입주 하자 접수,
공종별 배정표로
사진·글을 모아, 근거 있는 배정 초안까지
JJ건설(가상, 종합건설·임대, 직원 540명)
오늘은 자료를 엮고, 틀린 답도 고칩니다
사진은 쌓이고, «어느 공종이지?»가 남습니다
| 접수 장면 | 담당자가 멈추는 곳 | 오늘 바꿀 일 |
|---|---|---|
| 천장 얼룩 사진 + 짧은 글 | 누수인지 도장인지 원인을 모름 | 근거와 확인 질문을 남기기 |
| 동·호를 빼고 보낸 글 | 찾아가야 할 위치가 없음 | 빈칸을 채워 넣지 않고 보류 |
| 같은 접수가 다시 들어옴 | 중복인지 다른 하자인지 모름 | 접수번호와 원문을 함께 비교 |
| 협력사별로 나눠야 함 | 업체가 맡는 범위를 다시 확인 | 담당 기준표에 연결하기 |
입주 초기 수천 건이 몰리면, 분류에 몇 주가 걸리는 상황을 다룹니다.
업무 흐름 참고: 스마트투데이 · AI 하자관리 플랫폼 도입 기사 (2025-08-06). 실제 도구·성과 재현 아님.
하자 접수 목록 → 협력사별 배정표
공종·위치·긴급도로 나눈 배정 초안 · 가상 결과 예시
| 접수 | 정리 위치 | 공종 / 협력사 | 긴급도 |
|---|---|---|---|
| H0001 | 101동 0101호 주방 | 설비 / 누리설비 | 즉시 확인 |
| H0301 | 101동 0108호 거실 | 전기 / 다온전기 | 즉시 확인 |
| H0521 | 102동 0103호 안방 | 창호 / 온결창호 | 우선 확인 |
| H1173 | 103동 0108호 거실 | (확인 필요) / 미배정 | (확인 필요) |
배정 초안 1,160건 + 보류 20건. 원문·근거·다음 확인 칸까지 남깁니다.
기준부터 정합니다
공종·위치·긴급도, 세 칸의 뜻을 먼저 맞춥니다.
«어느 공종»과 «무슨 원인»은 다릅니다
| 접수 표현 | 공종 초안 | 멈출 지점 |
|---|---|---|
| 급수 연결부에서 물방울 | 설비 | 누수 원인·책임 확정은 현장 확인 |
| 콘센트에서 탄 냄새가 난다는 글 | 전기 | 안전 담당자의 즉시 확인 |
| 손잡이가 헛돌아 창문이 안 잠김 | 창호 | 작동 상태를 현장에서 확인 |
| 천장 얼룩 + 벽지 들뜸 | (확인 필요) | 설비·도장 중 임의 선택 금지 |
접수 글과 현장 메모를 근거로 초안을 만듭니다. 그림만 보고 원인을 단정하지 않습니다.
긴급도는 실습용 내부 기준입니다
| 등급 | 접수에 나타난 징후 | 담당자가 할 일 |
|---|---|---|
| 즉시 확인 | 진행 중인 누수·탄 냄새 등 위험 징후 보고 | CS·안전 담당자에게 즉시 확인 요청, 현장 절차 우선 |
| 우선 확인 | 기능 사용 곤란·낙하 또는 날카로운 단면 우려 | 현장 담당자가 상태 확인 후 순서 결정 |
| 일반 | 기능 사용 가능, 표면 흠집·마감 불량 | 담당자 검토 후 방문 일정 협의 |
| (확인 필요) | 증상·진행 여부 불명확 | 질문 목록에 넣고 임의 등급 확정 금지 |
법정 처리기한·안전 진단이 아닙니다. 위험 징후는 표 완성보다 현장 절차가 먼저입니다.
중복은 줄여도, 서로 다른 접수는 남깁니다
| 비교 대상 | 판정 | 남기는 기록 |
|---|---|---|
| H0001 원본 행 3 ↔ 원본 행 1183 | 접수번호·나머지 칸 모두 같음 | 뒤 행 제외, 중복 이력에 두 행 번호 |
| 같은 동·호, 다른 접수번호 | 별도 접수 유지 | 내용이 비슷해도 자동 합치지 않음 |
| 101-0101 / 주방 | 101동 0101호 주방 | 위치 원문도 보존 |
| 위치 칸 빈칸 | (확인 필요) | 동·호를 새로 만들지 않음 |
접수 1건에 번호 1개. 같은 위치여도 하자가 여러 개일 수 있습니다.
