JJ AI+ · 행정 위드 AI
행정 실전 · 중급
Claude 채팅 (claude.ai)에서 실습

비품 구매 비교와
연간 구매 계획

남은 재고까지 보고, 1년 살 양을 정합니다

8단계 연속 실습엑셀로 숫자 확인결과물 3종
JJ Creative 교육연구소 · 행정 위드 AI · 비품 구매와 연간 계획
오프닝

오늘의 구성 · 약 40분

0분10분20분30분40분오프닝 · 2분PART 1 · 구매 기준 · 4분PART 2 · 정리·비교 · 14분PART 3 · 연간 계획 · 11분PART 4 · 저장·활용 · 4.5분점검·직접 해 보기 · 4.5분
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오프닝

비품은 샀는데, 왜 또 부족할까요?

주문 기록

작년만큼 주문

구매량을 사용량으로
그대로 생각한다

창고 확인

남은 물건 놓침

보유 재고를 빼지 않아
같은 것을 또 산다

계획 부재

급하게 한 번 더

분기별 수요와 배송일이
따로 움직인다

오늘의 질문 · 단가를 낮추기 전에, 정말 그만큼 사야 할까요?

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오프닝

오늘 완성할 결과물 3종

① 비교표 · 엑셀

얼마에 살까

구매 기록 정리·필요량
업체별 실제 총액
원본 근거와 확인할 일

② 연간 계획 · 엑셀

언제 얼마나 살까

분기별 구매·사용·잔량
배송비·예산·보관 한도
가격 인상 때 바뀌는 금액

③ 요약 · 문서

무엇을 결정할까

구매안·지출 차이
담당자·확인 기한
워드·PDF로 전달

모든 회사·인물·수치와 결과 화면은 교육용 가상 예시입니다.

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구매 기준
PART 1 · 구매 기준

작년 지출보다 먼저,
살 양의 근거부터

구매량 · 사용 예정량 · 보유 재고를 따로 봅니다

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구매 기준

원칙 1 · 구매량과 사용량은 다릅니다

지난해 구매

구매 기록이 근거

작년에 산 양
단가와 지출 확인용

올해 사용

부서 메모가 근거

올해 쓸 예정인 양
구매 기록으로 단정 금지

현재 재고

창고 확인표가 근거

지금 쓸 수 있는 양
수량과 포장 단위 확인

예시 · 지난해 복사용지 240상자를 샀어도, 올해 새로 살 양은 220상자입니다.

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구매 기준

원칙 2 · 재고를 빼고, 남길 양을 더합니다

새로 살 양 = 올해 쓸 양 − 지금 재고 + 연말에 남길 양

A4 복사용지 · 예시수량근거
올해 쓸 양240상자구매 기준·수요 메모
지금 재고30상자창고 재고 확인표
연말에 남길 양10상자구매 기준·수요 메모
새로 살 양220상자240 − 30 + 10
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구매 기준

원칙 3 · 같은 양과 조건으로 비교합니다

가격 기준

부가세 포함

공급가만 비교하지 않기
배송비를 별도 확인

수량 조건

필요량과 약정량

싼 단가의 최소 약정량
남는 재고까지 보기

운영 조건

분기별로 받기

보관 한도·입고 소요일
납품 후 결제 조건

업체별 숫자 옆에 견적서 몇 쪽인지를 남겨 원문과 대조합니다.

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구매 기준

무엇을 얼마나 아끼나 · 예시

지난해 실제 구매같은 양 · 한빛 단가재고 반영 계획9,120,000원8,658,000원8,066,000원

지출 차이 1,054,000원 · 약 11.6%
단가 차이 462,000원 + 재고 활용 592,000원

같은 사용 예정량 기준의 교육용 비교입니다. 재고 활용분은 매년 반복되는 절감액이 아닙니다.

