JJ AI+ · CS with GPT
CS 실전 · 고급
Codex에서 실습

또 걸려 오는 그 전화,
재문의 줄이기

석 달 기록을 정리하고
원인·개선안·측정표로 잇습니다

작업 폴더 선택말로 부탁하기파일로 확인
고객 말풍선을 살피는 가상 CS 담당자
① 얼마나 다시 왔나
② 왜 또 연락했나
③ 안내·절차 고치기
④ 같은 기준으로 재기
한결물류(가명) · 교육 영상 시연용 가상 자료
시작·준비

고객은 이미 한 번 기다렸습니다

문자는 왔는데

«문자 받고 바로 조회했는데
아직도 안 나와요»

사진은 보냈는데

«사진 보낸 지 사흘 됐는데
아무 연락이 없어요»

다시 온 연락을 모으면, 처음 안내에서 빠진 것이 보입니다.

가상 기록에 있는 고객 말 · 같은 일을 되풀이하는 시간을 줄여 어려운 상담에 씁니다.

CS with GPT · 재문의 줄이기 프로젝트 · 한결물류(가명)
시작·준비

재문의 160건에 쓰인 시간은?

계산 재료석 달 기준1년으로 단순 환산
재문의 160건 × 건당 8분(예시)1,280분 · 약 21시간약 85시간
시간당 3만 원(예시)으로 환산64만 원256만 원
줄인 시간의 쓰임파손 보상 · 복잡한 상담고객 의견 정리 · 안내 개선
가상 기록을 예시 단가로 계산한 응대 비용입니다. 실제 절감액은 개선 후 따로 잽니다.

모든 재문의가 없어지는 것은 아닙니다. 우리 팀의 응대 시간과 비용으로 바꿔 보세요.

CS with GPT · 재문의 줄이기 프로젝트 · 한결물류(가명)
시작·준비

마지막에는 파일로 남깁니다

단계앞에서 받아 올 것남길 파일
진단석 달 문의 기록문의정리.xlsx · 재문의진단.xlsx
원인정리본과 회사 기준재문의원인.xlsx · 기준비교.xlsx
개선원인별 고객 말개선실행표.xlsx · 안내문구.docx
측정·보고확인한 숫자와 개선안효과측정표.xlsx · 팀장보고.docx
한 작업 폴더와 한 대화에서 이어 갑니다. 앞에서 만든 파일을 이름으로 짚어 주세요.
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오늘의 구성 · 약 60분

오늘은 이렇게 갑니다

시작·준비6.3분기준 세우기2.95분진단11.35분원인 분석12.55분개선안10.75분효과 측정6.95분보고·운영6.05분점검·마무리3분

약 59.9분 · 결과를 여는 시간과 기다리는 시간은 진행에 따라 달라집니다.

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시작·준비

Codex 준비

순서화면에서 할 일준비됐는지 확인
1ChatGPT 데스크톱 앱을 열고사용할 계정으로 들어갑니다
2왼쪽 위에서 Codex를 고르고ChatGPT 안의 Chat / Work 전환과 구분합니다
3폴더를 여는 기능으로 실습 폴더를 고릅니다이번 일에 쓸 자료만 들어 있는 폴더
4입력칸에 부탁 문장을 넣습니다만든 파일을 열어 내용까지 확인합니다
화면은 버전에 따라 다를 수 있습니다. 폴더를 고른다고 외부 전송이 차단되는 것은 아닙니다.

메뉴 안내: OpenAI 공식 안내 · 2026-11-04 확인
회사에서 허용한 계정·자료만 사용하세요.

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시작·준비

압축을 푼 폴더를 고릅니다

실습 폴더 통째로 받기

압축 파일을 내려받고
압축을 풀어 주세요.
풀린 폴더 안의 자료 6개를 확인합니다.

한결물류 실습 재료

7·8·9월 엑셀 3개
회사 기준 워드 · 옛 매뉴얼 PDF
문자 캡처 그림

실습 자료 받기실습 폴더 통째로.zip
실습폴더_재문의줄이기 · 자료가 실제로 들어 있는 이 폴더를 선택합니다.
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시작·준비

허락 묻는 창이 뜨면

내용을 읽고 허용

선택한 폴더의 자료 읽기
부탁한 새 결과 파일 만들기
방금 만든 결과 수정하기

뜻을 묻고 다시 판단

원래 자료 지우기·덮어쓰기
다른 폴더의 자료 열기
부탁하지 않은 외부 공유

«방금 뭘 하려는 거야? 쉬운 말로 설명해줘.»

허락 창이 매번 같은 모양으로 뜨지는 않습니다. 요청한 작업과 맞는지 읽어 보세요.