협력사는 기준표에 있는 곳만 연결합니다
| 공종 | 가상 협력사 | 배정 전 확인 |
|---|---|---|
| 설비 | 누리설비 | 위치 있음 + 공종 분명 + 담당자 검토 |
| 전기 | 다온전기 | 위치 있음 + 공종 분명 + 담당자 검토 |
| 창호 | 온결창호 | 위치 있음 + 공종 분명 + 담당자 검토 |
| 도장 | 바른도장 | 위치 있음 + 공종 분명 + 담당자 검토 |
| 타일 | 고운타일 | 위치 있음 + 공종 분명 + 담당자 검토 |
| 목공 | 모아목공 | 위치 있음 + 공종 분명 + 담당자 검토 |
일정·연락처·계약 범위는 제공하지 않았습니다. 새로 지어내지 않습니다.
Work에서 이어서 만듭니다
자료 읽기 → 정리 → 분류 → 보류 → 배정 → 저장
ChatGPT를 고르고, 그 안에서 Work로
안내 그림 · 실제 앱 화면 아님
화면은 버전에 따라 다를 수 있습니다
| 준비 | 확인할 것 |
|---|---|
| 앱 | 새 ChatGPT 데스크톱 앱 |
| 선택 | 왼쪽 위에서 ChatGPT → 입력칸 위 Work |
| 자료 | 먼저 연습용 가상 파일만 첨부 |
| 이용 가능 | 요금제·조직 설정·제공 상태에 따라 다름 |
Work가 보이지 않으면 제공 상태와 회사 설정을 확인합니다. 새 결제를 요구하는 실습은 아닙니다.
화면 이름: 지정 설치편 확인표(2026-11-04) · OpenAI 공식 안내
목록·기준·현장 메모·그림을 함께 넣습니다
| 재료 | 양 | 어디에 쓰나 |
|---|---|---|
| 하자접수목록_가상.xlsx | 1,200행 | 접수번호·위치·글·첨부 그림 연결 |
| 분류배정기준_가상.xlsx | 3개 시트 | 공종·협력사·긴급도·정리 규칙 |
| 현장확인메모_가상.docx | 관찰 7묶음 | 그림 해석의 한계와 보류 기준 |
| 점검그림 6장 | 직접 그린 가상 그림 | 접수번호로 글과 연결 |
묶음을 풀어 재료 9개를 첨부합니다. 완성 예시는 실습을 마친 뒤 비교용으로 받습니다.
먼저 읽고, 빠진 재료부터 찾기
Work에 보낼 부탁 문장
하자접수목록_가상.xlsx, 분류배정기준_가상.xlsx, 현장확인메모_가상.docx와 점검그림 6장을 읽어줘. 파일별 역할과 원본 행 수, 빈칸, 중복 후보를 표로 보여줘. 아직 배정하지 마. 내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.
자료 진단 · 가상 결과 예시
| 확인 | 예상 답 |
|---|---|
| 목록 원본 | 1,200행 |
| 같은 내용 중복 후보 | 20행 |
| 위치 빈칸 | 12건 |
| 원인 불명 복합 증상 | 8건 |
| 점검 그림 연결 | 접수번호 6개 |
확인할 곳 → 원본 번호·근거·보류 상태를 같은 줄에서 확인합니다.
중복 20행을 빼고, 위치를 맞추기
Work에 보낼 부탁 문장
기준표대로 접수번호와 나머지 칸이 모두 같은 중복만 빼줘. 남긴 행과 제외한 원본 행 번호를 따로 남겨줘. 위치 원문은 두고 정리 위치 칸을 추가해줘. 번호가 다르면 합치지 마. 내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.
정리 결과 · 가상 결과 예시
| 항목 | 결과 |
|---|---|
| 원본 / 중복 제외 | 1,200행 / 20행 |
| 고유 접수 | 1,180건 |
| H0001 남김 / 제외 | 원본 행 3 / 1183 |
| H0003 위치 | 101동 0301호 주방 |
| 위치 누락 유지 | 12건 · (확인 필요) |
확인할 곳 → 원본 번호·근거·보류 상태를 같은 줄에서 확인합니다.