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구매 기준

한 번 받은 답을, 다음 단계의 재료로

정리 → 필요량

원본은 보존

중복 제외 근거 확인
재고·사용량을 연결

필요량 → 비교

조건을 대조

필요량과 약정량 구분
배송비·부가세 확인

비교 → 연간 계획

분기마다 검산

재고가 모자라지 않는지
예산 안에 드는지 확인

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정리·비교
PART 2 · 정리·비교

구매 엑셀부터,
견적 비교까지 이어 갑니다

STEP 1~4 · 원본 정리 → 살 양 → 조건 맞추기 → 업체 비교

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정리·비교

오늘 쓸 재료 · 6개를 내려받으세요

구매 기록

엑셀 145행

지난해 구매 144건
같은 전표 중복 1행

재고·수요

그림 1장 + 문서

기말 재고 · 연간 사용량
보관 한도 · 확인 메모

업체 조건

견적 PDF 3개

한빛 · 새봄 · 다온
단가 · 배송 · 약정량

교육 영상 시연용 가상 자료 · 먼저 엑셀·메모·그림, STEP 3에서 견적 3개를 첨부합니다.

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정리·비교

열어 볼 곳을 먼저 정합니다

자료읽을 곳확인할 점
지난해 구매 엑셀구매원본 시트 · 145행전표번호 · 품목 · 규격 · 수량 · 금액
구매 기준·수요 메모1쪽 수요 / 2쪽 기준 / 3쪽 확인구매량과 사용량 구분
창고 재고표 그림2025-12-31 재고 · 4품목상자 · 권 · 봉, 사용 가능 상태
견적 PDF 3개각 1쪽2026년 단가 · 연간 약정 · 배송

예시 자료의 기준 연도는 지난해 2025년 / 계획 2026년으로 고정했습니다.

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정리·비교
STEP 1

구매 기록을 정리해 줘

엑셀과 메모, 재고 그림 올렸어. 먼저 지난해 구매 기록만 정리해줘.
같은 전표가 두 번 들어간 건 이유를 적어 따로 빼고, 원본은 남겨줘.
품목 이름은 규격과 단위를 보고 맞춰줘. 빈칸은 메모로 확인해줘.
정리 전후 건수와 금액, 품목별 구매량을 보여줘. 모르면 (확인 필요)로 남겨줘.

결과 확인 · 145행 → 144건 · 9,320,000원 → 9,120,000원

고쳐 달라는 한 줄 · «중복을 뺀 전표번호와 금액을 따로 보여줘.»

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정리·비교

정리 결과 · 빠진 200,000원의 이유

구분건수금액 · 부가세 포함
구매원본145행9,320,000원
중복 전표 PO-2025-0371행 · 복사용지 8상자200,000원 제외
정상 구매144건9,120,000원

PO-2025-092의 빈 부서 → 메모 3쪽 확인 답변에 따라 «이천센터»
복사용지의 이름이 달라도 A4 80g · 5권/상자면 같은 품목

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정리·비교
STEP 2

재고를 빼고 필요한 양을 정해 줘

정리한 기록 옆에 올해 쓸 양과 지금 재고를 붙여줘.
쓸 양은 메모 1쪽, 재고는 그림에서 가져와.
연말에 남길 양을 더해서 새로 살 양을 계산해줘.
단위와 자료 위치도 적어줘. 그림이 흐리거나 근거가 없으면 (확인 필요)로 남겨줘.

결과 확인 · 복사용지 220상자 · 라벨지 120권 · 건전지 60상자 · 물티슈 320봉

고쳐 달라는 한 줄 · «지난해 산 양을 올해 쓸 양으로 넘겨짚지 말고 메모에서 가져와.»

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정리·비교

필요량 결과 · 단위를 섞지 않습니다

품목쓸 양지금 재고연말 목표새로 살 양
A4 복사용지240상자30상자10상자220상자
라벨지120권10권10권120권
AA 건전지60상자10상자10상자60상자
물티슈360봉60봉20봉320봉

4품목은 계산해도, 상자·권·봉을 한 수량으로 합치지 않습니다.

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정리·비교
STEP 3

견적 3개를 같은 기준으로 맞춰 줘

견적 3개도 올렸어. 방금 정한 필요량으로 비교해줘.
단가는 부가세 포함으로 맞추고, 배송비와 최소 약정량을 따로 적어줘.
분기별로 받고 납품 후 결제할 수 있는지도 봐줘.
견적서 몇 쪽인지 붙이고, 빠진 조건은 (확인 필요)로 남겨줘.

결과 확인 · 새봄 단가에만 부가세 10% 추가 · 다온은 연간 최소 약정량 적용

고쳐 달라는 한 줄 · «다온의 최소 약정량을 빼먹었어. 필요한 양과 실제 사야 할 양을 나눠줘.»

