물류·운송 AI 업무스킬 향상 · 선하증권·인보이스 여러 건을 한 엑셀로
물류 업무
Codex에서 실습
선하증권·인보이스
여러 건을
한 엑셀로
포워딩·수입 담당의 서류 옮겨 적기
선적별 통합HS 후보 대조원본 근거 보존
선사별 B/L
인보이스 품목
선적 6건 → 한 엑셀
확인할 곳 4항목
JJ Creative 교육연구소 · 전재현 소장
물류·운송 AI 업무스킬 향상 · 선하증권·인보이스 여러 건을 한 엑셀로
오늘의 구성 · 약 32분
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오늘의 문제 · 선사마다 찾을 자리가 다릅니다
| 받은 서류 | 같은 정보의 다른 모양 | 담당자가 하는 일 |
|---|---|---|
| 가람해운 B/L | Bill of Lading No. / 2,400 KGS | B/L 번호와 중량을 옮김 |
| 누리선사 B/L | B/L NO. / 9.6 MT | 같은 뜻의 칸을 다시 찾음 |
| 바른라인 B/L | 그림으로 받은 한 쪽 서류 | 숫자를 눈으로 재확인 |
| 인보이스 | 품목·수량·단가·공급자 HS | B/L과 선적별로 연결 |
양식을 외우기보다 뽑을 열과 대조 기준을 먼저 정합니다.
업무 모양 참고: 여러 선사 B/L 일괄 처리 사례 · 업체의 성능 수치는 적용하지 않음
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오늘 완성할 결과물 · 선적별 통합 엑셀
| 한 엑셀 안의 표 | 행 수 | 남는 내용 |
|---|---|---|
| 선적통합 / 컨테이너 | 6행 / 8행 | 선적은 한 줄, 컨테이너는 별도 연결 |
| 품목대조 | 12행 | 인보이스 HS와 앞 업무 후보 비교 |
| 확인필요 / 중복기록 | 4행 / 1행 | 미해결 항목과 제외 사본 근거 |
| 검산 / 출처 | 16항목 / 12행 | 합계·건수와 원본 파일·쪽수 |
서류 폴더 → 통합 엑셀 + HS 후보와 인보이스 품목 대조 결과
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앞 업무에서 이어 받기 · HS 후보표
| 품목코드 | 품명 | HS 후보 6자리 | 오늘 쓸 방법 |
|---|---|---|---|
| P100 | 전동기부품 | 850300 | 동일 품목코드로 대조 |
| P200 | 플라스틱보관함 | 392310 | 동일 품목코드로 대조 |
| P300 | 고무씰 | 401693 | 동일 품목코드로 대조 |
| P400 | 금속브래킷 | 732690 | 동일 품목코드로 대조 |
«수출입 품목 HS코드 후보 찾기»의 결과를 이어 받습니다.
후보표에 없는 P500은 새 번호를 지어내지 않습니다.
실습 자료 받기HS후보표_앞업무결과_가상.xlsx
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업종별 AI 업무스킬 향상 · GPT편
1
PART 1 · 처리 원칙
옮기기 전에
기준부터 정합니다
번호·행의 단위·원문 보존 기준을 먼저 맞춥니다.
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원칙 · 문서의 위치보다 뜻을 봅니다
| 뽑을 정보 | 서류에 적힌 이름 | 결과에 남길 것 |
|---|---|---|
| B/L 번호 | Bill of Lading No. / B/L NO. | 적힌 번호 그대로 |
| 총중량 | Gross Weight / Total G.W. | 원문 + kg 정리값 |
| 순중량 | Net Weight | 총중량과 별도 칸 |
| 컨테이너 번호 | Container No. | 원문 + 공백 정리값 |
| 연결 번호 | Shipment Ref. / Invoice Ref. | 문서끼리 맞는지 확인 |
품목명만 비슷하다고 같은 선적이나 같은 품목으로 묶지 않습니다.
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원칙 · 한 행의 뜻을 고정합니다
| 표 | 한 행의 뜻 | 합산할 때 주의 |
|---|---|---|
| 선적통합 | 선적 1건 | 중량·금액을 여기서 한 번만 셈 |
| 컨테이너 | 컨테이너 1개 | 전체 선적 중량을 매행 반복하지 않음 |
| 품목대조 | 인보이스 품목 1행 | 품목 금액을 더해 인보이스와 대조 |
| 확인필요 | 서로 다른 확인 과제 1개 | 한 선적에 여러 항목 가능 |
선적 6건에 컨테이너 8개, 품목 12행이 붙습니다.
