의견과 미확인 사실
그대로 읽고 대조
가상 설정
한결물류 이천센터 · 박OO 주임 · 최OO 대리
메모에서 먼저 잡을 기준 3줄
| 업무 | 지켜야 할 시점 | 완료·보류 기준 |
|---|---|---|
| 출고 변경 | 최신 변경을 반영해 출고 확정 전 | 변경표와 현장 확인을 함께 남김 |
| 재고 차이 | 16시 시작 · 17시 미결 인계 | 같은 기준 시각으로 대조·재계수 |
| 운송비 정산 | 월요일 오전 10시 보고 | 확정분·미결분을 구분하여 제출 |
근거를 붙이기
출고는 메모 2항 / 재고는 3항 / 정산은 4항
인계판은 완료 증거일까요?
읽을 부분
«다 확인했음»의 자료·시각이 빠져 있다
채택하지 않을 의견
«증빙 없으면 0원?»은 승인된 기준이 아니다
Claude 채팅에서 같은 대화를 이어갑니다
- 새 대화에 재료 3개를 첨부하고 파일 이름을 확인한다
- 답이 나오면 근거와 빠진 내용을 확인하고 한 줄 더 부탁한다
- 결과를 고친 뒤 그 내용을 재료로 다음 단계를 이어간다
파일 첨부가 막히면
엑셀 첨부·파일 만들기 허용 상태를 설정에서 확인한다.
화면 이름과 제공 범위는 계정에 따라 다를 수 있다.
파일 3개 읽고 업무별 담당·마감·완료 증거를 묶어줘. 서로 안 맞는 말과 빈칸은 따로 적어줘. 내가 안 준 건 지어내지 말고 (확인 필요)로 남겨줘.
결과 확인
업무 3개와 메모 근거가 있고, 인계판의 의견이 따로 남았나?
고쳐 달라는 한 줄
인계판의 의견을 규칙처럼 쓴 부분은 빼고 다시 묶어줘.
첫 결과에서 빠뜨리면 안 되는 것
| 대조할 곳 | 기대하는 결과 예시 |
|---|---|
| S06 담당 빈칸 | 박OO 주임이 담당 후보지만 그날 담당은 확인 필요 |
| T15 증거 빈칸 | 증빙 미도착 상태 유지, 지어낸 증빙 번호 없음 |
| 인계판의 0원 의견 | 미승인 의견으로 구분, 완료 기준에서는 제외 |
| 정산 보고 마감 | 월요일 오전 10시, 미결은 나눠서 보고 |
다음 단계 재료
확인된 업무 이름 3개와 빈칸·충돌 목록을 그대로 이어 쓴다
방금 정한 업무 이름으로 기록을 맞춰줘. 같은 번호라도 내용이 전부 같은 행만 하나 남겨줘. 원본은 보관해. 업무별 처리 건수·재작업 건수·재작업 분을 표로 보여줘. 빈칸은 확인 필요로 두고, 뺀 행도 적어줘.
결과 확인
C07·T10 각 1행만 제외했나? 60건·12건·350분인가?
고쳐 달라는 한 줄
62행을 다 더했네. C07·T10의 같은 내용 1행씩만 빼고 다시 세어줘.
중복 두 행을 빼면 60건·350분
| 업무 | 처리 건수 | 재작업 건수 | 재작업 분 |
|---|---|---|---|
| 출고 변경 | 20건 | 5건 | 150분 |
| 재고 차이 | 20건 | 4건 | 80분 |
| 운송비 정산 | 20건 | 3건 | 120분 |
| 합계 | 60건 | 12건 | 350분 |
원본과 차이
원본 62행·13건·380분 → 완전히 같은 중복 2행 제외
숫자 검증 · 엑셀에서 다시 계산
| 정리 기록에서 고른 업무 | 건수 확인 | 재작업 분 확인 |
|---|---|---|
| 출고 변경 | 20건 중 재작업 5건 | 30 + 30 + 30 + 30 + 30 = 150분 |
| 재고 차이 | 20건 중 재작업 4건 | 20 + 20 + 20 + 20 = 80분 |
| 운송비 정산 | 20건 중 재작업 3건 | 40 + 40 + 40 = 120분 |
엑셀 조작
주간 검증표 → «정리 기록»에서 업무를 골라 보기
«재작업 분»을 선택해 합계를 보고 → «숫자 대조»의 350분과 맞추기
정리한 기록과 메모로 업무별 체크리스트를 만들어줘. 업무마다 4개씩, 언제·확인할 일·담당·완료 증거·이상할 때를 적어줘. 각 항목에 메모 근거를 붙이고, 승인 안 된 의견은 넣지 마.
결과 확인
업무 3개 × 4개 = 12개인가? 기준마다 증거와 근거가 있나?
고쳐 달라는 한 줄
«꼼꼼히 확인» 같은 말은 실제로 대조할 대상과 남길 증거로 바꿔줘.