CS with GPT · 재문의 줄이기 프로젝트 · 한결물류(가명)
CS with GPT · 재문의 줄이기 프로젝트
1
PART 1 · 기준 세우기

세기 전에
뜻부터 맞춥니다

같은 고객 · 같은 건 · 첫 문의 후 7일 안

한결물류(가명) · 가상 자료로 실습
기준 세우기

재문의 건수와 고객 수를 구분해요

고객의 연락재문의로 셀까?이유
배송 조회 → 이튿날 같은 건 조회○같은 고객 · 같은 건 · 7일 안
배송 조회 → 다른 상품 반품×고객이 같아도 다른 건
첫 문의 → 8일 뒤 같은 건×오늘 정한 7일 기준 밖
첫 문의 → 두 번째 → 세 번째 연락재문의 2건 · 고객 1명첫 연락은 재문의에서 뺍니다
실습 기록의 «첫 접수번호»로 처음 문의를 찾고 날짜·고객·내용을 함께 봅니다.
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기준 세우기

고객 말과 현재 기준을 나란히 봅니다

«무엇을 물었나»

배송 조회

문의 유형만으로는
왜 다시 왔는지 알기 어렵습니다.

«왜 또 연락했나»

문자 받고 바로 조회했는데
아직도 안 나와요

조회가 시작되는 시점이 빠졌는지 봅니다.

현재 회사 기준 → 실제 문자 → 첫 응대 → 다시 온 말 순서로 근거를 잇습니다.
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기준 세우기

고친 뒤에도 같은 자로 잽니다

지금바꿀 것그다음
전체 640건 · 재문의 160건출고 문자·진행 알림·마무리주별 전체·재문의 건수
기준값 25.0%누가 언제 바꿨는지 기록같은 뜻으로 다시 계산
다시 연락한 고객 130명약속한 연락 시간도 기록약속 시간 지킨 비율
«안내를 바꿨다»와 «재문의가 줄었다»는 서로 다른 결과입니다.
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CS with GPT · 재문의 줄이기 프로젝트
2
PART 2 · 진단

지저분한 석 달 기록,
하나로 정리합니다

원본은 그대로 · 새 정리본으로 기준값 만들기

한결물류(가명) · 가상 자료로 실습
진단

자료마다 역할이 다릅니다

재료어디에 쓰나처음 볼 곳
문의 기록 엑셀 3개 · 합계 652줄건수·고객 말·첫 문의 연결달마다 다른 열 이름과 표시
회사 기준 워드지금 지켜야 할 안내2026년 3월 개정 기준
상담 매뉴얼 PDF · 4쪽현재 기준과 비교2025년판
문자 캡처 그림실제로 나가는 안내 살피기출고·파손·반품 문구
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말로 하는 실습

STEP 1 · 엑셀 3개를 정리해줘

Codex에 보낼 부탁 문장

문의기록_2026-07_가상.xlsx, 문의기록_2026-08_가상.xlsx, 문의기록_2026-09_가상.xlsx를 합쳐줘.
똑같은 줄만 하나로 줄여줘. 유형은 배송 조회·파손 접수·주소 변경·반품 수거·배송 지연·기타로 맞춰줘.
재문의 표시는 재문의로, 고객번호는 C-10023처럼 맞추고 빈칸은 그대로 둬.
문의정리.xlsx로 저장해줘. 시트는 정리본, 바꾼 것, 뺀 줄로 나눠줘.
정리본 첫 줄엔 접수번호·접수일·채널·고객번호·문의 유형·고객 말·처리 내용·상담원·재문의·첫 접수번호를 넣어줘. 원래 파일은 그대로 둬.
확인할 곳 · 뺀 줄의 접수번호와 이유가 남았나요?

고쳐 달라고 할 땐 · «문의정리.xlsx의 뺀 줄에 중복이라고 본 이유도 적어줘.»

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진단

정리 결과 · 줄 수가 맞나요?

살펴볼 숫자원본정리 후
전체 기록652줄640건 · 중복 12줄 제외
재문의 표시163줄160건 · 중복 3줄 제외
채널 빈칸20칸19칸 · 중복 빈칸 1줄 제외
문의 유형표기가 제각각배송 조회·파손 접수·주소 변경·반품 수거·배송 지연·기타
가상 자료 결과 예시 · 빈칸은 짐작으로 채우지 않고 남깁니다.
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진단

폴더에 생긴 파일 확인

폴더 안 파일열어서 볼 곳정상 모습
문의기록_2026-07_가상.xlsx 등 원본 3개수정한 날짜와 내용원래 자료 그대로
문의정리.xlsx정리본 시트제목 줄 아래 640건
같은 파일바꾼 것 시트표기 통일·빈칸 내역
같은 파일뺀 줄 시트12줄과 뺀 이유
말로 «저장했다»는 답만 보지 말고, 파일을 직접 열어 봅니다.
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말로 하는 실습