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정리·비교

조건을 맞춘 단가 · 예시

품목 · 단위한빛 · 포함새봄 · 별도 → 포함다온 · 포함
A4 복사용지 · 상자24,000원23,000 → 25,300원22,000원
라벨지 · 권11,000원10,500 → 11,550원10,500원
AA 건전지 · 상자9,500원9,000 → 9,900원9,000원
물티슈 · 봉2,800원2,500 → 2,750원2,600원

한빛: 분기 주문 300,000원 이상 배송 무료 / 미만 8,000원
다온: 연간 최소 복사용지 300상자 · 라벨지 180권 · 건전지 100상자 · 물티슈 500봉

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정리·비교
STEP 4

실제로 나갈 돈으로 업체를 골라 줘

필요량을 살 때와 약정 때문에 더 사야 할 때를 나눠 계산해줘.
분기 주문은 메모의 일정으로 잡고, 배송비까지 넣어줘.
연간 총액과 남는 양, 보관 한도, 예산 8,300,000원을 비교해줘.
조건에 맞는 곳을 추천하고 이유 3줄 써줘. 모르는 조건은 확인했다고 쓰지 마.

결과 확인 · 한빛 8,066,000원 / 새봄 8,426,000원 / 다온 약정 10,690,000원

고쳐 달라는 한 줄 · «단가 순서가 아니라 실제 지출과 보관 조건으로 다시 골라줘.»

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정리·비교

틀린 결과 바로잡기 · 싼 단가의 함정

의도적인 오류 예시

다온 7,472,000원

필요량에 싼 단가만 곱함
연간 약정량을 무시함

고친 결과 예시

다온 10,690,000원

연간 약정 300·180·100·500
실제 구매 금액으로 수정

다온은 약정량이 빠졌어. 견적 1쪽의 연간 최소량으로 다시 계산해줘.
연말 재고가 보관 한도를 넘는지도 고쳐줘. 추천 이유도 같이 바꿔줘.

연말 재고 90상자 · 70권 · 50상자 · 200봉 → 4품목 모두 보관 한도 초과

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정리·비교

숫자 재계산 ① · 비교표를 엑셀에서

내가 확인할 계산맞아야 할 값
복사용지 · 220상자 × 24,000원5,280,000원
라벨지 1,320,000 + 건전지 570,000 + 물티슈 896,0002,786,000원
물건값 8,066,000 + 배송비 08,066,000원
예산 8,300,000 − 계획 8,066,000234,000원 여유
지금 비교표를 엑셀로 만들어줘. 수량과 단가를 바꾸면 합계도 바뀌게 해줘.
원본과 중복 제외 내역, 필요량과 견적 근거도 같이 남겨줘.
실습 자료 받기비교표 예시.xlsx
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연간 계획
PART 3 · 연간 계획

얼마에 살지 정했다면,
언제 받을지 정합니다

STEP 5~7 · 분기별 구매 → 변화에 대비 → 보고 요약

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연간 계획
STEP 5

분기별 구매 계획으로 나눠 줘

한빛 기준으로 연간 계획을 만들어줘.
메모의 분기별 사용량과 그림의 시작 재고를 써줘.
분기마다 시작 재고, 살 양, 쓸 양, 남는 양, 지출을 적어줘.
받은 직후 재고가 보관 한도를 넘지 않게 해줘. 부족하거나 모르면 표시해줘.

결과 확인 · 1분기 1,572,500원 · 2~4분기 각각 2,164,500원

고쳐 달라는 한 줄 · «연말 잔량만 보지 말고 받은 직후 재고도 확인해줘.»

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연간 계획

분기별로 실제 살 양과 금액 · 예시

품목1분기2분기3분기4분기
A4 복사용지40상자60상자60상자60상자
라벨지30권30권30권30권
AA 건전지15상자15상자15상자15상자
물티슈50봉90봉90봉90봉
지출 · 부가세·배송 포함1,572,500원2,164,500원2,164,500원2,164,500원

입고 예정 · 매 분기 첫 주 / 주문 · 입고일 3영업일 전
최 사원 작성 → 이 과장 확인 → 박 팀장 승인 후 발주

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연간 계획

재고가 끊기지 않는지 · 두 시점을 봅니다

1분기 · 예시시작 + 구매받은 직후 / 한도사용 후 잔량
복사용지30 + 40상자70 / 80상자10상자
라벨지10 + 30권40 / 60권10권
건전지10 + 15상자25 / 40상자10상자
물티슈60 + 50봉110 / 120봉20봉

사용은 분기 중 고르게 이뤄지는 가정입니다. 몰아서 쓰는 부서는 월별 일정으로 다시 확인합니다.

