성분 함유
확인 요청,
회신서 쓰기
고객 양식 그대로,
근거 있는 초안으로 답한다
오늘은 약 20분, 회신서 하나에 집중합니다
양식이 다르면, 옮겨 적는 일부터 밀립니다
| 들어오는 요청 | 헷갈리는 지점 | 오늘 바꿀 방식 |
|---|---|---|
| 고객마다 다른 표 | 제품명·물질명·칸 순서가 다름 | 고객 양식을 먼저 읽힌다 |
| 기한이 있는 회신 | 접수일·약속한 날짜가 뒤섞임 | 요청서에서 기한을 확인한다 |
| 근거가 부족한 항목 | 빈칸을 비함유로 적을 위험 | (확인 필요)로 남긴다 |
이런 경험 있으시죠? 문의가 몰릴 때는 근거 찾기와 양식 맞추기가 함께 쌓입니다.
고객 양식에 맞춘 함유 여부 회신서 초안
해온소재 · HS-F02 개정 2 · 미승인 초안
| 제품 / 물질 | 함유 여부 | 함량 |
|---|---|---|
| JB-R10 / VS-A | 함유 | 0.15 |
| JB-R10 / VS-B | 비함유 | 해당 없음 |
| JB-L30 / VS-C | (확인 필요) | (확인 필요) |
| 남겨야 할 것 | 초안 상태 |
|---|---|
| 대상 | 2개 제품 × 3개 물질 = 6행 |
| 상태 | 함유 1 · 비함유 4 · 확인 필요 1 |
| 승인·서명 | (확인 필요) |
| 외부 발송 | 담당자 검토 후 결정 |
행 순서·칸 이름 유지 + 근거 문서 표시 + 미확정 1건 남기기
영향 목록은 출발점,
확정은 근거로
고객 요청 범위 · 제품별 근거 · 회신 기한을 따로 본다
앞서 정리한 제품 영향 목록을 이어 받습니다
해외 화학물질 규제 변경 공지(예: REACH 고위험 우려 물질 신규 등재) 읽고 우리 제품 영향 정리
| 제품 | 앞 업무에서 남긴 점 | 이번 회신에 쓸 때 |
|---|---|---|
| JB-R10 | 검토물질 가 / VS-A 검토 대상 | 제품별 근거에서 함량 확인 |
| JB-L30 | 검토물질 다 / VS-C 자료 보완 | (확인 필요) 항목을 먼저 추적 |
| JB-S20 | 사내 추적 중 | 이번 해온소재 요청에는 넣지 않음 |
영향 목록은 우선순위 자료입니다. 함유 여부를 확정하는 확인서가 아닙니다.
«자료에 없음»은 «비함유»가 아닙니다
| 근거에 적힌 말 | 회신 초안의 표현 | 주의할 점 |
|---|---|---|
| 함유 0.15 w/w% | 함유 / 0.15 | 단위·제품·식별코드 대조 |
| 유효 확인서에 비함유 | 비함유 / 해당 없음 | 확인서 범위가 맞을 때만 |
| 구본: 의도적 첨가 없음 | (확인 필요) | 불순물까지 없다는 뜻 아님 |
| 최신 확인서의 공란 | (확인 필요) | 빈칸·검색 누락을 근거로 쓰지 않음 |
이번 비함유 4건은 제품·물질·불순물 범위가 맞는 확인서 기준입니다. 분석 불검출·0%로 바꾸지 않습니다.
기한과 업로드 허용 범위를 먼저 확인합니다
| 구분 | 오늘 실습 | 실제 업무에서 확인 |
|---|---|---|
| 고객 합의 기한 | 11/06 접수 → 12/21 회신 다음 날부터 45일(가상) | 요청서·계약에서 별도 확인 |
| 법정 45일 설명 | 소비자 요청·성형품 등 조건이 있는 의무 | 모든 B2B 원료 요청에 일괄 적용하지 않음 |
| 자료를 올리기 전 | 교육용 가상 파일만 사용 | 사내망·보안 규정이 허용하는 도구인지 먼저 확인 |
실제 자료는 이름·연락처를 가리고, 배합·함량 등 영업비밀은 회사가 허용한 범위만 사용합니다.