표를 모두 펼쳐 한 번에 합치면 중량과 금액이 부풀 수 있습니다.
업무 맥락: 아시아경제 · 전자문서와 포워딩 업무 통합 기사 · 이 실습의 성과 증빙이 아님
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원칙 · 빈칸과 차이를 숨기지 않습니다
| 발견한 상황 | 보존할 값 | 처리 |
|---|---|---|
| B/L 총중량 공란 | 숫자 칸은 공란 | 상태에 (확인 필요) |
| B/L 1,800 / 송장 1,850 | 총중량 두 값 | 50kg 차이를 따로 기록 |
| 같은 번호의 내용이 다름 | 두 원문과 발행 정보 | 개정본인지 담당자 확인 |
| 그림 서류 숫자가 모호함 | 읽은 값과 근거 위치 | 원본과 사람이 다시 대조 |
빈칸을 0으로 바꾸거나 다른 문서 값으로 메우면, 확인할 일이 사라져 보입니다.
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얼마나 아끼나 · 재작업 시간을 계산해 봅니다
| 가정 · 모두 예시 | 직접 옮겨 적기 | AI로 초안 후 담당자 검토 |
|---|---|---|
| 대상 | 선적 6건 | 동일한 선적 6건 |
| 건당 서류 정리·대조 | 12분 × 6건 = 72분 | 검토 5분 × 6건 = 30분 |
| 초안 처리 대기 | 없음 | 6분 |
| 전체 작업시간 | 72분 | 36분 |
| 담당자에게 생기는 여유 | 비교 기준 | 36분 → 누락 서류 확인에 사용 |
교육용 가정 계산입니다. 실제 단축 시간은 파일 상태와 검토량을 재서 확인합니다.
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업종별 AI 업무스킬 향상 · GPT편
2
PART 2 · 실습 준비
폴더를 열고
평소 말로 부탁합니다
자료를 먼저 확인한 뒤 읽기·정리·대조·저장을 이어갑니다.
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준비 · ChatGPT에서 Codex를 고릅니다
화면·메뉴 이름은 앱 버전에 따라 다를 수 있습니다. 회사에서 허용한 계정과 자료로 진행합니다.
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실습 폴더 받기 · 입력 자료는 16개입니다
| 종류 | 파일 수 | 들어 있는 것 |
|---|---|---|
| 선하증권 PDF | 7개 | 선적 6건 + 같은 재수신 사본 1개 |
| 인보이스 PDF | 6개 | 각 2품목 · 전부 USD |
| HS 후보 엑셀 | 1개 | 앞 업무 결과 · 4품목 |
| 정리 기준 / 부탁 문장 | 2개 | 처리 규칙과 일곱 단계 부탁 |
압축을 푼 폴더를 엽니다. 완성 예시는 이 묶음에 들어 있지 않습니다.
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오늘 쓸 재료 · 선하증권 개별 내려받기
| 선적번호 | 선하증권 | 특징 |
|---|---|---|
| JJ-2611-01 | GR261101 | 일반 서류 + 같은 사본 |
| JJ-2611-02 | NR261102 | 총중량 9.6 MT · 컨테이너 2개 |
| JJ-2611-03 | BR261103 | 그림으로 된 서류 |
| JJ-2611-04 | GR261104 | 총중량 공란 |
| JJ-2611-05 | NR261105 | 컨테이너 표기 차이 · 2개 |
| JJ-2611-06 | BR261106 | 일반 서류 |
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오늘 쓸 재료 · 인보이스 개별 내려받기
| 인보이스 | 품목 행 수 | 금액 · USD |
|---|---|---|
| INV-2611-01 | 2행 | 3,000 |
| INV-2611-02 | 2행 | 6,000 |
| INV-2611-03 | 2행 | 2,000 |
| INV-2611-04 | 2행 | 4,000 |
| INV-2611-05 | 2행 | 5,000 |
| INV-2611-06 | 2행 | 4,000 |
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허락 묻는 창이 뜨면 · 작업 범위를 읽습니다
폴더를 골랐다는 사실만으로 외부 전송이 차단되지는 않습니다. 실제 서류는 회사 규정을 먼저 확인합니다.
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먼저 · 폴더 안에서 무엇을 읽었는지
STEP 1 · Codex에서 부탁하기
서류정리기준_가상.txt부터 읽고 폴더의 서류 종류와 건수를 알려줘. 같은 사본, 빈 중량, 서로 다른 값도 찾아줘. 원본은 고치지 마. 내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.