초안 한 줄을 다섯 칸으로 읽어 봅니다
| 언제 | 확인할 일 | 담당 | 완료 증거 | 이상할 때 |
|---|---|---|---|---|
| 출고 확정 전 | 변경 위치·수량을 현장에 확인받는다 | 박OO 주임 | 변경표 번호 현장 확인·시각 | 해당 건 보류 팀장에게 연락 |
| 월요일 10시까지 | 확정분·미결분을 나눠 보고한다 | 최OO 대리 | 제출 시각 팀장 확인 | 마감 위험이면 10시 전 연락 |
결과 예시 · 근거
출고는 메모 2항, 정산은 메모 4항. 미결이 있다고 마감을 바꾸지 않는다.
안 맞을 때의 행동까지
확인표에 남깁니다
문장을 줄이고 → 예외를 붙이고 → 일부러 틀려 보기
방금 만든 표를 현장에서 읽기 쉽게 줄여줘. 한 줄에 확인할 일 하나만 두고, 두루뭉술한 말은 빼줘. 마감·완료 증거·이상할 때 행동과 근거는 남겨줘.
결과 확인
짧아졌어도 무엇을 확인하고 어디에 남길지 알 수 있나?
고쳐 달라는 한 줄
문장을 줄이다 빠진 완료 증거와 예외 행동은 다시 붙여줘.
«꼼꼼히»를 지우고 확인 대상을 남깁니다
출고 변경 꼼꼼히 확인
확인한 대상도, 끝난 기준도 보이지 않음
최신 변경표와
현장 확인 대조
변경표 번호·현장 확인 시각을 남김
남길 것
확인 번호 C1~C4 / S1~S4 / T1~T4는 유지한다
방금 표에서 자료가 안 맞거나 증빙이 안 오면 어떻게 할지 묶어줘. 현재 상태·누가 할 일·다음 확인·다시 완료할 증거를 적어줘. 메모의 마감은 유지하고, 확인 안 된 시간이나 승인은 지어내지 마.
결과 확인
출고·재고·정산 예외 6가지가 있고, 보류와 보고가 구분되나?
고쳐 달라는 한 줄
정산은 10시까지 확정분·미결분을 나눠 보고하게 고쳐줘.
틀린 결과 바로잡기 · 일부러 틀린 답안
| 틀린 문장 · 연습용 | 왜 틀렸을까요? |
|---|---|
| 62행이 별개 업무라 재작업 13건·380분이다 | 같은 C07·T10을 각각 두 번 셌다 |
| 체크리스트로 380분을 전부 아낀다 | 목표 재작업·추가 확인 시간도 빼야 한다 |
| S06 담당은 박OO 주임으로 확정이다 | 그날 실제 담당은 비어 있다 |
| T15 증빙이 없으면 0원 완료하면 된다 | 미도착을 확정으로 바꿨다 |
틀렸을 때는 근거·오류·기대 결과를 짚습니다
C07·T10 중복 때문에 합계가 달라졌어. 정리 기록으로 다시 세어줘. 60건·12건·350분과 맞는지 엑셀에서 확인할게. S06은 담당 확인 필요, T15는 증빙 미도착으로 고쳐줘. 절약 시간은 목표 재작업과 추가 확인 시간을 빼서 보여줘.
고친 뒤 다시 보기
숫자만 바뀐 게 아니라, 기준표와 예외 대응표에도 반영됐나?
고친 체크리스트와 예외표로 아래 상황을 시험해줘. 오후에 새 출고 변경이 왔어. 재고 자료 시점이 달라. 정산 증빙은 9시 50분에도 안 왔어. 상황별 상태·다음 행동·남길 증거를 적어줘.
결과 확인
해당 출고는 보류, 재고는 시점 재대조, 정산은 미결 구분 보고인가?
고쳐 달라는 한 줄
증빙이 없는데 완료로 썼네. 미결로 남기고 10시 보고는 유지해줘.
실패 상황을 넣었더니 이렇게 달라져야
| 상황 | 상태와 행동 | 다시 확인할 증거 |
|---|---|---|
| 오후 새 출고 변경 | 해당 건 보류 → 최신 내용·현장 재확인 | 새 변경표 번호·현장 확인 시각 |
| 재고 자료 시점 불일치 | 차이 확정 보류 → 같은 시점 자료 대조 | 자료 기준 시각·재계수 결과 |
| 정산 9시 50분 증빙 미도착 | 미결 유지 → 10시 전 연락·나눠 보고 | 제출 시각·미결 목록·팀장 확인 |
판단의 경계
다음 확인 시점이 미정이면 사람이 정한다. 도착하지 않은 증빙을 만든 것처럼 쓰지 않는다.
여기까지 만든 것은 연결된 두 표
12개 확인 기준
언제·할 일·담당·증거·예외
메모 근거로 연결
6가지 예외
보류 이유·다음 행동·재확인
실패 상황으로 기준 점검
이제 남은 일
파일로 받아 계산을 확인하고, 실제로 쓴 결과를 기록한다
파일로 받고,
계산과 기록을 확인합니다
숫자는 눌러 보고 · 빈칸은 미측정으로 남기기
정리한 기록으로 목표 시간 비교를 엑셀에 만들어줘. 개선 뒤 재작업은 출고 3건·재고 2건·정산 1건으로 가정해. 건당 시간은 원본대로, 추가 확인은 업무마다 10분씩 잡아줘. 순회복 시간과 시간당 3만 원 가정의 내부 가치를 계산해줘.