근거: Z2Data REACH 안내 · EU 집행위원회 소비자 요청 안내 · 2026-11-06 확인
읽고, 맞추고,
양식에 채운다
Chat에서 재료를 읽고 부탁 문장 네 번으로 검토용 초안을 만든다
오늘 쓸 재료는 네 가지입니다
| 재료 | 들어 있는 내용 | 역할 |
|---|---|---|
| 고객 요청서 · PDF 1쪽 | 품목·검토물질·회신 기한 | 요청 범위 고정 |
| 고객 양식 · 엑셀 | 6행 + 작성안내 | 칸·행 순서 유지 |
| 앞 업무 영향 목록 · 엑셀 | 제품 3개와 조치 | 누락·범위 확인 |
| 제품별 함유 근거 · PDF 2쪽 | 제품별 확인서·구본 주의 | 함유 여부·함량 대조 |
전부 교육용 가상 자료 · 검토물질명과 VS 식별코드는 실제 규제 목록·CAS 번호가 아닙니다.
ChatGPT 안에서 Chat을 고릅니다
안내 그림 · 실제 앱 화면 아님
왼쪽 위 선택: ChatGPT
파일 첨부 기능으로 재료 4개 추가
입력칸에서 부탁 문장 보내기
| 확인할 곳 | 보낼 준비 |
|---|---|
| 대화 위치 | ChatGPT 안의 Chat |
| 파일 첨부 기능 | 입력 재료 4개 확인 |
| 읽기 확인 | 파일명·쪽수·6행 확인 |
| 화면이 다르면 | 버전에 따라 다를 수 있음 |
파일이 읽히지 않으면 멈추고, 회사가 허용한 범위의 표·텍스트를 붙여 넣어 다시 확인합니다.
요청 범위와 양식부터 읽힙니다
고객요청서_해온소재_가상.pdf랑 고객양식_해온소재_가상.xlsx 읽어줘. 요청 품목, 물질, 양식의 칸 순서, 회신 기한을 표로 뽑아줘. 아직 함유 여부는 채우지 마. 내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.
결과 예시 · 원문과 대조
| 뽑은 항목 | 확인할 값 |
|---|---|
| 요청 / 양식 | HS-261106 / HS-F02 개정 2 |
| 대상 | H-210·H-330 / 물질 3개 |
| 전체 행 | 2개 제품 × 3개 물질 = 6행 |
| 접수 → 기한 | 2026-11-06 → 2026-12-21 |
| 답변 칸 | 함유 여부·함량·근거·비고 |
양식의 칸: 고객 품목 → 당사 제품 → 검토물질 / 식별코드 → 함유 여부 → 함량(w/w%) → 근거 문서 / 위치 → 비고
이름보다 제품·물질 식별코드로 맞춥니다
제품영향목록_앞업무결과_가상.xlsx랑 제품별_함유근거_가상.pdf로 근거를 맞춰줘. 제품·물질 식별코드별로 함유 여부, 함량, 근거 문서와 쪽수를 표로 써줘. 최신 확인서 공란은 구본의 무첨가로 메우지 마. 내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.
결과 예시 · 6행 중 핵심 3행
| 제품 / 물질 | 근거와 상태 |
|---|---|
| JB-R10 / VS-A | 함유 0.15 w/w% RA-R10-06 / 1쪽 |
| JB-R10 / VS-B | 비함유(확인서 기준) RA-R10-06 / 1쪽 |
| JB-L30 / VS-C | (확인 필요) SUP-L30-11 / 2쪽 공란 |
중요한 대조: 최신 SUP-L30-11은 공란, 구본 SUP-L30-08은 «의도적 첨가 없음». 둘을 합쳐 비함유로 쓰지 않습니다.