숫자보다 먼저, 같은 접수인지 대조합니다
중복 이력 일부 · 가상 결과 예시
| 남긴 행 | 제외 행 | 접수번호 |
|---|---|---|
| 3 | 1183 | H0001 |
| 4 | 1184 | H0002 |
| 5 | 1185 | H0003 |
| 22 | 1202 | H0020 |
같은 세대라도 유지 · 가상 결과 예시
| 접수번호 | 위치 | 판정 |
|---|---|---|
| H0001 | 101동 0101호 주방 | 별도 1건 |
| H0002 | 101동 0201호 주방 | 별도 1건 |
| H0003 | 101동 0301호 주방 | 별도 1건 |
| 서로 다른 번호 | 같은 세대여도 | 자동 병합 금지 |
원본 행 번호는 엑셀의 실제 줄입니다. 가상 표시 1행 + 제목 1행 뒤에서 자료가 시작됩니다.
접수 글과 메모를 붙여 공종 초안 만들기
Work에 보낼 부탁 문장
정리한 1,180건에 공종 초안과 근거 칸을 붙여줘. 기준표와 현장 메모를 먼저 보고, 점검그림은 접수번호로 연결해줘. 그림만 보고 원인을 확정하지 마. 천장 얼룩·벽지 들뜸 8건은 공종을 보류해줘. 내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.
공종 분류 일부 · 가상 결과 예시
| 접수 | 공종 초안 | 근거 |
|---|---|---|
| H0001 | 설비 | 급수 연결부 물방울 |
| H0301 | 전기 | 탄 냄새 접수 글 |
| H0521 | 창호 | 손잡이 헛돎 접수 글 |
| H1173 | (확인 필요) | 원인 불명 얼룩·들뜸 |
확인할 곳 → 원본 번호·근거·보류 상태를 같은 줄에서 확인합니다.
그림에서 보이는 것과, 물어볼 것을 나눕니다
| 구분 | H1173에서 확인 |
|---|---|
| 그림에 표시 | 천장 얼룩·벽지 들뜸 |
| 글에 적힌 내용 | 현재 물 떨어짐 미확인 |
| 단정할 수 없음 | 누수 원인·책임 공종 |
| 다음 질문 | 누수 진행 여부·원인 현장 확인 |
긴급도와 보류 사유를 따로 붙이기
Work에 보낼 부탁 문장
기준표대로 긴급도 초안을 붙여줘. 위치 누락 12건과 원인 불명 8건은 미배정으로 따로 모아줘. 보류 사유와 확인 질문을 적고, 위험 징후는 현장 담당자 즉시 확인 대상으로 표시해줘. 방문일은 만들지 마. 내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.
긴급도·보류 일부 · 가상 결과 예시
| 접수 | 긴급도 초안 | 상태 |
|---|---|---|
| H0001 | 즉시 확인 | 담당자 검토 전 |
| H0301 | 즉시 확인 | 담당자 검토 전 |
| H1161 | 일반 | 위치 누락 보류 |
| H1173 | (확인 필요) | 공종·긴급도 보류 |
확인할 곳 → 원본 번호·근거·보류 상태를 같은 줄에서 확인합니다.
보류 20건에도, 다음 행동이 있어야 합니다
| 보류 묶음 | 접수번호 | 건수 | 다음 확인 |
|---|---|---|---|
| 위치 누락 | H1161~H1172 | 12 | 동·호·실내 위치 문의 |
| 공종·긴급도 미확인 | H1173~H1180 | 8 | 누수 진행 여부·원인 현장 확인 |
| 보류 합계 | 두 묶음은 겹치지 않음 | 20 | 미배정 유지 |
| 해제 조건 | 새 확인 내용이 들어온 뒤 | — | 담당자 검토 → 공종·업체 재확인 |
빈칸을 채워서 표를 완성하는 것보다, 왜 멈췄는지 남기는 것이 먼저입니다.