STEP 2 · 같은 기준으로 재문의를 세어줘

Codex에 보낼 부탁 문장

문의정리.xlsx로 재문의를 세어줘. 같은 고객이 같은 건으로 첫 문의 후 7일 안에 다시 온 연락이야.
첫 접수번호로 연결하고 날짜와 고객번호, 문의 내용을 같이 봐줘. 표시랑 다르면 따로 모아줘.
재문의진단.xlsx로 저장해줘. 요약 시트엔 전체·재문의·비율·고객 수, 월별 시트엔 월·전체·재문의·비율을 넣어줘.
기준 시트엔 센 방법과 비교에서 뺀 이유를 남겨줘. 없는 내용은 만들지 마.
확인할 곳 · 재문의 160건과 다시 연락한 고객 130명을 구분했나요?

고쳐 달라고 할 땐 · «재문의진단.xlsx에 건수와 고객 수를 따로 적어줘.»

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진단

640건 중 160건 · 네 건 중 한 건

100건으로 바꿔 그린 가상 자료 예시 · 빨강 25건

기준값숫자
전체 문의640건
재문의160건 · 25.0%
다시 연락한 고객130명
그중 세 번 연락한 고객30명
재문의 160건 = 두 번 연락한 100명 × 1건 + 세 번 연락한 30명 × 2건
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말로 하는 실습

STEP 3 · 유형별 표를 만들어줘

Codex에 보낼 부탁 문장

문의정리.xlsx를 유형별로 나눠서 재문의진단.xlsx의 유형별 시트에 넣어줘.
칸은 문의 유형·전체 건수·재문의 건수·재문의율로 하고, 비율 높은 순서로 보여줘.
맨 아래 합계는 640건과 160건인지 보여줘. 비율 칸은 눌러 보면 계산식이 보이게 해줘.
건수가 가장 많은 곳과 비율이 가장 높은 곳이 다른지도 한 줄로 써줘.
확인할 곳 · 유형별 합계를 다시 더해도 전체와 같나요?

고쳐 달라고 할 땐 · «재문의진단.xlsx의 유형별 시트 맨 아래에 합계를 넣어줘.»

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진단

건수는 조회, 비율은 파손 접수

파손 접수34.5% · 38 / 110건반품 수거27.5% · 22 / 80건주소 변경26.7% · 24 / 90건배송 조회25.5% · 56 / 220건기타15.0% · 6 / 40건배송 지연14.0% · 14 / 100건
가상 자료 결과 예시 · 합계 640건 중 160건 · 배송 조회 재문의는 56건으로 가장 많습니다.
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진단

내 손으로 다시 세고, 다르면 고칩니다

열어 볼 곳직접 확인기대값
문의정리.xlsx · 정리본재문의인 줄만 골라 접수번호 개수 세기160건
문의 유형이 파손 접수인 줄전체와 그중 재문의 개수 세기110건 중 38건
재문의진단.xlsx · 월별7월 / 8월 / 9월214·55 / 236·60 / 190·45

Codex에 보낼 부탁 문장

문의정리.xlsx에서 파손 접수를 골라 보니 전체 110건, 재문의 38건이야. 재문의진단.xlsx랑 왜 다른지 찾아줘. 바뀐 줄과 이유도 남겨줘.
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진단

여기까지 만든 것 · 진단

파일이제 믿고 쓸 수 있는 것
문의정리.xlsx640건 · 중복 12줄 제외 · 채널 빈칸 19칸
재문의진단.xlsx640건 중 160건 · 25.0%
같은 파일 · 월별 / 유형별7·8·9월 숫자와 유형별 차이
같은 파일 · 기준같은 고객·같은 건·첫 문의 후 7일 안
이 정리본과 진단표를 원인 분석의 재료로 그대로 씁니다.
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3
PART 3 · 원인 분석

왜 다시 왔는지,
첫 응대와 맞춰 봅니다

회사 기준 · 문자 그림 · 고객 말 연결하기

한결물류(가명) · 가상 자료로 실습
원인 분석

원인 기준 여섯 개를 고정합니다

번호첫 안내에서 빠진 것살펴볼 증거
1조회 가능 시점 안내출고 문자와 조회 시작 기준
2진행 상황 연락접수 뒤 다음 소식 안내
3같은 기준의 안내옛 매뉴얼과 현재 기준의 차이
4약속 전 확인주소 변경 전 출고 상태 확인
5다시 연락 약속 이행연락 약속과 고객의 재연락
6기타앞의 다섯 가지에 들지 않는 경우

여러 원인이 겹치면 보류해 직접 읽습니다. 상담원별 성적표로 만들지 않습니다.

