교육 영상 시연용 가상 자료 · 먼저 엑셀·메모·그림, STEP 3에서 견적 3개를 첨부합니다.
JJ Creative 교육연구소 · 행정 위드 AI · 비품 구매와 연간 계획
정리·비교
열어 볼 곳을 먼저 정합니다
자료
읽을 곳
확인할 점
지난해 구매 엑셀
구매원본 시트 · 145행
전표번호 · 품목 · 규격 · 수량 · 금액
구매 기준·수요 메모
1쪽 수요 / 2쪽 기준 / 3쪽 확인
구매량과 사용량 구분
창고 재고표 그림
2025-12-31 재고 · 4품목
상자 · 권 · 봉, 사용 가능 상태
견적 PDF 3개
각 1쪽
2026년 단가 · 연간 약정 · 배송
예시 자료의 기준 연도는 지난해 2025년 / 계획 2026년으로 고정했습니다.
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정리·비교
STEP 1
구매 기록을 정리해 줘
엑셀과 메모, 재고 그림 올렸어. 먼저 지난해 구매 기록만 정리해줘.
같은 전표가 두 번 들어간 건 이유를 적어 따로 빼고, 원본은 남겨줘.
품목 이름은 규격과 단위를 보고 맞춰줘. 빈칸은 메모로 확인해줘.
정리 전후 건수와 금액, 품목별 구매량을 보여줘. 모르면 (확인 필요)로 남겨줘.
결과 확인 · 145행 → 144건 · 9,320,000원 → 9,120,000원
고쳐 달라는 한 줄 · «중복을 뺀 전표번호와 금액을 따로 보여줘.»
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정리·비교
정리 결과 · 빠진 200,000원의 이유
구분
건수
금액 · 부가세 포함
구매원본
145행
9,320,000원
중복 전표 PO-2025-037
1행 · 복사용지 8상자
200,000원 제외
정상 구매
144건
9,120,000원
PO-2025-092의 빈 부서 → 메모 3쪽 확인 답변에 따라 «이천센터» 복사용지의 이름이 달라도 A4 80g · 5권/상자면 같은 품목
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정리·비교
STEP 2
재고를 빼고 필요한 양을 정해 줘
정리한 기록 옆에 올해 쓸 양과 지금 재고를 붙여줘.
쓸 양은 메모 1쪽, 재고는 그림에서 가져와.
연말에 남길 양을 더해서 새로 살 양을 계산해줘.
단위와 자료 위치도 적어줘. 그림이 흐리거나 근거가 없으면 (확인 필요)로 남겨줘.
결과 확인 · 복사용지 220상자 · 라벨지 120권 · 건전지 60상자 · 물티슈 320봉
고쳐 달라는 한 줄 · «지난해 산 양을 올해 쓸 양으로 넘겨짚지 말고 메모에서 가져와.»
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정리·비교
필요량 결과 · 단위를 섞지 않습니다
품목
쓸 양
지금 재고
연말 목표
새로 살 양
A4 복사용지
240상자
30상자
10상자
220상자
라벨지
120권
10권
10권
120권
AA 건전지
60상자
10상자
10상자
60상자
물티슈
360봉
60봉
20봉
320봉
4품목은 계산해도, 상자·권·봉을 한 수량으로 합치지 않습니다.
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정리·비교
STEP 3
견적 3개를 같은 기준으로 맞춰 줘
견적 3개도 올렸어. 방금 정한 필요량으로 비교해줘.
단가는 부가세 포함으로 맞추고, 배송비와 최소 약정량을 따로 적어줘.
분기별로 받고 납품 후 결제할 수 있는지도 봐줘.
견적서 몇 쪽인지 붙이고, 빠진 조건은 (확인 필요)로 남겨줘.
결과 확인 · 새봄 단가에만 부가세 10% 추가 · 다온은 연간 최소 약정량 적용
고쳐 달라는 한 줄 · «다온의 최소 약정량을 빼먹었어. 필요한 양과 실제 사야 할 양을 나눠줘.»
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정리·비교
조건을 맞춘 단가 · 예시
품목 · 단위
한빛 · 포함
새봄 · 별도 → 포함
다온 · 포함
A4 복사용지 · 상자
24,000원
23,000 → 25,300원
22,000원
라벨지 · 권
11,000원
10,500 → 11,550원
10,500원
AA 건전지 · 상자
9,500원
9,000 → 9,900원
9,000원
물티슈 · 봉
2,800원
2,500 → 2,750원
2,600원
한빛: 분기 주문 300,000원 이상 배송 무료 / 미만 8,000원 다온: 연간 최소 복사용지 300상자 · 라벨지 180권 · 건전지 100상자 · 물티슈 500봉
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정리·비교
STEP 4
실제로 나갈 돈으로 업체를 골라 줘
필요량을 살 때와 약정 때문에 더 사야 할 때를 나눠 계산해줘.