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연간 계획
STEP 6

가격이 오르는 경우도 따로 봐줘

기본 계획은 그대로 두고, 한빛 단가가 전부 5% 오르는 경우를 따로 만들어줘.
수량과 배송 조건은 그대로야. 연간 지출과 예산 차이를 다시 계산해줘.
필요한 물건을 임의로 빼지 말고, 재견적 받을 일과 결정할 일을 적어줘.

결과 확인 · 가격 인상 가정 8,469,300원 · 예산보다 169,300원 초과

고쳐 달라는 한 줄 · «초과한 돈을 절감액이라고 쓰지 말고 추가 확인할 금액으로 바꿔줘.»

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연간 계획

숫자 재계산 ② · 한 칸을 바꿔 봅니다

원래 값

8,066,000원

연간 계획의 복사용지 단가
24,000원

검산용 사본

8,286,000원

단가만 25,000원으로
220상자 × 1,000원 증가

변한 뒤 확인

14,000원 여유

예산 8,300,000원에서 빼기
단가를 원래 값으로 되돌리기

엑셀에서 «기준»의 복사용지 단가를 바꿉니다.
«연간계획»과 «예산점검» 합계도 바뀌는지 확인하고, 원래 값으로 돌립니다.

실습 자료 받기연간 계획 예시.xlsx
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연간 계획

가격이 달라지면, 결정도 보류할 수 있습니다

구분 · 예시연간 지출예산과 차이처리
기본 견적8,066,000원234,000원 여유조건 확인 후 승인 요청
모든 단가 5% 인상8,469,300원169,300원 초과재견적 · 예산 재검토
검산용 복사용지 단가 변경8,286,000원14,000원 여유확인 후 원래 값 복원

가격 인상은 가정입니다. 할인·예산 증액·승인을 받은 것으로 쓰지 않습니다.

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연간 계획
STEP 7

구매 계획을 한 장으로 요약해 줘

지금까지 확인한 내용으로 보고 요약 한 장 써줘.
한빛 구매안, 연간 금액, 지난해와 지출 차이, 분기 일정, 확인할 일을 넣어줘.
단가 차이와 재고 활용 효과는 나눠 써줘. 승인 완료라고 쓰지 마.
최 사원이 정리하고 이 과장이 확인한 뒤 박 팀장이 결정하는 걸로 해줘.

결과 확인 · 지출 차이 1,054,000원은 예시 · 승인 상태는 검토 중

고쳐 달라는 한 줄 · «재고 활용분은 매년 반복되는 절감이라고 쓰지 말아줘.»

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연간 계획

여기까지 만든 것 · 한 흐름으로 연결

비교표

근거가 남았습니다

145행 보존 · 144건 집계
재고를 뺀 필요량
한빛·새봄·다온 조건 대조

연간 계획

수량이 연결됩니다

분기별 주문·사용·잔량
보관 한도 · 배송비
예산 · 인상 가정

보고 요약

결정할 일이 보입니다

한빛 8,066,000원 검토안
지출 차이 1,054,000원 예시
확인할 조건·담당자

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연간 계획

박 팀장이 묻는 두 가지

왜 한빛인가요?

실제 지출과 운영 조건

예산 안 · 분기 입고 가능
네 품목을 필요량만 구매
계약 전 조건 재확인

정말 줄어든 돈인가요?

지금은 계획상 차이

가격 효과와 재고 사용 구분
발주·납품 후 실적 확인
아직 확정 절감 아님

확인할 일 · 최 사원: 재고 실사 / 이 과장: 견적·분기 일정 / 박 팀장: 구매안 결정

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저장·활용
PART 4 · 저장·활용

파일을 열어 보고,
같은 숫자인지 맞춥니다

STEP 8 · 엑셀 2개 + 보고 문서, 전달 전에 직접 확인

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저장·활용
STEP 8

최종 파일로 만들어 줘

고친 내용으로 비교표와 연간 계획은 각각 새 엑셀로 만들어줘.
계산할 칸은 눌러 보면 계산식이 보이게 해줘. 원본은 덮어쓰지 마.
보고 요약은 워드와 PDF로 줘. 표는 단순하게 해줘.
전부 교육용 가상 자료와 검토 중 표시를 넣고, 확인할 일도 남겨줘.