교육용 결과 예시 · 실제 앱 실행 화면 아님
| 읽은 재료 | 나와야 할 답 |
|---|---|
| B/L 파일 | 7개 · 사본 포함 |
| 인보이스 | 6개 · 12품목행 |
| HS 후보 | 4품목 |
| 주의 | 중량 누락·차이 / HS 대조 필요 |
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진단 결과 확인 · 파일 수와 선적 수는 다릅니다
| 확인 대상 | 계산 | 해석 |
|---|---|---|
| B/L 파일 | 7개 | 사본 1개가 섞임 |
| 같은 내용 재수신 | 1개 | 원본은 보존, 집계에서만 제외 |
| 실제 선적 | 7 - 1 = 6건 | B/L과 인보이스 참조 확인 |
| 열지 못한 파일 | 0개가 목표 | 미독이면 해당 자료부터 재확인 |
파일을 못 읽었다면 다음 단계로 넘어가지 말고, 해당 자료를 다시 읽도록 부탁합니다.
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추출 · 같은 선적의 문서를 짝짓습니다
STEP 2 · Codex에서 부탁하기
B/L과 인보이스에서 선적번호, B/L 번호, 컨테이너, 총중량, 품목과 금액을 뽑아줘. 서류 안의 참조번호로 짝짓고 원본 파일명과 쪽수도 남겨줘. 내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.
교육용 결과 예시 · 실제 앱 실행 화면 아님
| 선적번호 | 교육용 연결 결과 |
|---|---|
| JJ-2611-01 | GR261101 ↔ INV-2611-01 |
| JJ-2611-02 | NR261102 ↔ INV-2611-02 |
| JJ-2611-03 | BR261103 ↔ INV-2611-03 |
| 근거 | 각 PDF 1쪽의 참조번호 |
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원본 한 곳을 직접 엽니다 · 참조번호 대조
| 찾아볼 곳 | BL_GR261101_가상.pdf | 인보이스_INV-2611-01_가상.pdf |
|---|---|---|
| Shipment Ref. | JJ-2611-01 | JJ-2611-01 |
| B/L 번호 / B/L Ref. | GR261101 | GR261101 |
| Invoice Ref. / Invoice No. | INV-2611-01 | INV-2611-01 |
| 총중량 | 2,400 KGS | 2,400 KG |
| 쪽수 | 1쪽 | 1쪽 |
원본과 결과의 연결이 맞으면, 다음 서류도 같은 열과 근거로 확인합니다.
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정리 · 원문을 남기고 단위만 맞춥니다
STEP 3 · Codex에서 부탁하기
정리 기준대로 총중량을 kg로 맞추고 컨테이너 표기를 통일해줘. 같은 내용의 재수신 사본만 집계에서 빼고 기록은 남겨줘. 원문도 보존해줘. 내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.
교육용 결과 예시 · 실제 앱 실행 화면 아님
| 원문·발견 사항 | 정리한 결과 |
|---|---|
| 9.6 MT | 9,600kg |
| 같은 재수신 B/L | 1개 집계 제외 · 파일 보존 |
| 컨테이너 표기 | 공백·붙임표 제거, 대문자 |
| B/L 총중량 공란 | 공란 유지 + 확인 필요 |
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정리 결과 · 바뀐 값과 남긴 값을 나란히
| 항목 | 서류 원문 | 정리값 / 조치 |
|---|---|---|
| 누리선사 B/L 중량 | 9.6 MT | 9,600kg |
| JJ-2611-05 컨테이너 | jjlu 100006-9 | JJLU1000069 |
| JJ-2611-04 중량 | 공란 | 숫자 칸 공란 · 확인 필요 |
| GR261101 재수신 | 원본과 내용 동일 | 중복기록에 1행 · 원본 둘 다 보존 |
공백을 없애는 일과 번호 자체를 바꾸는 일은 다릅니다. 모호한 문자는 원본에서 재확인합니다.
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통합 · 선적 한 건을 한 줄로 만듭니다
STEP 4 · Codex에서 부탁하기
선적 1건에 1행인 통합표를 만들어줘. 컨테이너와 품목은 별도 표로 연결해줘. B/L과 인보이스 중량은 나란히 두고, 빈 중량은 채우지 마. 내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.