결과 확인
350 − 170 − 30 = 150분, 2.5시간 × 30,000원 = 75,000원인가?
고쳐 달라는 한 줄
추가 확인 30분을 안 뺐네. 빼서 다시 계산하고 목표 예시라고 써줘.
엑셀 값을 바꿔서 따라 바뀌는지
| 목표 비교 시트 | 원래 값 | 잠깐 바꾼 값 | 바뀌어야 할 결과 |
|---|---|---|---|
| 출고 추가 확인 분 | 10분 | 20분 | 순회복 140분 · 70,000원 |
| 출고 목표 재작업 건수 | 3건 | 4건 | 순회복 120분 · 60,000원 |
실제 조작 순서
합계 칸 눌러 계산 확인 → 첫 값만 바꾸기 → 결과 확인 → 복원
그다음 두 번째 값만 바꾸기 → 확인 → 복원
확인한 기준으로 체크리스트 엑셀·예외표 워드·주간 검증표 엑셀을 만들어줘. 주간 기록엔 처리 건수·재작업 건수와 분·추가 확인 분·근거를 넣어줘. 아직 안 잰 칸은 비워 두고 미측정으로 보여줘. 계산은 엑셀이 하게 하고, 같은 업무·물량인지 확인할 칸도 남겨줘.
결과 확인
결과물 3종이 열리고, 빈 기록에서 절감 실적이 나오지 않나?
고쳐 달라는 한 줄
빈칸을 0분 실적으로 잡았네. 근거까지 채우기 전에는 미측정으로 바꿔줘.
받은 파일을 회사에서 쓰는 문서로
원본으로 보관
체크리스트·주간 검증표
열어 보고 숫자·상태 확인
검토하고 저장
예외 대응표를 워드로 열기
한글에서 열어 HWP로 저장
공유할 만큼만
PDF는 현장 보기·출력용
PPT는 요약 보고가 필요할 때
검토한 체크리스트는 PDF로, 팀 공유용 요약은 PPT 3장으로 만들어줘. 완료 기준·예외 처리·측정할 것 순서로. 목표 예시 표시는 남겨줘.
휴대폰에서는 기준을 보고, 기록은 원본에
- 휴대폰 보기 파일을 내려받아 «나와의 채팅»에 보낸다
- 휴대폰에서 저장한 뒤 브라우저로 열어 업무를 펼친다
- 완료·보류와 증거는 공식 엑셀 기록에 남긴다
열리지 않으면
기기·앱에 따라 HTML 열기가 다를 수 있다. PDF 보기 사본을 쓴다.
최신 변경표와 현장 확인
번호·시각을 남기기
보기용 사본
공식 기록은 엑셀
처음 한 주는 써 보고 고치는 기간
| 시점 | 할 일 | 남길 것 |
|---|---|---|
| 11월 9~13일 | 한 주 시험·읽기 어려운 줄 수정 | 빠진 항목·과한 항목·미결 이유 |
| 11월 9일~12월 4일 | 같은 4주 기록 모으기 | 업무별 처리량·재작업·추가 확인 분 |
| 비교 전 | 물량·난이도·측정 기준 확인 | 다르면 단순 비교 보류 |
성공 기준
확인표를 채운 비율보다, 빠진 확인과 재작업이 줄었는지 본다
우리 팀 업무 하나로
기준을 확인해 보세요
자료 확인 → 기준 확인 → 숫자 확인 → 실제 사용
사용하기 전 다섯 가지 점검
- 12개 기준에 시점·담당·증거·예외·근거가 있다
- 최신 출고 확인과 월요일 오전 10시 정산 마감이 유지됐다
- 중복 제외 후 60건·12건·350분을 엑셀로 확인했다
- 150분·75,000원은 목표 예시로 표시했다
- 빈 기록은 미측정이며, 담당자·팀장이 기준을 검토했다
여러분 차례 · 반복 업무 하나로
자료 세 개 읽기
메모·기록·인계판 받기
같은 Claude 대화에 첨부
기준을 만들고 시험
STEP 1~6으로 정리
미확인 상황 하나 넣기
파일 받고 검산
STEP 7~8로 저장
값 바꾸기·복원하기
끝낼 조건
완료 증거와 보류 이유를 다른 사람이 읽어도 같은 뜻으로 이해한다
견본과 비교하되 우리 기준으로 검토
| 결과물 | 비교할 것 |
|---|---|
| 업무별 체크리스트 | 업무 3개·12개 기준, 증거와 예외가 이어지는가 |
| 예외 대응표 | 미결·보고 완료·최종 확정을 구분했는가 |
| 주간 검증표 | 중복 정리·재계산·미측정 구분이 맞는가 |
확인할 일은 짧게,
완료 증거는 분명하게.
예외는 다음 행동까지.
우리 팀 반복 업무 하나부터, 재작업을 줄이는 기준으로