오늘의 구성 · 40분

발주는 바쁜데, 지출은 보이지 않는다

• 품목마다 한 번씩 확인하다가 하루가 지나간다
• 급한 소액 구매에 밀려 큰 지출은 손을 못 댄다
• 같은 품목 이름이 달라 합계가 흩어져 있다
• → 어디부터 관리할지, 근거 있는 순서가 필요하다

오늘 손에 남길 결과물 2개

원칙 1 · 무엇을 더할지 먼저 정한다

원칙 2 · 정리해도 원본은 남긴다

• 중복처럼 보여도 거래번호·날짜·금액부터 대조한다
• 반품의 음수는 그대로 둔다
• 이름만 다른 같은 품목은 번호로 모은다
• 빈칸은 추정하지 않고 «확인 필요»로 남긴다

원칙 3 · ABC는 지출 크기의 구분

경계에 걸린 품목은 이렇게 나눈다

작은 금액이어도 놓치면 안 되는 품목

오늘 쓸 재료 · 세 가지를 함께 읽기

모두 교육 영상 시연용 가상 자료입니다. 원본은 보관하고 새 대화에 첨부하세요.

채팅 창을 열고, 첨부부터 확인

• claude.ai에서 새 대화를 연다
• 구매 내역·기준 메모·현장 이미지를 첨부한다
• 세 파일 이름이 보이는지 확인한 뒤 부탁 문장을 보낸다
• 실제 회사 자료는 사용 허용 여부와 가명 처리를 먼저 확인

세 자료를 읽고 이상한 곳 찾기

첨부한 세 자료부터 읽어 봐.
구매 내역의 거래 수, 기간, 금액 합계를 알려줘.
중복·반품·이름 차이·빈칸도 찾아줘.
아직 고치지 말고 원본행과 근거를 적어줘.
모르는 건 지어내지 말고 확인 필요로 남겨줘.

고쳐 달라는 한 줄 · «제목과 안내행은 빼고 거래 200행만 다시 세어줘.»

점검 결과 예시 · 지울 것과 남길 것

근거대로 정리하고 기록 남기기

확인 메모대로 새 정리본을 만들어줘.
T0001은 200행만 빼고, T0020 반품은 음수로 둬.
이름 두 곳은 품목번호에 맞춰 통일해줘.
빈 협력사 이름은 채우지 마.
바꾼 원본행과 이유, 정리 전후 합계도 남겨줘.

고쳐 달라는 한 줄 · «빈 협력사는 확인 필요로 두고 금액은 집계에 넣어줘.»

200행에서 199행 · 합계는 왜 바뀌었나

품목별로 모아 큰 지출부터 세우기

지금 정리본으로 품목번호별 순매입액을 모아줘.
금액 큰 순서로, 같으면 품목번호 순서로 둬.
품목번호·이름·순매입액·거래 수를 보여줘.
20품목 합계가 정리본 합계와 같은지도 확인해줘.

고쳐 달라는 한 줄 · «품목 이름만 달라도 번호가 같으면 한 품목으로 모아줘.»

품목 합계 예시 · 위쪽 다섯 품목

분류 전에 · 정리 근거 세 가지

누적비율을 더해 ABC 나누기

지금 품목별 표에 비중·누적비율·등급을 붙여줘.
각 품목까지 더한 누적비율이 80% 이하면 A,
80%를 넘고 95% 이하면 B, 95%를 넘으면 C야.
경계를 넘긴 품목은 다음 등급으로 둬.
반올림 전 비율로 나누고 등급별 합계도 보여줘.

고쳐 달라는 한 줄 · «누적 80%는 A, 95%는 B로 다시 나눠줘.»

분류 결과 예시 · 경계 네 곳을 본다

품목 수보다 지출 비중을 본다

교육용 가상 자료 결과입니다. A는 품목 수 25%가 지출 80%를 차지합니다.

엑셀로 받아 다시 계산할 준비

지금 결과를 새 엑셀로 만들어줘.
정리 내역·품목별 ABC·재검산·정리 기록을 나눠줘.
합계와 비율은 엑셀에서 눌러 보면 계산식이 보이게 해줘.
재검산에는 전체 합계, 방진 고무, 등급별 합계를 넣어줘.
원본을 덮어쓰지 말고 파일로 내려받게 해줘.

고쳐 달라는 한 줄 · «숫자만 적혀 있어. 합계와 비율이 엑셀에서 계산되게 바꿔줘.»

숫자 재계산 · 엑셀에서 직접 눌러 본다

틀린 결과 바로잡기

첨부한 틀린 결과는 연습용이야.
원본과 확인 메모를 대조해서 틀린 곳을 고쳐줘.
바꾸기 전·후 값과 근거를 한 줄씩 보여줘.
합계만 맞추려고 다른 금액을 바꾸지 마.
고친 표로 등급과 관리안도 다시 확인해줘.

고쳐 달라는 한 줄 · «반품을 양수로 바꿨네. 원본의 음수 그대로 되돌려줘.»

오류 수정 예시 · 네 가지를 되돌린다

합계는 맞는데 등급이 다르면?

• 누적비율을 큰 지출 순서로 더했는지 본다
• 80%·95%의 «이하»를 빠뜨렸는지 본다
• 금액이 같으면 품목번호 순서를 확인한다
• 수정 후 비중·누적비율·등급을 함께 다시 계산한다

여기까지 만든 것 · 숫자와 근거 한 묶음

등급과 현장 메모로 관리 순서 정하기

검산한 분류표와 현장 메모로 관리 순서를 적어줘.
A·B·C마다 할 일, 담당 역할, 기한, 완료 증거를 넣어줘.
기한은 보고 후 며칠 이내인지로 써줘.
비상 센서는 C를 유지하고 별도 확인으로 둬.
자료에 없는 원인이나 공급처는 지어내지 마.

고쳐 달라는 한 줄 · «C라고 점검에서 빼지 말고 센서는 별도 확인으로 남겨줘.»

관리 우선순위 예시 · 행동이 남는 표

무엇을 얼마나 아끼나 · 가정부터 적는다

지출 분류표와 관리 문서 저장하기

지금 고친 결과로 파일 두 개 만들어줘.
지출 분류표는 정리 내역과 재검산이 든 엑셀로,
관리 우선순위는 A4 한 장짜리 워드로 줘.
워드에는 집계 범위·등급별 금액·할 일·승인 요청을 넣어줘.
1% 개선은 가정이라고 쓰고 확인 필요 표시도 남겨줘.

고쳐 달라는 한 줄 · «요약하면서 확인 필요를 지웠네. 그 표시를 그대로 되살려줘.»

파일로 받고, 공유할 형식까지 확인

현장에서는 요약 PDF만 간단히 보기

최종 점검 · 보고 전에 다섯 가지

• 원본 200행 → 정리 199행, 제외 근거가 있다
• 전체 1억 원과 A·B·C 합계를 엑셀에서 확인했다
• P05 80%는 A, P11 95%는 B다
• P20은 C 유지 + 별도 확인, 빈 협력사는 확인 필요다
• 엑셀·워드·PDF의 금액과 가정 표시가 모두 같다

여러분 차례 · 숫자와 관리안을 직접 확인

잠시 멈추고 두 질문에 답한 뒤, 이어지는 정답과 비교해 보세요.

직접 확인한 답과 비교해 보세요