교육용 결과 예시 · 실제 앱 실행 화면 아님
| 선적 | 컨테이너 | USD |
|---|---|---|
| JJ-2611-01 | 1개 | 3,000 |
| JJ-2611-02 | 2개 | 6,000 |
| JJ-2611-03 | 1개 | 2,000 |
| JJ-2611-04 | 1개 | 4,000 |
| JJ-2611-05 / 06 | 2개 / 1개 | 5,000 / 4,000 |
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통합 결과 예시 · 중량 두 칸을 비교합니다
| 선적번호 | B/L 총중량 · kg | 인보이스 총중량 · kg | 상태 |
|---|---|---|---|
| JJ-2611-01 | 2,400 | 2,400 | 대조 일치 |
| JJ-2611-02 | 9,600 | 9,600 | 대조 일치 |
| JJ-2611-03 | 1,800 | 1,850 | 차이 50kg |
| JJ-2611-04 | 공란 | 4,100 | 누락 |
| JJ-2611-05 | 6,400 | 6,400 | 대조 일치 |
| JJ-2611-06 | 3,200 | 3,200 | 대조 일치 |
중량 누락 선적을 인보이스 값으로 덮지 않습니다. 두 문서의 차이는 미해결로 남깁니다.
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대조 · 인보이스 품목과 HS 후보를 맞춥니다
STEP 5 · Codex에서 부탁하기
HS후보표_앞업무결과_가상.xlsx를 품목코드로 연결해줘. 인보이스의 HS 번호와 후보를 후보 일치·불일치·후보 없음으로 나눠줘. 이유와 원본 쪽수를 남기고 HS는 확정하지 마. 내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.
교육용 결과 예시 · 실제 앱 실행 화면 아님
| 대상 | 후보 ↔ 송장 | 판정 |
|---|---|---|
| P100 등 | 10행 | 후보 일치 |
| P300 / JJ-2611-03 | 401693 ↔ 401699 | 불일치 1행 |
| P500 / JJ-2611-06 | 후보 없음 ↔ 830249 | 후보 없음 1행 |
| 최종 HS 분류 | 전체 12행 | 미확정 |
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대조 결과를 읽습니다 · 일치도 확정은 아닙니다
| 인보이스 품목 | 앞 업무 후보 | 공급자 기재 | 기록할 결과 |
|---|---|---|---|
| P100 · 전동기부품 | 850300 | 850300 | 후보 일치 |
| P300 · JJ-2611-03 | 401693 | 401699 | 불일치 · 담당자 검토 |
| P500 · 조립부품 | 없음 | 830249 | 후보 없음 · 추가 검토 |
| 전체 12품목행 | 후보 일치 10 | 불일치 1 / 후보 없음 1 | 최종 HS는 담당자 확정 |
번호가 같은지 비교한 결과입니다. 재질·용도·구성에 따른 올바른 분류 여부는 따로 판단합니다.
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검산 · 보기 좋은 표보다 숫자를 먼저 봅니다
STEP 6 · Codex에서 부탁하기
선적·컨테이너·품목 건수를 다시 세고 USD 금액을 재계산해줘. B/L 총중량은 확인된 건 소계와 빈칸 수를 따로 보여줘. 확인할 것도 묶어줘. 내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.
교육용 결과 예시 · 실제 앱 실행 화면 아님
| 검사항목 | 교육용 기대값 |
|---|---|
| 선적 / 컨테이너 / 품목 | 6 / 8 / 12 |
| 인보이스 금액 합 | USD 24,000 |
| B/L 확인분 소계 | 23,400kg · 5건 |
| 빈 B/L 중량 / 미해결 항목 | 1건 / 4항목 |
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숫자 재계산 · 원본 범위까지 함께 확인
| 검산 | 직접 더하는 값 | 나와야 할 값 |
|---|---|---|
| 선적 | B/L 7개 - 같은 사본 1개 | 6건 |
| 컨테이너 | 1 + 2 + 1 + 1 + 2 + 1 | 8개 |
| 품목 | 선적 6건 × 각 2행 | 12행 |
| USD 금액 | 3,000 + 6,000 + 2,000 + 4,000 + 5,000 + 4,000 | 24,000 |
| B/L 확인분 · kg | 2,400 + 9,600 + 1,800 + 6,400 + 3,200 | 23,400 · 누락 1건 별도 |
인보이스 총중량 합은 27,550kg입니다. 집계 범위가 달라 B/L 소계와 직접 빼서 오류라고 판단하지 않습니다.