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말로 하는 실습

STEP 4 · 재문의마다 원인을 붙여줘

Codex에 보낼 부탁 문장

문의정리.xlsx의 재문의 160건에 방금 정한 원인 여섯 개 중 하나씩 붙여줘.
첫 접수번호로 첫 응대를 찾고, 회사기준_문자설정_가상.docx와 문자캡처_가상.png도 같이 봐줘.
재문의원인.xlsx로 저장해줘. 건별 시트엔 접수번호·첫 응대·다시 온 말·원인·근거를, 원인별 시트엔 원인·건수·비율을 넣어줘.
애매한 건 보류 시트로 모으고, 보류까지 합쳐 160건인지 보여줘. 상담원별로 묶지는 마.
확인할 곳 · 각 건의 첫 접수번호와 근거가 이어지나요?

고쳐 달라고 할 땐 · «재문의원인.xlsx의 보류 시트에 애매한 이유를 적어줘.»

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원인 분석

위의 두 원인에 96건 · 60%

1 조회 시점 안내 빠짐52건2 진행 상황 연락 없음44건3 상담원마다 다른 안내24건4 확인 없이 약속22건5 다시 연락 약속 누락12건6 기타6건
가상 자료 분류 결과 예시 · 52 + 44 = 96건 · 96 ÷ 160 = 60%
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원인 분석

원인 이름보다 근거를 먼저 봅니다

확인 순서읽을 곳걸리면 할 일
원인마다 2건 골라 보기건별 시트 → 원래 첫 응대와 고객 말분류가 맞는지 직접 판단
보류 건 읽기보류 이유와 회사 기준이유를 정한 뒤 원인에 반영
다시 합계 보기확정된 원인별 건수 + 남은 보류합계 160건 유지

Codex에 보낼 부탁 문장

재문의원인.xlsx에서 원인마다 두 건씩 보여줘. 접수번호와 첫 응대, 고객 말을 나란히 놓고 내가 볼게. 잘못 붙인 건 내가 알려 주면 근거와 건수도 같이 고쳐줘.
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STEP 5 · 고객 말과 빠진 안내를 골라줘

Codex에 보낼 부탁 문장

재문의원인.xlsx에서 원인 1~5마다 고객 말 두 개씩 골라줘. 글은 고치지 말고 접수번호도 붙여줘.
같은 파일의 고객 말 시트에 원인·접수번호·고객 말·빠진 안내·근거 칸으로 남겨줘.
빠진 안내는 회사기준_문자설정_가상.docx나 문자캡처_가상.png에서 찾아줘.
근거가 없으면 빈칸으로 두고 물어볼 목록에 넣어줘.
확인할 곳 · 고객 말이 원본과 한 글자씩 같은가요?

고쳐 달라고 할 땐 · «고객 말은 줄이거나 고치지 말고 원래 글로 돌려줘.»

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원인 분석

고객 말에서 고칠 문장이 보입니다

가상 기록의 고객 말 그대로빠진 안내 · 결과 예시
«문자 받고 바로 조회했는데 아직도 안 나와요»출고 다음 날부터 조회 가능
«사진 보낸 지 사흘 됐는데 아무 연락이 없어요»접수 후 3영업일 안에 보상 여부 안내
«사진 없어도 된다고 하셨잖아요»받은 날부터 7일 안에 사진과 함께 접수
이 문장을 원인 숫자 옆에 놓으면, 바꿀 안내가 구체적으로 보입니다.
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STEP 6 · 우리가 고칠 곳까지 파고들어줘

Codex에 보낼 부탁 문장

재문의원인.xlsx의 원인 1번과 2번을 더 봐줘. 왜 그런 일이 생겼는지 세 번까지 물어 내려가 줘.
회사기준_문자설정_가상.docx와 문자캡처_가상.png에서만 근거를 찾아줘.
같은 파일의 고칠 곳 시트에 원인·일어난 일·빠진 안내·고칠 문구나 순서·드는 돈 칸으로 적어줘.
모르는 비용은 물어볼 목록으로 빼줘. 고객 탓이나 사람 탓으로 끝내지 마.
확인할 곳 · 고칠 수 있는 문구·시점·연락 절차에서 멈췄나요?

고쳐 달라고 할 땐 · «고칠 곳을 우리가 바꿀 수 있는 문구나 연락 순서로 좁혀줘.»