고객의 칸과 순서를 그대로 씁니다
이 근거표를 고객양식_해온소재_가상.xlsx의 6행에 맞춰 회신서 초안으로 써줘. 칸 이름과 행 순서는 그대로. 0.10 w/w%를 넘는 값은 비고에 표시해줘. 비함유 함량은 해당 없음, 비고는 확인서 기준이라고 써줘. 승인·서명·회신일은 채우지 마. 내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.
회신서 초안 · 결과 예시
| 고객 품목 | 제품 / 물질 | 함유 여부 |
|---|---|---|
| H-210 | JB-R10 / VS-A | 함유 |
| H-210 | JB-R10 / VS-B | 비함유 |
| H-210 | JB-R10 / VS-C | 비함유 |
| H-330 | JB-L30 / VS-A | 비함유 |
| H-330 | JB-L30 / VS-B | 비함유 |
| H-330 | JB-L30 / VS-C | (확인 필요) |
0.15% > 0.10%는 고객 검토선 초과 표시입니다. 제품이 법적으로 부적합하다고 단정하지 않습니다.
원문과 대조하고 확인 필요 1건을 남깁니다
초안을 요청서·고객 양식·근거 PDF와 다시 대조해줘. 6행, 함유 1건·비함유 4건·확인 필요 1건이 맞는지 보고, 다르면 원문 근거로 고쳐줘. JB-L30의 검토물질 다에 필요한 보완 자료와 내부 요청일정도 써줘. 승인 전 초안으로 남겨줘. 내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.
| 검사 항목 | 대조 결과 예시 |
|---|---|
| 행 누락·중복 | 6행 / 중복 없음 |
| 세 가지 상태 | 함유 1 · 비함유 4 · 확인 필요 1 |
| 보완 자료 | VS-C 함유·함량·불순물 범위 |
| 내부 요청일정 | 2026-11-13 / 공급사 자료 요청 |
| 승인·서명 | (확인 필요) 유지 |
비함유가 5건으로 나오면: «SUP-L30-11의 VS-C는 공란이야. (확인 필요)로 고치고 근거를 다시 써줘.»
6행이 남고, 근거를 다시 찾을 수 있습니다
| 고객 품목 | 제품 / 물질 | 함유 여부 | 함량(w/w%) | 근거 문서 / 위치 |
|---|---|---|---|---|
| H-210 | JB-R10 / VS-A | 함유 | 0.15 | RA-R10-06 / 1쪽 |
| H-210 | JB-R10 / VS-B | 비함유 | 해당 없음 | RA-R10-06 / 1쪽 |
| H-210 | JB-R10 / VS-C | 비함유 | 해당 없음 | RA-R10-06 / 1쪽 |
| H-330 | JB-L30 / VS-A | 비함유 | 해당 없음 | SUP-L30-11 / 2쪽 |
| H-330 | JB-L30 / VS-B | 비함유 | 해당 없음 | SUP-L30-11 / 2쪽 |
| H-330 | JB-L30 / VS-C | (확인 필요) | (확인 필요) | SUP-L30-11 / 2쪽 |
상태: 함유 1 · 비함유 4 · 확인 필요 1 / 미승인 초안 · 아직 고객에게 발송하지 않음
결과 파일에는 비고와 승인 확인란도 있습니다. 실제 Chat 응답의 문구·배치는 달라질 수 있습니다.
줄이는 것은 옮겨 적기와 재확인입니다
| 예시 계산 | 기대할 수 있는 변화 |
|---|---|
| 60분 − 25분 | 1건당 35분 차이 |
| 월 20건이라면 | 35분 × 20건 = 700분 |
| 700분 | 11시간 40분 |
| 확보한 시간 | 공급사 보완·고객 설명에 사용 |
양식이 달라도 근거를 남겨, 누락으로 다시 묻는 일과 회신 지연을 줄입니다. 실제 효과는 업무별로 재봅니다.