결과 확인 · 비교표·연간 계획·요약의 기본 연간 금액이 모두 8,066,000원

고쳐 달라는 한 줄 · «기본 계획과 인상 가정이 섞였어. 두 경우를 따로 표시해줘.»

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저장·활용

다운로드 뒤, 파일에서 직접 확인합니다

파일열어 볼 곳맞아야 할 결과
비교표구매원본 / 제외내역 / 필요량 / 업체비교정상 144건 · 기본 8,066,000원
연간 계획기준 / 연간계획 / 예산점검연말 목표 10·10·10·20 · 여유 234,000원
보고 요약첫 문단 / 지출 차이 / 확인할 일기본 8,066,000원 · 검토 중

첨부나 다운로드가 안 되면 · 파일 이름·크기를 확인하고 다시 첨부합니다.
파일 생성 기능의 사용 가능 여부와 설정 이름은 계정·화면에 따라 다를 수 있습니다.

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저장·활용

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전달·출력용

본문과 표가 한 장인지
숫자·한글 잘림 확인
검토 중 표시 유지

PPT가 필요하면

핵심만 3장

구매안 · 비용 근거 · 일정
확인한 숫자만 옮기기
예시·검토 중 표시 유지

핵심 산출물 3종을 여러 형식으로 제공합니다. 결과 예시는 실제 Claude 응답·승인 기록이 아닙니다.

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창고에서는 요약 PDF로 다시 봅니다

내 컴퓨터에서

PDF 먼저 열기

검토 상태 · 금액 확인
4품목 단위가 보이는지

나와의 채팅으로

가상 자료만 보내기

카카오톡에 PDF 첨부
휴대폰에서 파일 열기

입고 확인 때

계획과 실물 맞추기

상자·권·봉 수량 확인
실제 자료는 회사 기준 준수

휴대폰에서는 확대해 읽습니다. 열리지 않으면 파일을 내려받아 PDF 보기 앱으로 확인하세요.

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점검·직접 해 보기

최종 점검 · 숫자와 조건을 같이 봅니다

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점검·직접 해 보기

막혔을 때는, 틀린 부분만 짚어 줍니다

품목이 섞였다면

규격을 다시 지정

«복사용지는 A4 80g
5권 한 상자야.
다른 규격은 따로 빼줘.»

그림을 못 읽었다면

내가 확인한 값 제시

«그림의 물티슈는 60봉이야.
다른 숫자도 다시 보여줘.
흐리면 확인 필요로 남겨줘.»

파일이 안 나왔다면

결과를 나눠 요청

«비교표 엑셀부터 하나만 줘.
원본과 제외 근거는 남겨줘.
그다음 연간 계획을 줘.»

«알아서 잘 고쳐줘»보다 어느 자료의 무엇이 다른지를 말합니다.

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점검·직접 해 보기

여러분 차례 · 먼저 두 품목으로

1 · 정리

구매 기록 1년

가상 파일로 먼저 연습
중복 근거와 단위 확인

2 · 비교

재고와 수요 연결

복사용지·물티슈부터
업체 약정량 대조

3 · 계획

분기 수량과 지출

중간 재고·예산 점검
요약까지 같은 숫자

직접 만든 뒤 22·28·36장의 결과 예시와 대조하세요. 실제 자료는 회사의 외부 AI 사용 기준을 먼저 확인합니다.

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내가 설명할 수 있으면, 쓸 수 있는 계획입니다

질문직접 답해 보세요
복사용지를 왜 220상자만 사나요?사용량 · 시작 재고 · 연말 목표로 설명
다온이 단가는 싼데 왜 선택하지 않나요?연간 약정량 · 실제 총액 · 보관 한도로 설명
1,054,000원을 모두 매년 아끼나요?단가 효과와 재고 활용 효과를 나눠 설명

화면을 멈추고 답해 보세요. 숫자의 출처까지 말할 수 있으면 통과입니다.

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재고는 먼저,
조건은 같은 기준,
계획은 끝까지.

오늘 바로, 두 품목의 살 양과 분기 계획부터 확인해 보세요.

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