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원인 분석

조회 시점과 진행 알림을 고칩니다

원인 1 · 조회 시점

당일 오후 6시 문자
→ 아직 조회 안 됨
→ 조회 시작 안내가 빠짐

고칠 곳: 문구 + 발송 시점
다음 날 오전 9시 선택 가능

원인 2 · 진행 연락

지금은 접수 문자만 켜짐
→ 뒤 소식이 없음
→ 고객이 다시 확인

고칠 곳: 검토 중·결과 알림
문자비는 담당 부서에 묻기

가상 자료 결과 예시 · 문구 수정에 드는 추가 비용은 0원으로 놓고, 추가 문자비는 따로 확인합니다.
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STEP 7 · 옛 매뉴얼과 현재 기준을 비교해줘

Codex에 보낼 부탁 문장

상담매뉴얼_2025년판_가상.pdf와 회사기준_문자설정_가상.docx를 비교해줘.
기준비교.xlsx로 저장해줘. 비교 시트 칸은 주제·옛 매뉴얼 쪽수와 문장·현재 기준·서로 다른 점으로 해줘.
재문의원인.xlsx의 고객 말도 접수번호와 함께 이어 붙여줘. 연결이 분명한 것만.
현재 기준이 없는 건 정해진 것처럼 쓰지 말고 물어볼 목록으로 빼줘.
확인할 곳 · 서로 다른 기준과 새 안내가 없는 부분을 구분했나요?

고쳐 달라고 할 땐 · «반품은 기준이 다른 게 아니라 새 안내가 없는 부분으로 나눠줘.»

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원인 분석

네 주제는 기준 차이, 반품은 안내 공백

주제 · 옛 문서 쪽2025년 매뉴얼2026년 회사 기준
배송 조회 · 2쪽바로 조회 가능출고 다음 날부터
주소 변경 · 2쪽요청하면 변경됐다고 안내출고 전까지만 · 상태 먼저 확인
파손 · 3쪽14일 안 · 사진 없어도 접수7일 안 · 사진과 함께 · 3영업일 안 안내
늦은 배송 · 4쪽1일 이상 늦으면 배송비 환불2일 넘게 늦으면 배송비 환불
반품 · 4쪽수거 날짜는 기사님이 직접 연락구체적인 수거일 안내 기준 없음
가상 자료 결과 예시 · 반품 수거일은 새로 합의할 일입니다. 임의로 날짜를 약속하지 않습니다.
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원인 분석

여기까지 만든 것 · 원인

남은 파일확인한 내용
재문의원인.xlsx · 원인별52·44·24·22·12·6건 · 합계 160건
고객 말 / 고칠 곳 시트원문과 접수번호 · 고칠 안내와 절차
기준비교.xlsx네 주제의 기준 차이 · 반품 안내 공백
이제 할 일문자·마무리 문장·실행표로 바꾸기
96건이 속한 두 원인부터 살펴봤습니다. 실제 감소량은 개선 후 기록으로 잽니다.
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4
PART 4 · 개선안

내일 쓸 문장과
실행표로 바꿉니다

출고 문자 · 진행 알림 · 상담 마무리

한결물류(가명) · 가상 자료로 실습
말로 하는 실습

STEP 8 · 원인마다 개선안 하나씩 적어줘

Codex에 보낼 부탁 문장

재문의원인.xlsx와 기준비교.xlsx로 원인 1~5의 개선안을 하나씩 만들어줘.
개선실행표.xlsx의 실행 시트에 원인·원래 건수·바꿀 것·맡을 역할·언제까지·추가 비용·물어볼 일을 넣어줘.
문구와 순서부터 고치자. 교육 강화 같은 말 말고 바뀔 내용을 보여줘.
줄어들 건수는 아직 모르니까 넣지 마. 원래 건수와 예상 효과를 섞지 말아줘.
확인할 곳 · 원인·바뀔 내용·맡을 역할이 한 줄에 이어지나요?

고쳐 달라고 할 땐 · «개선실행표.xlsx에서 막연한 말은 실제 바꿀 문장이나 순서로 고쳐줘.»

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개선안

실행표는 바뀔 행동이 보여야 해요

원인 · 원래 건수바꿀 행동맡을 역할 · 때추가 비용
1 · 52건출고 문자에 조회 시점 / 발송 시점 맞추기고객지원팀 · 1주 안문구 수정 0원
2 · 44건검토 중·결과·수거일 알림 정하기고객지원팀+물류팀 · 2주 안문자비 묻기
3 · 24건매뉴얼 수정 / 마무리 문장 통일팀장 · 1주 안추가 비용 0원
4 · 22건주소 변경 전 출고 상태 확인상담 담당 · 바로추가 비용 0원
5 · 12건약속 기록 / 30분 안 재연락상담 담당 · 바로추가 비용 0원
가상 자료 실행안 예시 · 별도 외주비 없이 시작할 항목부터 검토합니다.
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말로 하는 실습

STEP 9 · 출고 문자를 고쳐줘

Codex에 보낼 부탁 문장

문자캡처_가상.png의 출고 문자를 고쳐줘. 회사기준_문자설정_가상.docx도 봐줘.
당일 오후 6시에 보내는 문장, 다음 날 오전 9시에 보내는 문장 두 개로.
운송장 6021-XXXX-XXXX는 그대로, 90자 안으로 쓰고 도착 시간은 약속하지 마.
안내문구.docx의 출고 문자에 보낼 때·문장·글자 수·고친 이유를 적어줘.
확인할 곳 · «내일»과 «지금부터»가 실제 보내는 때와 맞나요?