함유·법 적용·발송의 최종 판단은 담당자
| 검토자 | 반드시 확인할 것 | 이번 초안의 상태 |
|---|---|---|
| RA팀 | 실제 물질 식별·최신 목록·적용 대상 | 가상 물질 실습 / 실제 규제 판정 아님 |
| 품질·기술팀 | 확인서 범위·함량·단위·불순물 | JB-L30 / VS-C 추가 자료 필요 |
| 기술영업 | 고객 양식·기한·보완 설명 | 기한 12/21 / 내부 자료 요청 11/13 |
| 승인 책임자 | 확인 필요 해소·승인·서명·회신일 | 모두 (확인 필요), 발송 보류 |
AI 초안에 «전 제품 규제 적합», «검증 완료», «승인 완료»가 붙으면 근거 없이 확정한 말인지 먼저 봅니다.
파일로 열어 보고,
검토한 뒤 보낸다
채팅 응답으로 끝내지 않고 원본 양식과 실제 저장 파일을 비교한다
받은 파일을 열어서 확인합니다
이 초안을 고객 양식 그대로 엑셀 파일과 검토용 워드 파일로 만들어줘. 확인 필요·근거·비고·미승인 표시를 남겨줘. 내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.
파일 생성이 안 되면: 결과 표를 복사해 원본 고객 양식에 붙여 넣고 새 이름으로 저장합니다.
| 사용할 문서 | 저장 후 확인 |
|---|---|
| 엑셀 · 고객 회신용 | 6행·칸 순서·단위·비고 |
| 워드 → 한글 | 열어서 표 확인 → HWP 저장 |
| PDF · 검토용 | 워드에서 PDF로 저장 → 잘림 확인 |
| PPT · 내부 보고용 | 필요할 때만 상태 요약 1장 |
휴대폰에는 검토할 일만 가져갑니다
고객·제품 이름과 배합·함량·증빙 문서는 빼고, 상태 건수·보완할 일·기한만 휴대폰용 HTML 파일로 만들어줘. 외부 연결 없이 파일 하나로 열리게 해줘. 내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.
회사 규정이 허용한 가상 메모만: 내려받기 → 카카오톡 «나와의 채팅» → 휴대폰 브라우저로 열기
열리지 않으면 검토용 PDF로 확인합니다. 실제 회사 자료는 허용된 저장·공유 경로만 사용합니다.
함유 1 · 비함유 4
검토물질 다 근거 보완
고객 기한 12/21
보내기 전 다섯 줄을 검사합니다
| 검사할 곳 | 오늘 예시의 정답 | 어긋나면 |
|---|---|---|
| 대상·순서 | H-210·H-330 / 각 3개 / 총 6행 | 원본 양식과 다시 대조 |
| 함량·단위 | JB-R10 / VS-A = 0.15 w/w% | 0.10은 고객 검토선인지 확인 |
| 근거 문서 | RA-R10-06 1쪽 / SUP-L30-11 2쪽 | 최신본·제품·물질 식별코드 확인 |
| 미확정 상태 | JB-L30 / VS-C = (확인 필요) | 빈칸을 비함유로 메우지 않기 |
| 승인·파일 | 검토·서명·회신일 미확정 / 파일 재열기 | 담당자 확정 전 발송 보류 |
함유 1 + 비함유 4 + 확인 필요 1 = 6행 · 파일에서 직접 확인하고 저장합니다.
같은 재료로 한 번 더 해 보세요
| 순서 | 따라 할 일 | 화면에서 확인 |
|---|---|---|
| 읽기 | 입력 자료 4개를 Chat에 첨부 | 요청번호·6행·기한 |
| 맞추기 | 부탁 문장 네 번 이어서 사용 | 1건·4건·1건, 근거 위치 |
| 검토하기 | 고객 양식으로 파일 저장 후 재열기 | 미확정·비고·승인 표시 |
스스로 확인할 질문: «최신 확인서가 공란인데, 왜 비함유라고 쓰면 안 될까요?»
고객 양식은 그대로,
근거 없는 확정은 남기지 않는다
요청 읽기
범위·기한 고정
근거 맞추기
제품·물질·최신본
사람이 확정
보완·검토·승인
확인 필요를 정확히 남기는 것도, 좋은 회신 초안의 일부입니다.