분기 주문은 메모의 일정으로 잡고, 배송비까지 넣어줘.
연간 총액과 남는 양, 보관 한도, 예산 8,300,000원을 비교해줘.
조건에 맞는 곳을 추천하고 이유 3줄 써줘. 모르는 조건은 확인했다고 쓰지 마.
결과 확인 · 한빛 8,066,000원 / 새봄 8,426,000원 / 다온 약정 10,690,000원
고쳐 달라는 한 줄 · «단가 순서가 아니라 실제 지출과 보관 조건으로 다시 골라줘.»
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정리·비교
틀린 결과 바로잡기 · 싼 단가의 함정
의도적인 오류 예시
다온 7,472,000원
필요량에 싼 단가만 곱함 연간 약정량을 무시함
고친 결과 예시
다온 10,690,000원
연간 약정 300·180·100·500 실제 구매 금액으로 수정
다온은 약정량이 빠졌어. 견적 1쪽의 연간 최소량으로 다시 계산해줘.
연말 재고가 보관 한도를 넘는지도 고쳐줘. 추천 이유도 같이 바꿔줘.
연말 재고 90상자 · 70권 · 50상자 · 200봉 → 4품목 모두 보관 한도 초과
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정리·비교
숫자 재계산 ① · 비교표를 엑셀에서
내가 확인할 계산
맞아야 할 값
복사용지 · 220상자 × 24,000원
5,280,000원
라벨지 1,320,000 + 건전지 570,000 + 물티슈 896,000
2,786,000원
물건값 8,066,000 + 배송비 0
8,066,000원
예산 8,300,000 − 계획 8,066,000
234,000원 여유
지금 비교표를 엑셀로 만들어줘. 수량과 단가를 바꾸면 합계도 바뀌게 해줘.
원본과 중복 제외 내역, 필요량과 견적 근거도 같이 남겨줘.
지금까지 확인한 내용으로 보고 요약 한 장 써줘.
한빛 구매안, 연간 금액, 지난해와 지출 차이, 분기 일정, 확인할 일을 넣어줘.
단가 차이와 재고 활용 효과는 나눠 써줘. 승인 완료라고 쓰지 마.
최 사원이 정리하고 이 과장이 확인한 뒤 박 팀장이 결정하는 걸로 해줘.
결과 확인 · 지출 차이 1,054,000원은 예시 · 승인 상태는 검토 중
고쳐 달라는 한 줄 · «재고 활용분은 매년 반복되는 절감이라고 쓰지 말아줘.»
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연간 계획
여기까지 만든 것 · 한 흐름으로 연결
비교표
근거가 남았습니다
145행 보존 · 144건 집계 재고를 뺀 필요량 한빛·새봄·다온 조건 대조
연간 계획
수량이 연결됩니다
분기별 주문·사용·잔량 보관 한도 · 배송비 예산 · 인상 가정
보고 요약
결정할 일이 보입니다
한빛 8,066,000원 검토안 지출 차이 1,054,000원 예시 확인할 조건·담당자
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연간 계획
박 팀장이 묻는 두 가지
왜 한빛인가요?
실제 지출과 운영 조건
예산 안 · 분기 입고 가능 네 품목을 필요량만 구매 계약 전 조건 재확인
정말 줄어든 돈인가요?
지금은 계획상 차이
가격 효과와 재고 사용 구분 발주·납품 후 실적 확인 아직 확정 절감 아님
확인할 일 · 최 사원: 재고 실사 / 이 과장: 견적·분기 일정 / 박 팀장: 구매안 결정
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저장·활용
4
PART 4 · 저장·활용
파일을 열어 보고, 같은 숫자인지 맞춥니다
STEP 8 · 엑셀 2개 + 보고 문서, 전달 전에 직접 확인
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저장·활용
STEP 8
최종 파일로 만들어 줘
고친 내용으로 비교표와 연간 계획은 각각 새 엑셀로 만들어줘.
계산할 칸은 눌러 보면 계산식이 보이게 해줘. 원본은 덮어쓰지 마.
보고 요약은 워드와 PDF로 줘. 표는 단순하게 해줘.
전부 교육용 가상 자료와 검토 중 표시를 넣고, 확인할 일도 남겨줘.
결과 확인 · 비교표·연간 계획·요약의 기본 연간 금액이 모두 8,066,000원
고쳐 달라는 한 줄 · «기본 계획과 인상 가정이 섞였어. 두 경우를 따로 표시해줘.»
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저장·활용
다운로드 뒤, 파일에서 직접 확인합니다
파일
열어 볼 곳
맞아야 할 결과
비교표
구매원본 / 제외내역 / 필요량 / 업체비교
정상 144건 · 기본 8,066,000원
연간 계획
기준 / 연간계획 / 예산점검
연말 목표 10·10·10·20 · 여유 234,000원
보고 요약
첫 문단 / 지출 차이 / 확인할 일
기본 8,066,000원 · 검토 중
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