고쳐 달라고 할 땐 · «안내문구.docx에서 당일 문자와 다음 날 문자의 조회 시점을 다시 맞춰줘.»

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개선안

문자와 보내는 때를 한 쌍으로

당일 오후 6시

[한결물류] 상품이 출고됐습니다. 운송장 6021-XXXX-XXXX. 배송 조회는 내일 오전 9시부터 됩니다.

61자 · 내일 오전 9시부터

다음 날 오전 9시

[한결물류] 상품이 출고됐습니다. 운송장 6021-XXXX-XXXX. 지금부터 배송 조회가 됩니다.

55자 · 지금부터

가상 문구 결과 예시 · 다음 날 오전 9시는 회사가 선택할 수 있는 발송 시점입니다.
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말로 하는 실습

STEP 10 · 진행 알림 문자를 만들어줘

Codex에 보낼 부탁 문장

안내문구.docx의 진행 알림에 파손 접수·검토 중·결과, 반품 접수·수거 예정일 문장을 넣어줘.
칸은 단계·지금 상태·다음 소식·문자·글자 수로 해줘. 문자는 각각 90자 안으로.
회사기준_문자설정_가상.docx에 있는 기간만 써줘. 파손 보상 여부는 접수 후 3영업일 안에 안내해.
정해지지 않은 날짜와 결과는 [ ]로 남기고, 물어볼 일도 따로 모아줘.
확인할 곳 · 다음 소식의 때와 내용이 있나요? 결과를 미리 약속하지 않았나요?

고쳐 달라고 할 땐 · «안내문구.docx에서 모르는 날짜는 [ ]로 돌리고 물어볼 일에 넣어줘.»

CS with GPT · 재문의 줄이기 프로젝트 · 한결물류(가명)
개선안

접수 문자 뒤에도 소식이 있어야죠

단계가상 문구 결과 예시
파손 · 접수[한결물류] 사진 접수가 완료됐습니다. 접수 후 3영업일 안에 보상 여부를 안내드릴게요.
파손 · 검토 중[한결물류] 파손 내용을 검토 중입니다. 보상 여부는 [날짜]까지 안내드릴게요.
파손 · 결과[한결물류] 파손 검토 결과는 [결과]입니다. 이후 절차는 [안내]를 확인해 주세요.
반품 · 접수[한결물류] 반품이 접수됐습니다. 수거 예정일은 [날짜]까지 안내드릴게요.
반품 · 수거 예정일[한결물류] 수거 예정일은 [날짜]입니다. 변경이 생기면 다시 안내드릴게요.
파손의 [날짜]는 접수 후 3영업일 안입니다. 빈칸을 확인해 채우기 전에는 보내지 않습니다.
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말로 하는 실습

STEP 11 · 상담 마무리 세 문장을 만들어줘

Codex에 보낼 부탁 문장

안내문구.docx의 상담 마무리에 배송 조회·파손·주소 변경·늦은 배송·반품을 넣어줘.
상황마다 기준 한 번 더, 다음에 일어날 일, 다시 연락할 시간의 세 문장으로 해줘.
회사기준_문자설정_가상.docx에 맞추고 전화로 말하기 편하게 짧게 써줘. 주소 변경 전엔 출고 상태부터 보게 해줘.
모르는 결과와 시간은 [ ]로 둬. 다시 연락 약속은 30분 안이라는 기준을 지켜줘.
확인할 곳 · 현재 기준과 연락 약속이 같은 말로 끝나나요?

고쳐 달라고 할 땐 · «안내문구.docx의 주소 변경 문장은 출고 상태를 본 뒤 말하도록 고쳐줘.»

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개선안

늦은 배송 · 마무리 세 문장

순서가상 상담 결과 예시
① 기준«약속일보다 2일 넘게 늦으면 배송비를 돌려드려요.»
② 이번 건«고객님 건은 3일 늦어서 환불을 접수했어요.»
③ 다음 소식«완료 안내는 [담당 부서 확인한 시점]에 보내 드릴게요.»
환불 완료 시점은 회사 기준에 없습니다. 상태를 더 확인할 일이면 30분 안에 다시 연락합니다.

예시 상황: 3일 지연·환불 접수 완료를 확인한 뒤의 문장입니다.