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틀린 결과 바로잡기 · 빈 중량을 채웠다면
B/L 중량이 빈 JJ-2611-04에 4,100을 채웠다면 지워줘. B/L 숫자 칸은 비워 두고 인보이스 4,100kg은 별도 칸에 남겨줘. 검산 제목은 전체 합계가 아니라 확인된 5건 소계로 고쳐줘. 내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.
| 수정 전 · 잘못된 예 | 수정 후 · 기준에 맞는 예 |
|---|---|
| B/L 4,100kg | B/L 공란 |
| 인보이스 값으로 보충 | 인보이스 4,100kg 별도 보존 |
| 전체 합계로 표기 | 확인된 5건 소계 23,400kg |
| 확인 항목 숨김 | 중량 누락 미해결 유지 |
잘못된 값은 교육용 반례입니다. 제공 완성 엑셀에는 오른쪽 기준을 적용했습니다.
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저장 · 검토할 파일 두 개를 남깁니다
STEP 7 · Codex에서 부탁하기
결과 폴더에 선적통합_검토용.xlsx를 새로 저장해줘. 선적통합·컨테이너·품목대조·확인필요·중복기록·검산·출처 표를 넣어줘. 같은 기준으로 다시 할 작업순서_가상.txt도 만들어줘. 원본은 고치지 마. 내가 안 준 내용은 지어내지 말고 (확인 필요)로 표시해줘.
교육용 결과 예시 · 실제 앱 실행 화면 아님
| 확인할 곳 | 생겨야 할 파일·내용 |
|---|---|
| 결과 폴더 | 선적통합_검토용.xlsx |
| 엑셀 안의 표 | 선적·컨테이너·품목·확인필요 등 7개 |
| 다시 할 기준 | 작업순서_가상.txt |
| 원본 | 입력 자료 16개 그대로 보존 |
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업종별 AI 업무스킬 향상 · GPT편
3
PART 3 · 결과 활용
파일을 열어야
완성입니다
저장·검토·담당자 인계까지 이어갑니다.
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폴더에 생긴 파일 확인 · 실제 파일을 엽니다
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최종 판단은 담당자 · 확인필요 4항목
| 선적번호 | 확인할 것 | 담당 / 상태 |
|---|---|---|
| JJ-2611-03 | 총중량 1,800kg ↔ 1,850kg | 포워딩 담당 / 미해결 |
| JJ-2611-04 | B/L 총중량 공란 | 포워딩 담당 / 미해결 |
| JJ-2611-03 | P300 HS 후보 ↔ 송장 불일치 | 수입 담당 / 미해결 |
| JJ-2611-06 | P500 HS 후보 없음 | 수입 담당 / 미해결 |
원본 확인과 관세 업무 담당자 검토를 거쳐 확정합니다. AI 결과만으로 통관 신고하지 않습니다.
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다음 자료에도 쓰려면 · 숫자보다 기준을 남깁니다
| 다시 쓸 기준 | 이번 실습에서의 예 | 다음 자료에서는 |
|---|---|---|
| 연결 기준 | 선적번호 + 문서 참조번호 | 새 자료의 참조를 다시 확인 |
| 정리 기준 | MT → kg / 원문 보존 | 새 단위는 뜻 확인 후 적용 |
| 검산 기준 | 6건 · 8개 · 12행 | 실제 건수를 새로 계산 |
| 판단 기준 | HS 후보 대조 / 미해결 기록 | 최신 후보표와 담당자 재확인 |
이번 예시의 6·8·12·24,000을 정답처럼 강제로 맞추지 않습니다.
실습 자료 받기작업순서_결과예시_가상.txt
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여러분 차례 · 같은 자료로 확인해 보세요
| 직접 할 일 | 완료 기준 |
|---|---|
| 실습 폴더 열고 부탁 문장 실행 | 원본은 고치지 않음 |
| 생성 엑셀의 건수와 금액 확인 | 6선적 / 8컨테이너 / 12품목 / USD 24,000 |
| 확인필요를 원본과 대조 | 중량 2항목 + HS 2항목 |
| 결과 파일과 작업순서 메모 열기 | 두 파일 모두 실제로 열림 |
제출·전송·신고 없이 가상 자료로 연습합니다. 결과 예시와 다른 값은 원본부터 확인합니다.
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AI가 모으고,
담당자는 차이를 확인합니다
서류 폴더
양식이 달라도
→
한 엑셀
원본 근거와 함께
→
사람의 판단
미해결을 확인하고 확정
JJ Creative 교육연구소 · 전재현 소장