틀린 결과 바로잡기 · 얼룩을 도장으로 넣었다면
Work에 보낼 부탁 문장
방금 결과는 기준과 달라. H1173~H1180은 원인이 확인되지 않았어. 공종·긴급도를 (확인 필요), 협력사를 미배정으로 돌려줘. 배정 초안과 보류를 나눠 다시 세고 수정 전후를 보여줘. 내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.
일부러 넣은 잘못된 답 → 수정 · 가상 결과 예시
| 항목 | 잘못된 예 | 수정 후 |
|---|---|---|
| 복합 증상 8건 | 도장 / 일반 | 공종·긴급도 미확인 |
| 협력사 | 바른도장 | 미배정 |
| 배정 초안 | 1,168건 | 1,160건 |
| 보류 | 12건 | 20건 |
잘못된 예는 오류 수정 연습용입니다. 재료 원본과 제공 완성 예시는 올바른 수치입니다.
기준표에 연결해 협력사별로 나누기
Work에 보낼 부탁 문장
배정 가능한 건만 기준표의 협력사에 연결해줘. 공종·위치·긴급도·접수번호·근거·다음 확인을 남겨줘. 업체별 시트와 보류 목록을 나누고, 보류는 업체에 넣지 마. 일정은 담당자 확인으로 둬. 내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.
협력사별 배정 초안 · 가상 결과 예시
| 공종 | 가상 협력사 | 건수 |
|---|---|---|
| 설비 | 누리설비 | 300 |
| 전기 | 다온전기 | 220 |
| 창호 | 온결창호 | 200 |
| 도장 | 바른도장 | 180 |
| 타일 | 고운타일 | 160 |
| 목공 | 모아목공 | 100 |
확인할 곳 → 원본 번호·근거·보류 상태를 같은 줄에서 확인합니다.
숫자 재계산 · 서로 다른 합계 세 개를 맞춥니다
| 계산 | 맞아야 할 값 |
|---|---|
| 원본 1,200 − 중복 20 | 1,180 |
| 배정 1,160 + 보류 20 | 1,180 |
| 공종별 300+220+200+180+160+100 | 1,160 |
| 배정 긴급도 60+300+800 | 1,160 |
| 보류 사유 12+8 | 20 |
Work에 보낼 부탁 문장
원본 행 수, 중복 제외 행 수, 고유 접수 수를 다시 세줘. 배정 초안과 보류의 합, 업체별 합, 긴급도별 합이 각각 맞는지 보여줘. 번호가 빠지거나 두 업체에 들어간 건도 찾아줘. 내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.
주의 → 보류 20건을 배정 긴급도 합계 1,160건에 다시 더하지 않습니다.
완성 초안은 여섯 업체, 미배정은 따로
| 전체 보기 | 건수 |
|---|---|
| 배정 초안 | 1,160 |
| 그중 즉시 확인 | 60 |
| 그중 우선 확인 | 300 |
| 그중 일반 | 800 |
| 보류·미배정 | 20 |
새 파일로 만들고, 실제로 열어 확인하기
Work에 보낼 부탁 문장
검산한 표를 협력사별배정표_결과예시_가상.xlsx로 만들어줘. 전체 정리, 업체별 6개 시트, 보류 목록, 중복 이력, 건수 검산, 공종별 집계, 긴급도 집계를 넣어줘. 배정검토요약_결과예시_가상.pdf도 만들어줘. 원본은 바꾸지 말고 저장 위치를 알려줘. 내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.
생성 후 열어 볼 파일 · 가상 결과 예시
| 파일 | 실제로 확인할 내용 |
|---|---|
| 배정표 엑셀 | 전체 정리 1,180건 / 총 12개 시트 |
| 업체별 6개 시트 | 배정 초안만 1,160건 |
| 보류 목록 | 20건 · 미배정 |
| 배정 검토 요약 | 한 장 · 핵심 합계·담당자 검토 |
확인할 곳 → 원본 번호·근거·보류 상태를 같은 줄에서 확인합니다.
저장하고, 담당자가 확정합니다
배정표가 생겼어도, 자동 통보나 일정 확정은 하지 않습니다.