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개선안

여기까지 만든 것 · 먼저 해 볼 세 가지

먼저 검토할 개선안관련된 원래 기록시작 전 확인
출고 문자와 발송 시점원인 1 · 52건문구와 보내는 때 일치
마무리 세 문장과 확인·연락 순서원인 3·4·5 · 합계 58건현재 기준·약속 기록
파손 진행 알림원인 2의 44건 중 파손 28건추가 문자비·물류팀 협조
개선실행표.xlsx · 안내문구.docx가 남았습니다. 52·58·28건은 예상 감소량이 아닙니다.
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CS with GPT · 재문의 줄이기 프로젝트
5
PART 5 · 효과 측정

바꾼 뒤에는
같은 기준으로 잽니다

기준값 · 주별 기록 · 다시 연락 기록

한결물류(가명) · 가상 자료로 실습
말로 하는 실습

STEP 12 · 매주 쓸 측정표를 만들어줘

Codex에 보낼 부탁 문장

재문의진단.xlsx의 확인한 숫자로 효과측정표.xlsx를 만들어줘.
주별 기록 시트엔 11월 2주~12월 4주의 주·전체·재문의·비율·바꾼 일을 넣어줘. 유형별로도 같은 칸을 만들어줘.
건수는 비우고 비율은 건수를 넣으면 바뀌게 해줘. 전체가 없거나 0이면 빈칸, 전체보다 재문의가 많으면 다시 보라고 알려줘.
기준값과 목표 시트엔 기존 숫자와 전체 목표 15%(예시)를 넣어줘.
다시 연락 기록 시트엔 고객번호·약속한 때·연락한 때·지켰는지를 넣어줘. 날짜와 시각을 같이 적고, 연락 전엔 빈칸으로. 맨 아래엔 연락한 건 중 약속 지킨 비율도 보여줘.
확인할 곳 · 새 기록 칸은 비었나요? 비율은 실제로 계산되나요?

고쳐 달라고 할 땐 · «효과측정표.xlsx에서 기록이 없는 주의 비율과 연락 전 칸은 빈칸으로 둬.»

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효과 측정

건수 두 칸을 넣으면 비율이 바뀝니다

주전체 문의재문의재문의율바꾼 일
7~9월 기준값64016025.0%진단 파일에서 가져옴
11월 2주입력 칸입력 칸빈칸 → 입력 후 계산출고 문자 시작 예정
11월 3주입력 칸입력 칸빈칸 → 입력 후 계산마무리 문장 적용 예정
12월 말 목표——15% · 예시팀과 상의해 결정
가상 결과 예시 · 현재 25% → 목표 15%는 10%포인트 차이입니다. 목표는 성과가 아닙니다.
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효과 측정

계산되는지 작은 숫자로 시험해 보죠

시험용 사본에서 넣을 값정상 결과추가로 볼 것
전체 100 · 재문의 2525.0%비율 칸에 계산식이 있는지
전체 100 · 재문의 2020.0%재문의만 바꿔도 값이 바뀌는지
전체 0 또는 빈칸비율 빈칸이상한 숫자가 나오지 않는지
전체 10 · 재문의 11입력 재확인 안내기준을 벗어난 입력을 알리는지
약속만 있고 연락 전지켰는지 빈칸연락 후에만 판정하는지
시험용 예시 숫자입니다. 사본에서 확인한 뒤 지우고, 실적 기록에는 넣지 않습니다.
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말로 하는 실습

STEP 13 · 두 주 동안 해 볼 계획을 세워줘

Codex에 보낼 부탁 문장

개선실행표.xlsx에서 먼저 고른 세 가지를 11월 9일부터 20일까지 해 볼 거야.
시범운영.docx 한 장으로 남겨줘. 시작 전 준비·맡을 역할·매일 적을 것·주말에 볼 것·판단 기준을 넣어줘.
효과측정표.xlsx와 비교하고, 건수가 적거나 기간이 짧으면 효과를 단정하지 마.
계속·고쳐서 계속·중단할 조건을 적고, 상담 담당자의 기록 부담도 짚어줘.
확인할 곳 · 비교 기간과 담당 역할, 판단 기준이 있나요?

고쳐 달라고 할 땐 · «시범운영.docx에서 기록할 일을 꼭 필요한 칸으로 줄여줘.»

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효과 측정

여기까지 만든 것 · 두 주 시범 계획

때 · 가상 운영안할 일누가 확인하나
11월 9일 시작 전문자·마무리 문구와 연락 기록 방식 공유고객지원팀장
매일전체·재문의·약속 연락 기록상담 담당
11월 13일 · 20일유형별 비율과 누락·현장 부담 살피기담당자+팀장
11월 20일 검토계속 / 문구·절차 수정 / 중단 판단고객지원팀+물류팀
효과측정표.xlsx · 시범운영.docx가 남았습니다. 이번 기간의 첫 문의는 7일간 더 관찰하고 결과를 확정합니다.
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CS with GPT · 재문의 줄이기 프로젝트
6
PART 6 · 보고·운영

한 장으로 보고하고,
다시 쓸 순서를 남깁니다

확인한 숫자 · 바꿀 행동 · 팀에 부탁할 일

한결물류(가명) · 가상 자료로 실습
말로 하는 실습

STEP 14 · 팀장님께 올릴 한 장을 만들어줘

Codex에 보낼 부탁 문장

재문의진단.xlsx, 재문의원인.xlsx, 개선실행표.xlsx, 효과측정표.xlsx, 시범운영.docx를 읽고 팀장보고.docx 한 장으로 정리해줘.
순서는 결론·현재 숫자·원인·먼저 할 세 가지·측정 방법·도움 받을 일로. 고객 말도 두 개 넣어줘.
640건 중 160건, 25.0%, 고객 130명 중 세 번 연락한 30명과 위의 두 원인 96건만 써줘.
목표 15%는 예시로, 아직 줄어든 성과처럼 쓰지 마. 줄인 시간은 어려운 상담에 쓴다고 적어줘.
확인할 곳 · 기준값·목표·앞으로 할 일이 분리됐나요?

고쳐 달라고 할 땐 · «팀장보고.docx에서 성과처럼 쓴 문장은 목표나 앞으로 할 일로 고쳐줘.»

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보고·운영

보고 한 장에는 결정할 일이 보여야죠

항목가상 보고 결과 예시
결론출고 안내·상담 마무리·파손 진행 알림을 먼저 시험
현재640건 중 재문의 160건 · 25.0%
원인조회 시점 52건 + 진행 연락 44건 = 96건 · 60%
목표와 측정목표 15%(예시) · 주별 건수·유형별 비율·약속 연락
도움 받을 일물류팀 협조 · 추가 문자비 · 안내 기준 승인
응대 비용 환산 예시 64만 원 / 석 달은 현재 부담입니다. 실제 절감은 운영 후 따로 확인합니다.
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보고·운영

공유할 형식으로 저장합니다

Codex에 보낼 부탁 문장

팀장보고.docx를 팀장보고.pdf 한 장으로도 저장해줘.
같은 내용으로 팀회의.pptx 네 장도 만들어줘. 제목은 현재 상황·원인·개선안·측정으로.
기준비교.xlsx를 보고 바꿀 기준과 아직 정할 일을 나눈 새매뉴얼.docx도 만들어줘. 원래 PDF는 그대로 둬.
만든 파일을 이 폴더에 저장하고 파일 이름을 알려줘.
형식열어서 확인
워드·PDF·PPT페이지·글자·숫자가 잘리지 않는지
한글이 필요하면워드를 한글에서 열어 HWP로 저장 후 다시 열기
휴대폰에서 볼 때회사에서 허용한 메일·사내 메신저로 공유
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보고·운영

다시 할 때 볼 작업 순서 메모

Codex에 보낼 부탁 문장

오늘 한 순서를 작업순서.txt로 이 폴더에 남겨줘.
재문의 뜻·정리 규칙·원인 여섯 개·확인할 숫자·만들 파일 이름·멈추고 물을 일을 적어줘.
새 기록을 넣으면 지난 파일을 덮어쓰지 말고 새 달 이름을 붙여 만들게 해줘.
새 기록의 건수가 달라도 640건이나 160건에 억지로 맞추지 말아줘.
다시 부탁할 때 · «작업순서.txt대로 새로 넣은 10월 문의 기록을 봐줘. 원래 파일은 그대로 둬.»
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보고·운영

여기까지 만든 것 · 파일이 이어집니다

묶음폴더에서 확인할 결과
① 진단문의정리.xlsx · 재문의진단.xlsx
② 원인재문의원인.xlsx · 기준비교.xlsx
③ 개선개선실행표.xlsx · 안내문구.docx · 새매뉴얼.docx
④ 측정효과측정표.xlsx · 시범운영.docx
⑤ 보고·반복팀장보고.docx / .pdf · 팀회의.pptx · 작업순서.txt
파일이 있는지, 열리는지, 앞에서 확인한 값과 맞는지까지 봅니다.
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점검·마무리

보고 전 마지막 다섯 가지

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점검·마무리

여러분 차례 · 이 자료로 먼저 해 보세요

차례끝내 볼 것스스로 확인할 질문
1 · 진단정리본과 재문의율뺀 줄을 내가 설명할 수 있나?
2 · 원인·개선고객 말에서 고칠 안내 세 가지어느 근거를 보고 정했나?
3 · 측정·보고측정표와 보고 한 장목표와 실적이 구분됐나?
실습 자료 받기실습 폴더 통째로.zip
익숙해지면 회사가 허용한 새 기록으로, 같은 기준을 적용해 보세요.
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CS with GPT · 정리

뜻을 정하고,
말에서 찾고,
숫자로 확인합니다

오늘 바로 · 정리본 하나에서
재문의율 한 줄을 직접 확인해 보세요.

되풀이하던 안내에 쓰던 시간을, 더 도움이 필요한 고객에게.
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