저장한 파일에서 열두 개 시트를 확인합니다
| 묶음 | 시트 수 | 확인 |
|---|---|---|
| 전체 정리 | 1 | 1,180건 |
| 협력사별 | 6 | 합계 1,160건 |
| 보류 목록 | 1 | 20건 |
| 중복 이력 | 1 | 20행 |
| 검산·공종·긴급도 | 3 | 각 합계 대조 |
안내 그림 · 실제 앱 화면 아님
결과 파일 열기 →
새 엑셀 확인 → 저장 위치 확인
허락 묻는 창이 뜨면
읽기·새 파일 만들기 범위를 확인
원본 수정·삭제는 다시 요청
최종 판단·확정은 CS·하자보수 담당자
| AI가 준비한 것 | 담당자가 확정할 것 |
|---|---|
| 공종 초안·근거 | 실제 하자 원인·책임 공종·계약 범위 |
| 긴급도 초안 | 현장 안전 조치와 우선순위 |
| 업체별 배정 초안 | 업체 수용 여부·작업 범위 |
| 일정 확인 칸 | 입주자와 협의한 방문일·완료일 |
| 보류·문의 목록 | 현장 확인 뒤 보류 해제 여부 |
위험 징후 접수는 표 검토가 끝날 때까지 기다리지 않습니다. 현장 절차를 먼저 따릅니다.
얼마나 아끼나 · 잘못 보낸 재방문을 줄입니다
| 교육용 가정 · 실제 성과 아님 | 계산 | 금액 |
|---|---|---|
| 공종 오배정으로 추가 방문하는 건 | 10건 × 건당 80,000원 | 800,000원 |
| 초안 검토로 예방한 재방문 가정 | 6건 × 건당 80,000원 | 480,000원 |
| 남은 추가 방문 가정 | 4건 × 건당 80,000원 | 320,000원 |
모두 예시입니다. 접수 분류에 쓰던 시간을 현장 확인·입주자 안내에 씁니다.
측정하려면 → 실제 오배정 건수·추가 방문비·확인 소요 시간을 기록합니다.
실제 접수 자료는 가리고, 공유는 필요한 만큼
| 자료 | 넣기 전 확인 | 전달할 범위 |
|---|---|---|
| 이름·전화번호·호수 | 이름·주민번호·연락처는 가림, 호수는 가명 처리 | 허가된 담당자만 원본 대응표 보관 |
| 세대 안 사진 | 얼굴·문패·개인 물건·위치 정보 확인 | 필요 부분만 가려서 사용 |
| 회사 하자 자료 | 사내 규정이 허용하는 도구인지 확인 | 외부 저장 가능성까지 확인 |
| 협력사 배정표 | 다른 업체·다른 세대 정보 제거 | 해당 업체 담당 범위만 검토 후 공유 |
폴더를 골라도 외부 전송 차단을 뜻하지 않습니다. 이번 실습은 가상 자료만 사용합니다.
배정 요청 전에, 다섯 줄을 확인합니다
| 확인 항목 | 맞아야 할 상태 |
|---|---|
| ① 자료와 근거 | 원문·정리 위치·판단 근거가 함께 있음 |
| ② 중복과 번호 | 중복 이력 20행, 고유 번호 1,180개 |
| ③ 배정과 보류 | 1,160 + 20 = 1,180, 업체 간 중복 없음 |
| ④ 일정·원인 | 모르는 값은 (확인 필요), 약속한 일정 없음 |
| ⑤ 사람 검토 | CS·하자보수·안전 담당자가 필요한 항목 확인 |
하나라도 다르면 → 같은 대화에서 접수번호와 기준을 짚어 다시 부탁합니다.
여러분 차례 · 같은 재료로 끝까지 해 보세요
| 직접 할 일 | 완료 기준 |
|---|---|
| 자료 9개를 Work에 첨부 | 목록·기준표·메모·그림 6장 확인 |
| 6단계를 같은 대화에서 진행 | 정리 → 분류 → 긴급도·보류 → 배정 |
| 자기 결과를 숫자로 검산 | 1,200 − 20 = 1,180 / 1,160 + 20 |
| 완성 예시와 차이 확인 | 보류 20건의 번호·사유부터 대조 |
합격 기준 → 멋진 표가 아니라, 번호·근거·합계·보류가 맞는 표입니다.
번호는 남기고,
근거로 나누고,
배정은 사람이 확정합니다.
입주 하자 접수 목록 → 검토 가능한 협력사별 배정표